Spricht der Anscheinsbeweis dafür, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer den betrieblichen Pkw privat genutzt hat, obwohl ein Verbot der Privatnutzung vereinbart war, liegt auf der Gesellschaftsebene eine verdeckte Gewinnausschüttung vor.

Praxis-Beispiel:
Eine GmbH beschäftigte Ihren Alleingesellschafter im Rahmen eines Geschäftsführer-Anstellungsvertrags. Neben einer monatlichen Vergütung wurde ihm zusätzlich zu seinem Gehalt ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt, den er zunächst auch für private Zwecke nutzen durfte. Später wurde ihm von der Klägerin eine private Nutzung nicht mehr gestattet. Bei einer steuerlichen Außenprüfung in 2018 griff das Finanzamt die Privatnutzung betrieblicher Fahrzeuge in den Jahren 2014 bis 2016 auf. Im Betriebsvermögen der GmbH befanden sich zwei Firmenfahrzeuge, darunter ein Audi A4 Avant, der einem Angestellten der GmbH überlassen wurde, und ein Porsche Cayenne, der vom Alleingesellschafter genutzt wurde. Der Betriebsprüfer vertrat die Auffassung, dass eine ausschließliche betriebliche Nutzung des Porsche Cayenne nicht zu akzeptieren sei, da das private Fahrzeug des Geschäftsführers nicht gleichwertig sei. Der betriebliche Porsche Cayenne sei deutlich hochwertiger als das Porsche Boxster Cabriolet, das ihm privat zur Verfügung stehe.

Trotz des Nutzungsverbots im Anstellungsvertrag ging das Finanzamt von einer verdeckten Gewinnausschüttung im Zusammenhang mit einer privaten Nutzung des betrieblichen Pkw Porsche Cayenne aus und setzte diese mit 1% des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung an.

Das Finanzgericht wies die Klage als unbegründet zurück. Die Annahme einer verdeckten Gewinnausschüttung wegen privater Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs Porsche Cayenne durch den alleinigen Gesellschafter-Geschäftsführer der Klägerin ist nicht zu beanstanden. Die Annahme einer verdeckten Gewinnausschüttung wegen einer privaten Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs Porsche Cayenne durch den alleinigen Gesellschafter-Geschäftsführer der Klägerin ist nicht zu beanstanden.

Nach der allgemeinen Lebenserfahrung nutzt ein Gesellschafter ein ihm zur Verfügung stehendes Betriebsfahrzeug auch für private Fahrten. Hierfür spricht zum einen, dass ein Pkw regelmäßig auch privat genutzt wird. Zum anderen widerspricht es der Lebenserfahrung, dass – wenn eine Fahrt teils betrieblichen, teils privaten Zwecken diene – das Fahrzeug gewechselt wird. Vielmehr wird gerade das Fahrzeug genutzt, das zur Verfügung steht. Steht das Fahrzeug, dessen private Nutzung im Anstellungsvertrag geregelt sei, (z. B. wegen einer Inspektion) nicht zur Verfügung, wird das andere Fahrzeug genutzt.

Hinweis: Das Finanzgericht hat die Revision zugelassen, um zu klären, ob das BFH-Urteil vom 21.3.2013 (VI R 42/12) auch bei einem vereinbarten Privatnutzungsverbot für Zwecke der Prüfung einer verdeckten Gewinnausschüttung gilt. Eine Revision wurde nicht eingelegt.

Urlaubsgeld und Erholungsbeihilfen sind unterschiedliche Zahlungen, die auch unterschiedlich erfasst werden. Bei der Zahlung von Urlaubsgeld fällt unabhängig von der Höhe Lohnsteuer und Sozialversicherung an. Im Gegensatz dazu kann die Erholungsbeihilfe in begrenzter Höhe mit 25% pauschal versteuert werden und bleibt damit beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Erholungsbeihilfen sind freiwillige Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Erholungskosten seines Arbeitnehmers. Sachleistungen sind ebenfalls möglich. Wie der betreffende Beschäftigte seinen Urlaub verbringt, spielt keine Rolle. Jeder Mitarbeiter kann eine Erholungsbeihilfe erhalten, die pro Jahr maximal 

• 156 € für den Arbeitnehmer,
• 104 € für den Ehe-/Lebenspartner und
• 52 € für jedes Kind betragen darf.

Jeder Arbeitnehmer kann die Erholungsbeihilfe vom Arbeitgeber erhalten, unabhängig davon, ob er Festangestellter, Teilzeitmitarbeiter, Werkstudent oder Minijobber ist.

