Wenn Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum auswärts tätig sind, muss zunächst festgestellt werden, ob am neuen Tätigkeitsort auch eine neue erste Tätigkeitsstätte entsteht. Ist dies nicht der Fall, handelt es sich um eine Auswärtstätigkeit. Es gelten dann die Grundsätze, die bei der Abrechnung von Reisekosten anzuwenden sind. Folgendes ist zu beachten: 

• Verpflegungsmehraufwendungen sind nur für 3 Monate in Höhe der pauschalen Sätze abziehbar.
• Nach Ablauf von 48 Monaten wird der Abzug der Übernachtungskosten bzw. der Kosten für eine Wohnung am Ort der auswärtigen Tätigkeit (entsprechend der Regelung zur doppelten Haushaltsführung) auf 1.000 € pro Monat begrenzt.
• Bei einer auswärtigen Tätigkeit sind die Fahrtkosten voll abziehbar (entweder in Höhe der tatsächlichen Kosten oder pauschal mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer).

Praxis-Beispiel:
Ein Bauunternehmer setzt seinen Arbeitnehmer auf einer Großbaustelle in Essen ein. Der Arbeitnehmer ist dort für 6 Monate tätig. Anschließend arbeitet er auf einer anderen Baustelle. Der Arbeitnehmer fährt jeweils unmittelbar von seiner Wohnung zur Baustelle, ohne den Betrieb seines Arbeitgebers aufzusuchen.

Konsequenz: Der Arbeitnehmer hat auf der Großbaustelle in Essen keine erste Tätigkeitsstätte. Er wird an ständig wechselnden Einsatzstellen tätig und übt somit eine auswärtige Tätigkeit aus, die nach Reisekostengrundsätzen abzurechnen ist.

Praxis-Beispiel (Abordnung über längere Zeit)
Der Arbeitgeber beschäftigt einen Arbeitnehmer in seiner Niederlassung in Bonn. Diesen Arbeitnehmer ordnet er für 3 Jahre nach München ab, damit er die dortige Niederlassung den veränderten strukturellen Verhältnissen anpasst.

Konsequenz: Die Abordnung nach München ist vorübergehend, sodass während der gesamten Zeit eine auswärtige Tätigkeit vorliegt.

• Die Verpflegungspauschalen können jedoch nur für die ersten 3 Monate steuerfrei erstattet werden.
• Die Fahrtkosten sind uneingeschränkt erstattungsfähig, und zwar die Fahrten zwischen Bonn und München und von der Unterkunft in München bis zur Niederlassung und zurück.
• Der Arbeitgeber zahlt die Kosten der Unterkunft. Die Einschränkung auf 1.000 € pro Monat, die bei einer doppelten Haushaltsführung zu beachten ist, gilt nur, wenn der Zeitraum von 48 Monaten überschritten wird.

Praxis-Beispiel (Verlängerung der Abordnung):
Ein EDV-Spezialist ist in der Niederlassung seines Arbeitgebers in Bonn beschäftigt. Der Arbeitgeber setzt diesen Arbeitnehmer für 3 Jahre in seiner Niederlassung in Hamburg ein, um dort ein neues EDV-System aufzubauen. Kurz vor Ablauf der 3 Jahre verlängert sich wegen technischer Schwierigkeiten der Aufenthalt um 15 Monate. Der Zeitraum von 48 Monaten wird nicht überschritten, weil es auf den Zeitpunkt der Verlängerung (15 Monate) ankommt.

Konsequenzen: Die Tätigkeit in Hamburg war für 36 Monate = 3 Jahre geplant. Das ist entscheidend. Die Verlängerung um 15 Monate führt nicht dazu, dass ein zusammenhängender Zeitraum von 51 Monaten entsteht, sodass aus der Niederlassung in Hamburg keine erste Tätigkeitsstätte wird. Bei der Tätigkeit in Hamburg handelt es sich somit – trotz der Verlängerung – um eine auswärtige Tätigkeit, die während der gesamten Zeit vorliegt.

Praxis-Beispiel (Auswärtige Tätigkeit auf Dauer)
Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus Köln hat Mandanten im Raum Nürnberg. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft stellt einen Arbeitnehmer aus Nürnberg ein, der ausschließlich für diese Mandanten arbeitet. Es erfolgt keine Zuordnung zum Standort in Köln.

Konsequenz: Der Arbeitnehmer fährt nur gelegentlich nach Köln und begründet dort keine erste Tätigkeitsstätte. Er begründet, weil er für mehrere Kunden tätig wird, auch keine erste Tätigkeitsstätte bei den Kunden im Raum Nürnberg. Der Arbeitnehmer übt dauerhaft eine auswärtige Tätigkeit aus.

Eine auswärtige Tätigkeit kann sich auch über einen längeren Zeitraum erstrecken. Das ist z. B. der Fall, wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer vorübergehend in eine andere Betriebstätte abordnet. Die Kosten für die Übernachtung bzw. Wohnung am Tätigkeitsort sind beruflich veranlasst, 

• wenn der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte übernachtet,
• die nicht seine erste Tätigkeitsstätte ist.

