Wie die private Pkw-Nutzung zu ermitteln ist, hängt vom Umfang der betrieblichen Fahrten ab. Beträgt die betriebliche Nutzung mehr als 50% gibt es in Kombination mit den Auswirkungen bei der Umsatzsteuer insgesamt 5 Varianten. Beim Jahresabschluss muss sich der Unternehmer für eine dieser Varianten entscheiden. Bei Elektrofahrzeugen und Plug-In-Hybridelektrofahrzeugen gilt zusätzlich noch die sog. 0,25%- bzw. 0,5%-Regelung.

Die private Nutzung des Firmenwagens ist bei der Einkommensteuer und Umsatzsteuer unterschiedlich geregelt. Nutzt der Unternehmer seinen Firmenwagen überwiegend (zu mehr als 50%) für betriebliche Fahrten, hat er folgende Wahlmöglichkeiten:

Ohne ordnungsgemäßes Fahrtenbuch greift ertragsteuerlich automatisch die 1%-Methode. Das bedeutet, es muss pro Monat 1% des Bruttolistenpreises des Firmenwagens (einschließlich Umsatzsteuer) im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich Sonderausstattung als Wert der privaten Nutzung versteuert werden. 

Bei der Umsatzsteuer gibt es zusätzlich die sachgerechte Schätzung, die allerdings die Wahlmöglichkeiten bei der Einkommensteuer nicht beeinflusst. Die sachgerechte Schätzung bei der Umsatzsteuer kann nur mit der 1%-Methode bei der Einkommensteuer kombiniert werden. Ermittelt der Unternehmer die private Nutzung bei der Einkommensteuer nach der pauschalen 1%-Methode, kann er diesen Wert aus Vereinfachungsgründen auch bei der Umsatzsteuer zugrunde legen. Bei der Bemessung der Umsatzsteuer dürfen pauschal 20% für die Kfz-Kosten abgezogen werden, für die keine Vorsteuerbeträge geltend gemacht werden konnten. Bei der Umsatzsteuer kann der private Nutzungsanteil anstelle der 1%-Regelung auch sachgerecht geschätzt werden. Es werden nur die Kosten der Umsatzsteuer unterworfen, bei denen ein Vorsteuerabzug möglich war. Wenn ertragsteuerlich die 1%-Methode nicht angewendet wird, sind die Kosten zugrunde zu legen, die laut Fahrtenbuch auf die privaten Fahrten des Unternehmers entfallen. Der Umsatzsteuer unterliegen nur die Kosten, bei denen zuvor ein Vorsteuerabzug möglich war. 

Hinweis: Zunächst sollte geklärt werden, welche Methode günstiger ist. Der Unternehmer muss sich für eine Lösung (Variante) entscheiden. Selbst dann, wenn der Unternehmer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt, kann er die private Nutzung mithilfe der 1%-Methode ermitteln. Das macht natürlich nur dann Sinn, wenn die Anwendung der Fahrtenbuch-Methode ungünstiger ist als die 1%-Methode. Sollte der Unternehmer ein Elektrofahrzeug nutzen, sind Besonderheiten bei der Ermittlung des Nutzungsanteils für Zwecke der Einkommensteuer zu beachten. Im Gegensatz dazu gibt es bei der Umsatzsteuer keine abweichenden Regelungen.

Wird ein Pkw, der zum Betriebsvermögen gehört, für Fahrten im Zusammenhang mit anderen Einkunftsarten genutzt, handelt es sich insoweit (bezogen auf das Unternehmen) um Privatfahrten. Mit der 1%-Regelung sollen aber nur die reinen Privatfahrten, nicht aber die Fahrten im Zusammenhang mit anderen Einkunftsarten abgegolten sein. Der BFH geht hier von einer Regelungslücke aus.

Nutzt der Unternehmer seinen Firmenwagen zu mehr als 50% für betriebliche Zwecke, kann er die private Nutzung mithilfe der 1%-Methode ermitteln, wenn er kein Fahrtenbuch führt. Verwendet er seinen Firmenwagen zur Erzielung anderer Einkünfte, muss er den Gewinn zusätzlich um die Kosten erhöhen, die auf diese Fahrten entfallen. Dieser Betrag kann pauschal mit 0,001% vom Bruttolistenpreis je gefahrenem Kilometer ermittelt werden. 

Praxis-Beispiel:
Zum Betriebsvermögen eines Unternehmers gehört ein Firmenwagen, dessen Anschaffungskosten 30.000 € betragen haben (= Bruttolistenpreis von 35.700 € im Zeitpunkt der Erstzulassung). Die privaten Fahrten ermittelt der Unternehmer nach der 1%-Methode, weil seine betrieblichen Fahrten insgesamt überwiegen. Wohnung und Betriebsstätte befinden sich in einem Gebäude, sodass im betrieblichen Bereich keine Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte anfallen.

Daneben erzielt der Unternehmer noch Einkünfte als Arbeitnehmer. Im Rahmen dieses Beschäftigungsverhältnisses fährt er mit seinem Firmenwagen zur ersten Tätigkeitsstätte. Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt 15 km. Das sind im Jahr 15 km × 2 × 220 Tage = 6.600 km. Diese Fahrten sind nicht durch die 1%-Methode abgegolten. Nach den Vorgaben des BMF-Schreibens ist wie folgt zu rechnen: 35.700 € × 1% = 357 € × 12 Monate = 4.284,00 €
zusätzliche Kosten, die auf die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfallen: 35.700 € × 0,001 % = 0,357 × 6.600 km = 2.356,20 € 

Die Entnahme = Gewinnerhöhung beträgt somit insgesamt 6.640,20 €. Hinzu kommt noch, dass der Unternehmer für den gesamten Betrag, abzüglich 20% pauschal für Kosten, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen, Umsatzsteuer zahlen muss. Das sind: 6.640,20 € - 1.328,04 = 5.312,16 € x 19% = 1.009,31 €.