Lohnsteuerpauschalierung: Erholungsbeihilfen, die steuerpflichtig sind, können pauschal mit 25% versteuert werden, wenn die Beihilfen die Freigrenzen im Kalenderjahr nicht übersteigen. Übersteigt die Erholungsbeihilfe die Grenzbeträge, ist eine Pauschalbesteuerung nicht möglich. In diesem Fall wird die Lohnsteuer ebenso wie beim normalen Arbeitslohn einbehalten, sodass die Erholungsbeihilfe dann auch in voller Höhe beitragspflichtig in der Sozialversicherung ist.

Nachweispflichten: Die Pauschalierung ist auch möglich, wenn der Arbeitnehmer keine Urlaubsreise durchführt, sondern seinen Urlaub zu Hause verbringt. Die zweckentsprechende Verwendung der Erholungsbeihilfe gilt als erfüllt, wenn ein zeitlicher Zusammenhang zwischen der Gewährung der Erholungsbeihilfe und dem Urlaub des Arbeitnehmers besteht.

Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden. Die Erholungsbeihilfen müssen für die Erholung dieser Personen bestimmt sein und verwendet werden. Davon kann in der Regel ausgegangen werden, wenn die Erholungsbeihilfe im zeitlichen Zusammenhang mit einem Urlaub des Arbeitnehmers gewährt wird.

Ein zeitlicher Zusammenhang zwischen der Zahlung der Beihilfe und der Erholungsmaßnahme des Arbeitnehmers kann im Allgemeinen dann angenommen werden, wenn die Erholungsmaßnahme (z. B. der Urlaub) innerhalb von drei Monaten vor oder nach der Auszahlung der Beihilfe beendet bzw. begonnen oder aber innerhalb dieses Zeitraumes eine Anzahlung auf eine bereits fest vereinbarte Erholungsmaßnahme (z. B. Buchung einer Erholungsreise) nachgewiesen wird. In den Fällen, in denen dieser zeitliche Zusammenhang gewahrt ist, kann von einer schriftlichen Bestätigung des Arbeitnehmers über die zweckgebundene Verwendung der Beihilfe abgesehen werden. Liegt kein zeitlicher Zusammenhang vor, ist zumindest einer schriftlichen Erklärung des Arbeitnehmers über die zweckentsprechende Verwendung der Beihilfe erforderlich.

Nutzt ein Arbeitnehmer einen Firmenwagen auch für private Fahrten, muss er diesen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern. Dieser geldwerte Vorteil kann mithilfe der 1%-Regelung bewertet werden. Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten des Firmenwagens sind bei der Berechnung des privaten Nutzungsanteils anzurechnen. Das Niedersächsische Finanzgericht hatte entschieden, dass eine Zuzahlung, die in einer Summe erfolgt, auf den Zeitraum zu verteilen ist, der zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer arbeitsvertraglich vereinbart wurde.

Das Finanzamt legte die zu der Zeit vertretende Auffassung der Finanzverwaltung zugrunde und ermittelte die private Nutzung vom vollen Betrag und minderte dann den privaten Nutzungsanteil um den Betrag der Zuzahlung, maximal bis zum Betrag von 0 €. Dem Widersprach das Finanzgericht. Über die Revision gegen das Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts (Az. beim BFH: VI R 18/18) wurde bisher noch nicht entschieden. Es geht hier um die Frage, wie

• die in einer Summe geleistete Zuzahlung eines Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten eines Firmenwagens
• der dem Arbeitnehmer auch zur Privatnutzung überlassen wird,
• bei Anwendungen der 1%-Regelung anzurechnen ist,
• wenn vereinbart worden ist, dass die Zuzahlung gleichmäßig über die Nutzungsdauer verteilt werden soll.

Aber! Inzwischen hat die Finanzverwaltung ihre Formulierung in den Lohnsteuer-Richtlinien 2023 geändert. Danach können nunmehr Einmalzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten eines Firmenwagens, der auch zur privaten Nutzung überlassen wird, auf den Zeitraum, für den sie geleistet werden, gleichmäßig verteilt werden, wenn darüber eine arbeitsvertragliche Vereinbarung besteht. Die Minderung des geldwerten Vorteils ist dann entsprechend vorzunehmen.

Bestehen keine arbeitsvertraglichen Vereinbarungen, ist es nicht zu beanstanden, wenn die Zahlung des Arbeitnehmers im Zahlungsjahr sowie in den darauffolgenden Kalenderjahren auf den privaten Nutzungswert bis auf 0 € angerechnet werden. Bei Leasingsonderzahlungen ist entsprechend zu verfahren.

Es gehört zu den Aufgaben der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV Bund) zu prüfen, ob eine abhängige Beschäftigung oder eine selbständige Tätigkeit vorliegt (= sogenanntes Statusfeststellungsverfahren).