Es können die tatsächlichen Aufwendungen für die Unterkunft abgezogen werden. Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte wird der Abzug der Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten begrenzt. Ebenso wie bei einer doppelten Haushaltsführung dürfen dann maximal nur noch 1.000 € pro Monat abgezogen werden. Wird die berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte unterbrochen, beginnt der Zeitraum von 48 Monaten neu, wenn die Unterbrechung mindestens 6 Monate dauert.

Soweit höhere Übernachtungskosten anfallen, weil der Arbeitnehmer eine Unterkunft gemeinsam mit Personen nutzt, die in keinem Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber stehen, sind nur die Aufwendungen abziehbar, die bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer angefallen wären.

Bei einer länger andauernden auswärtigen Tätigkeit übernachtet der Arbeitnehmer am Tätigkeitsort, wenn eine tägliche Heimfahrt nicht zumutbar ist. Muss der Arbeitnehmer am Ort der auswärtigen Tätigkeit über einen längeren Zeitraum bleiben, wird er oft von seiner Familie begleitet. Übernachtungskosten sind, wenn die Familie ihn begleitet, nicht abzugsfähig, soweit die Kosten auf die übrigen Familienangehörigen entfallen.

Der BFH hat die Berechnung des Niedersächsischen Finanzgerichts, das den beruflichen Anteil unabhängig von der Zahl der Personen mit 20% geschätzt hatte, nicht beanstandet, wenn im Übrigen die verbleibenden Kosten nach Köpfen auf die Familienmitglieder verteilt werden.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber stellt seinem Arbeitnehmer für die Zeit der Abordnung ein Haus zur Verfügung, das der Arbeitnehmer während der Zeit der Abordnung mit seiner Ehefrau und seiner Tochter bewohnt. Für die Miete dieses Hauses sind monatlich 1.800 € angefallen. Die 1.800 € sind laut Finanzgericht wie folgt aufzuteilen:

• Mietaufwand 1.800 € x 20% = 360 €
• verbleiben (1.800 - 360 =) 1.440 € : 3 Personen = 480 €
• steuerfrei können erstattet bzw. übernommen werden (360 € + 480 € =) 840 €

Fazit: Trägt der Arbeitgeber den Gesamtbetrag, muss der verbleibende Betrag von 960 € (1.800 € - 840 €) als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt werden.

Das Bundeskabinett hat am 6.11.2024 der Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2025 zugestimmt, sodass die endgültigen Werte nunmehr feststehen. Erstmals seit der deutschen Wiedervereinigung gibt es bundesweit nur noch eine gültige Rechengröße.

Ab dem 1.1.2025 gelten die folgenden Werte:

Renten-/Arbeitslosenversicherung: Die Beitragsbemessungsgrenze wird bundesweit auf 8.050 € im Monat und 96.600 € im Jahr steigen.

Die Beitragsbemessungsgrenze in der knappschaftlichen Rentenversicherung steigt auf 9.900 € im Monat und auf 118.800 € im Jahr.

Kranken- und Pflegeversicherung: Die Jahresentgeltsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung steigt bundesweit auf 5.512,50 € im Monat und 66.150 € im Jahr. 

Die allgemeine Jahresentgeltsgrenze 2025 (Versicherungspflichtgrenze) steigt auf 73.800 € im Jahr. (Die besondere Jahresentgeltsgrenze in der Krankenversicherung wegen Überschreitens der Jahresentgeltsgrenze in 2002 wird im Jahr 2025 auf 66.150 € steigen.)

Hinweis: Die Bezugsgröße in der Sozialversicherung 2025 wird 3.745 € monatlich (44.940 € jährlich) betragen.

Wie Aufwendungen, die der Arbeitgeber für Sicherheitsmaßnahmen für seine Arbeitnehmer trägt oder ersetzt, die aufgrund ihrer beruflichen Position einer konkreten Gefährdung ausgesetzt sind, lohnsteuerlich zu behandeln sind, richtet sich nach folgenden Kriterien

Personenschutz: Aufwendungen des Arbeitgebers für den Personenschutz (z. B. Leibwächter und Personenschützer) führen bei der konkret zu schützenden Person nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Begründung: Diese Leistungen liegen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers.

Einbau von Sicherheitseinrichtungen: Aufwendungen des Arbeitgebers für den Einbau von Sicherheitseinrichtungen in eine Mietwohnung oder in ein zu eigenen Wohnzwecken genutztes Wohneigentum richtet sich nach dem Maß der Gefährdung des einzelnen Arbeitnehmers. Ob diese Vorteile steuerpflichtiger Arbeitslohn sind oder im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers gewährt werden, ist danach zu beurteilen, ob und inwieweit der Arbeitnehmer in seiner Position gefährdet ist. Für die lohnsteuerliche Behandlung spielt es keine Rolle, ob die Sicherheitseinrichtungen in das Eigentum des Arbeitnehmers übergehen oder nicht. Die Betriebs- und Wartungskosten teilen steuerlich das Schicksal der Einbaukosten. Sie sind gegebenenfalls nur anteilig nach dem Verhältnis des steuerpflichtigen Anteils an den Gesamteinbaukosten steuerpflichtig.

Arbeitnehmer mit konkreter Positionsgefährdung: Bei Arbeitnehmern, die von einer Sicherheitsbehörde in die Gefährdungsstufen 1 bis 3 eingeordnet sind, ergibt sich durch den Einbau der Sicherheitseinrichtungen in der Regel kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Grund: Die Vorteile aus dem Einbau werden im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers gewährt. Bei Arbeitnehmern der Gefährdungsstufe 3 gilt dies allerdings in der Regel nur bis zu dem Betrag von 30.000 €, der vergleichbaren Bundesbediensteten als Regelbetrag zur Verfügung gestellt wird. Bei den Aufwendungen ist von einem ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers auszugehen, soweit sie den Einbau von Sicherheitseinrichtungen betreffen, die von der Sicherheitsbehörde empfohlen worden sind.

Hinweis: Bei Arbeitnehmern, für die keine konkrete Gefährdungslage vorliegt, handelt es sich bei den Aufwendungen des Arbeitgebers um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Die Ausgabe von Restaurantschecks, die bis zum Ablauf des Kalenderjahres gültig sind und bei einer Vielzahl von Annahmestellen eingelöst werden können, ist mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, welcher beim Arbeitnehmer zu lohnsteuerpflichtigem Arbeitslohn führt. Hier ist grundsätzlich auch die Möglichkeit der pauschalen Lohnbesteuerung gegeben.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer stellt seinen 10 Arbeitnehmern monatlich je 15 Restaurantschecks zu je 6,50 € zur Verfügung. Die bis zum Jahresende gültigen Schecks konnten bei einer Vielzahl von Annahmestellen (Restaurants, Supermärkte) für Mahlzeiten oder für bestimmte Lebensmitte (zum direkten Verbrauch) eingelöst werden. Im Januar teilte der Unternehmer Restaurantschecks im Gesamtwert von 975 € aus.
Unter Berücksichtigung des Sachbezugswerts 2024 in Höhe von 4,13 € für ein Mittagessen übersteigt der Wert des Restaurantschecks diesen um 2,37 €. Da der übersteigende Wert aber nicht mehr als 3,10 € beträgt, ist statt des Verrechnungswerts des Gutscheins (6,50 €) der Sachbezugswert (4,13 €) anzusetzen. Es ergibt sich daher folgender Sachbezugswert: 15 Arbeitstage × 4,13 € Sachbezugswert × 10 Arbeitnehmer = 619,50 €. Im Sachbezugswert ist Umsatzsteuer (19%) in Höhe von 98,91 € enthalten.

Die Restaurantschecks sind als Sachbezug zu erfassen, soweit alle Voraussetzungen erfüllt sind. Dabei ist der Restaurantscheck nicht mit seinem Verrechnungswert, sondern mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten. Diese Bewertungsregeln gelten auch dann, wenn zwischen dem Arbeitgeber und der Annahmestelle keine unmittelbaren vertraglichen Beziehungen bestehen, weil z. B. ein Unternehmen eingeschaltet ist, das die Essensmarken ausgibt.

Voraussetzungen: Ein bei einem Dritten einzulösender Warengutschein ist nur dann als Sachbezug zu behandeln, wenn

• tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird. Von einer Mahlzeit ist nur dann auszugehen, wenn es sich um Waren zum unmittelbaren Verzehr handelt und zum Verbrauch in der Essenspause bestimmte sind,
• pro Tag nur ein Restaurantscheck in Zahlung genommen wird,
• der Verrechnungswert des Restaurantschecks den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 € übersteigt und
• der Restaurantscheck nicht an Arbeitnehmer ausgegeben wird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben.

Fazit: Auf Vorrat erworbene Lebensmittel können keine Mahlzeit sein.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Abwesenheitstage der Arbeitnehmer (Auswärtstätigkeiten, Urlaub oder Erkrankung) festzuhalten. Er darf für diese Tage keine Restaurantschecks ausgeben und muss bereits ausgegebene Restaurantschecks zurückzufordern.

Tipp: Die Abwesenheitstage brauchen nicht ermittelt zu werden, wenn die betroffenen Arbeitnehmer im Kalenderjahr an nicht mehr als 3 Arbeitstagen je Kalendermonat im Durchschnitt eine Auswärtstätigkeit ausüben und nicht mehr als 15 Restaurantschecks je Kalendermonat an diese Arbeitnehmer ausgegeben werden.

Wenn die Zuzahlungen von amtlichen Sachbezugswerten abweichen: Es erfolgt eine Versteuerung in Höhe der Differenz zwischen der Zuzahlung und dem Sachbezugswert, wenn die Zuzahlungen des Arbeitnehmers den amtlichen Sachbezugswert unterschreiten. Überschreiten die Zuzahlungen den amtlichen Sachbezugswert hingegen, ist der Wert des Restaurantschecks zu versteuern.