Buchung: 80% des zusätzlichen Betrags sind auf das Konto „Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19% USt (Kfz-Nutzung)“ und 20% des zusätzlichen Betrags auf das Konto „Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Kfz-Nutzung)“ zu buchen.

Grundsätzlich steht es dem Unternehmer frei, welchen Firmenwagen er nutzt. In den meisten Fällen sind die Anschaffungskosten für ein serienmäßig ausgestattetes Fahrzeug angemessen, auch wenn es zur oberen Preisklasse gehört. Bei hohen Preisen sind die Anschaffungskosten in der Regel angemessen, wenn das Unternehmen einen hohen Umsatz und Gewinn erzielt und gleichzeitig die Nutzung eines repräsentativen Pkws von Geschäftspartnern bzw. Kunden erwartet wird. Die Kosten, die auf die private Nutzung entfallen, dürfen den Gewinn nicht mindern und werden daher gewinnerhöhend erfasst.

Darüber hinaus können bei der Anschaffung neben den betrieblichen Aspekten auch private Interessen eine Rolle spielen. Private Interessen, die mit hohen Aufwendungen verbunden sind, können zu einer Minderung der Betriebsausgaben führen. Anschaffungen aus überwiegend privatem Interesse können im ungünstigsten Fall dazu führen, dass der Betriebsausgabenabzug insgesamt entfällt.

Erfolgt der Erwerb eines Oldtimers im Wesentlichen aus privaten Gründen, ist die Abschreibung nicht abziehbar. Die Finanzverwaltung stützt sich auf § 4 Abs. 5 Nr. 4 EStG, wonach Aufwendungen für Jagd oder Fischerei, für Segeljachten oder Motorjachten und ähnliche Zwecke nicht als Betriebsausgaben abziehbar sind. Ähnliche Zwecke in diesem Sinne können bei einer großen Nähe zur privaten Lebensführung auch die Aufwendungen für einen Oldtimer sein. Wird der Pkw-Oldtimer kaum bewegt, fallen die Aufwendungen unter das Abzugsverbot des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 4 EStG.

Praxis-Beispiel:
Der Inhaber einer Werbeagentur hat einen Pkw-Oldtimer (Sportwagen) für 80.000 € erworben. Im Anschaffungsjahr fuhr er mit dem Oldtimer 400 km und im Folgejahr 600 km. Er nutzte den Pkw für 3 bzw. 4 Kundenbesuche. Die übrigen Fahrten dienten dem Tanken, der TÜV-Abnahme sowie der Inspektion.
Der Unternehmer hat eine betriebsgewöhnliche Restnutzungsdauer von 4 Jahren zugrunde gelegt, was einer Abschreibung von 20.000 € pro Jahr entspricht. Wegen der geringen Laufleistung erkennt das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug nicht an. Denn bei einer solch geringen Fahrleistung werden die betrieblichen von den privaten Gründen überlagert. Es ist unwirtschaftlich, einen Firmenwagen zu kaufen, nur um damit 3 oder 4 Kundenfahrten zu unternehmen.

Konsequenz: Der Auslöser für den Kauf ist die Tatsache, dass der Unternehmer einen Oldtimer besitzen wollte. Wirtschaftliche Überlegungen waren bei der Investitionsentscheidung ausgeblendet. Die Abschreibung im Jahr der Anschaffung und im Folgejahr wurde nur teilweise gewinnmindernd erfasst. Veräußert der Unternehmer den Oldtimer, muss er den Veräußerungspreis als Betriebseinnahme erfassen. Der Buchwert, der auch um die nicht gewinnmindernde Abschreibung zu reduzieren ist, ist im Zusammenhang mit der Veräußerung als Aufwand zu buchen. Fazit: Obwohl ein Teil der Abschreibung nicht gewinnmindernd berücksichtigt werden konnte, ist der Veräußerungserlös in vollem Umfang als Betriebseinnahme zu erfassen. Die Anschaffung des Oldtimers wirkt sich in dieser Situation also steuerlich äußerst nachteilig aus.

Tipp:
Bei der Veräußerung von Wirtschaftsgütern, bei denen die Abschreibung ganz oder teilweise nicht abziehbar war, ist zur Berechnung des Veräußerungsgewinns der Buchwert anzusetzen. D.h., dass bei der Ermittlung des Gewinns aus der Veräußerung die nicht abziehbare Betriebsausgabe keine Rolle spielt. Diese nachteilige Folge kann nur vermieden werden, wenn der Oldtimer dem Privatvermögen zugeordnet wird. Voraussetzung ist allerdings, dass die betriebliche Nutzung nicht mehr als 50% beträgt.

Das Abzugsverbot greift jedenfalls immer dann ein, wenn ein Wirtschaftsgut in einer Weise eingesetzt wird, die bei typisierender Betrachtung dazu geeignet ist, Geschäftsfreunde zu unterhalten oder privaten Neigungen nachzugehen. Bei einer minimalen Kilometerleistung sind die Aufwendungen für den Oldtimer ihrer Art nach als unangemessener Repräsentationsaufwand anzusehen.