Praxis-Beispiel:
Ein Journalist war als Chefredakteur zunächst mehrere Jahre bei einem Verlag angestellt. Nach einer Vertragsänderung war er nicht mehr als Chefredakteur tätig, sondern nur noch für die Erstellung von redaktionellen Beiträgen zuständig. Die DRV Bund stellte fest, dass es sich bei der Tätigkeit auch nach der Vertragsänderung um eine abhängige Beschäftigung handelt. Dagegen klagten der Journa-list und der Verlag.

Das Hessische Landessozialgericht stufte die Tätigkeit als nicht sozialversicherungspflichtig ein. Die redaktionelle Tätigkeit eines Journalisten ist sowohl im Rahmen einer abhängigen Beschäftigung als auch als Selbstständiger möglich. Es sei auch weit verbreitet, dass redaktionelle Beiträge durch freie Mitarbeiter erbracht würden. Bei der Feststellung des sozialversicherungsrechtlichen Status sei die grundrechtlich geschützte Pressefreiheit zu berücksichtigen. Dadurch könne ein grundsätzlicher Bedarf an Beschäftigung in freier Mitarbeit insbesondere bei redaktionell verantwortlichen Mitarbeitenden bestehen. Dazu gehörten Mitarbeitende, „die in nicht unwesentlichem Umfang am Inhalt des redaktionellen Teils der Zeitung gestaltend mitwirken“.

Mit der vertraglichen Änderung sei der Journalist nicht mehr als Chefredakteur tätig gewesen, sondern nur noch für die Erstellung redaktioneller Beiträge für ein sechsmal jährlich erscheinendes Magazin zuständig. Zudem arbeite er überwiegend außerhalb der Redaktionsräume des Verlags. Die Vergütung richte sich auch nicht nach einem festen Stundenlohn, sondern nach einer vereinbarten Pauschale. Reisekosten seien zudem nicht vergütet worden. 

Fazit: der Journalist war weitgehend weisungsfrei tätig und nur in dem Umfang in die Betriebsabläufe des Verlags eingegliedert, wie das für die Nutzung der von ihm gelieferten Beiträge für die Zeitschrift zwingend erforderlich war. Darauf ist bei Vertragsgestaltungen zu achten.

Hat der Arbeitgeber mit seinem Arbeitnehmer für die Überlassung eines Firmenwagens eine pauschale Nutzungsvergütung oder eine kilometerbezogene Vergütung vereinbart, wird die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage nicht gemindert. Andererseits sind die Zahlungen des Arbeitnehmers an seinen Arbeitgeber bei der Umsatzsteuer nicht als umsatzsteuerpflichtiges Entgelt zu behandeln. Ergebnis: Die umsatzsteuerliche Behandlung weicht von der lohnsteuerlichen Behandlung ab.

Allerdings wird es bei der Umsatzsteuer aus Vereinfachungsgründen nicht beanstandet, wenn für die umsatzsteuerrechtliche Bemessungsgrundlage anstelle der Ausgaben von den lohnsteuerrechtlichen Werten (1%-Methode) ausgegangen wird. Die lohnsteuerrechtlichen Werte nach der 1%-Methode sind als Bruttowerte anzusehen, aus denen die Umsatzsteuer herauszurechnen ist. Diese Berechnung findet auch dann statt, wenn der Arbeitnehmer Zuzahlungen leistet. Da Leistungen des Arbeitnehmers dann beim Arbeitgeber als umsatzsteuerfreies Entgelt zu behandeln sind, muss die Buchung entsprechend vorgenommen werden. Die Zahlungen des Arbeitnehmers sind daher als "umsatzsteuerfreie Einnahmen" zu buchen. Die Zahlungen, die umsatzsteuerfrei sind, erhöhen den Gewinn und müssen entsprechend gebucht werden. Dabei kann z. B. das Konto "Sonstige betriebliche Erträge" verwendet werden.

Die Situation sieht jedoch anders aus, wenn der Arbeitnehmer Teile der Kfz-Kosten übernimmt, wie z. B. die Benzinkosten. In diesem Fall wird kein Nutzungsentgelt gezahlt.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber hat seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen (Bruttolistenpreis 30.000 €) überlassen, den der Arbeitnehmer auch privat nutzen darf. Den geldwerten Vorteil aus der Überlassung des Firmenwagens bewertet der Unternehmer nach der 1%-Methode. Er hat mit seinem Arbeitnehmer vereinbart, dass dieser die Benzinkosten insgesamt aus der eigenen Tasche zahlt. Im laufenden Jahr sind insgesamt 2.400 € Benzinkosten angefallen. Die Berechnung sieht dann wie folgt aus: