Unternimmt ein Arbeitnehmer eine gemischte Geschäftsreise, ist wie folgt zu unterscheiden:

• Der Arbeitnehmer unternimmt die Geschäftsreise auf Anordnung seines Arbeitgebers, der auch die Kosten der Geschäftsreise übernimmt.
• Der Arbeitnehmer unternimmt eine Geschäftsreise außerhalb seiner Arbeitszeit und trägt die Aufwendungen selbst. Er kann seine beruflichen Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen.

Kombiniert der Arbeitnehmer, der die Aufwendungen selbst trägt, seine auswärtige Tätigkeit mit einem privaten Urlaub, dann teilt er seine Aufwendungen, wie z. B. die Fahrtkosten, die sowohl den privaten als auch den betrieblichen Teil der Reise betreffen, nach dem Verhältnis der Zeiten auf, die auf den privaten und den betrieblichen Aufenthalt entfallen.

Beauftragt der Unternehmer seinen Arbeitnehmer, für ihn einen beruflichen Termin wahrzunehmen, darf der Arbeitgeber die Fahrtkosten immer zu 100% lohnsteuerfrei erstatten. Daran ändert sich nichts, wenn der Arbeitnehmer den beruflichen Pflichttermin mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet. Es spielt keine Rolle, ob der private Teil der Reise kürzer oder länger ist als der berufliche Teil.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber schickt seinen Arbeitnehmer zu einer Konferenz über E-Mail-Marketing, die von Montag bis Freitag in Miami (Florida) stattfindet. Der Arbeitnehmer reist bereits am Sonntag mit dem Flugzeug an. Im Anschluss an diese Konferenz macht er 2 Wochen Urlaub in Naples (Florida). Er fliegt anschließend wieder nach Deutschland zurück.
Ergebnis: Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer die Flugkosten (Hin- und Rückflug) uneingeschränkt lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Er wendet seinem Arbeitnehmer keinen geldwerten Vorteil zu und muss auch nicht kontrollieren, ob der Arbeitnehmer seinen beruflichen Pflichttermin mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet.

Immer dann, wenn der Unternehmer seinen Arbeitnehmer beauftragt, die Reise zu unternehmen, bringt die Kombination mit Urlaub keinen Nachteil. Das muss auch für den Gesellschafter-Geschäftsführer gelten, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist. Auch wenn Arbeitnehmer- und Arbeitgeberinteressen sich überschneiden, kommt es entscheidend darauf an, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer steuerlich als Arbeitnehmer einzustufen ist. Steuerlich ist er dann wie jeder andere Arbeitnehmer zu behandeln.

Arbeitnehmerreise mit freien Tagen zwischen den geschäftlichen Terminen
Es handelt sich allerdings insgesamt um einen geschäftlichen Termin, wenn zwischen mehreren Terminen freie Tage liegen. Das ist auch dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer einen beruflichen Termin unterbrechen muss und dadurch mehrere freie Tage entstehen.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber schickt seinen Arbeitnehmer nach Boston, um dort mit einem amerikanischen Unternehmer über den Verkauf von Maschinen zu verhandeln. Der amerikanische Unternehmer lässt das Angebot prüfen, was 2 Tage dauert. Nach Beginn der 2. Verhandlungsrunde legt der amerikanische Unternehmer seine Bedingungen vor, unter denen er den Vertrag abschließen möchte. Jetzt muss der deutsche Arbeitnehmer diese Vorschläge in Deutschland prüfen lassen, was wiederum 2 Tage dauert. Erst dann können die Verhandlungen abgeschlossen werden. Anschließend fliegt der Arbeitnehmer wieder nach Deutschland zurück.
Die freien Tage hat der Arbeitnehmer genutzt, um sich Boston anzusehen. Da die verhandlungsfreien Tage nicht vermeidbar waren, ist auch die Wartezeit betrieblich veranlasst. Es handelt sich also insgesamt um eine betriebliche Reise, auch wenn der Arbeitnehmer die freien Tage genutzt hat, um Sehenswürdigkeiten in der Umgebung zu besuchen.

Der Arbeitgeber entscheidet, ob und in welchem Umfang sein Arbeitnehmer den betrieblichen Telefonanschluss für private Zwecke nutzen darf. Insbesondere bei einem Ehegatten-Arbeitsverhältnis sollten hierbei klare Vereinbarungen getroffen werden. Arbeitgeber wenden ihren Arbeitnehmern einen geldwerten Vorteil zu, wenn sie ihnen erlauben, betriebliche Datenverarbeitungsgeräte (z. B. PC, Notebooks und Telekommunikationsgeräte) privat zu nutzen. Dieser geldwerte Vorteil ist lohnsteuerfrei. Diese Steuerfreiheit umfasst auch die private Nutzung von Software (Systemprogramme und Anwendungsprogramme), die der Arbeitgeber kostenlos oder verbilligt seinem Arbeitnehmer zur Nutzung auf dem eigenen PC überlässt. Es spielt also keine Rolle, ob sich die Software auf dem Computer des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers befindet. Das gilt allerdings nur für die Software, die im Unternehmen des Arbeitgebers eingesetzt wird.

Arbeitnehmer dürfen den betrieblichen Telefonanschluss steuerfrei nutzen. Das gilt auch für die Überlassung eines betrieblichen Handys. Das bedeutet aber, dass der Handyvertrag auf den Namen des Unternehmens abgeschlossen werden muss. In diesem Fall sind die Privatgespräche des Arbeitnehmers immer steuerfrei, und zwar auch dann, wenn der Arbeitnehmer das Handy fast ausschließlich privat nutzen sollte. Aufzeichnungen über den Umfang der privaten Gespräche sind deshalb nicht erforderlich. Steuerlich gibt es zwei unterschiedliche Varianten, die der Arbeitgeber mit seinem Arbeitnehmer vereinbaren kann:

• Lässt der Arbeitgeber die private Telefonnutzung zu, wendet er seinem Arbeitnehmer einen lohnsteuerfreien geldwerten Vorteil zu.
• Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Aufwendungen für betriebliche Gespräche, die er von seinem privaten Anschluss geführt hat, dann sind auch diese steuerfrei.

Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Aufwendungen für betriebliche Gespräche vom privaten Telefonanschluss, gibt es wiederum 2 Möglichkeiten, den Erstattungsbetrag zu ermitteln.

1. Der Arbeitgeber darf den Teil der Telefon- und Internetkosten steuerfrei erstatten, der auf die betriebliche bzw. berufliche Nutzung entfällt. Damit der Betrag nicht in jedem Monat mühsam ermittelt werden muss, kann ein Durchschnittsbetrag zugrunde gelegt werden. Dieser ergibt sich aus den Aufzeichnungen des Arbeitnehmers über einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten. Dieser Betrag kann so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich verändern.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitnehmer zahlt für seinen Telefonanschluss eine monatliche Flatrate von 30 €. Er zeichnet über einen Zeitraum von 3 Monaten seine betrieblichen und privaten Telefongespräche auf. Danach liegt der Durchschnitt der betrieblichen Gespräche bei 42%. Diesen Prozentsatz legt der nicht nur für die 3 Monate, sondern auch für die folgenden Monate zugrunde. Er erstattet seinem Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Monat für Monat 30 € × 42% = 12,60 €. Die Aufzeichnungen über den repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten und alle Telefonrechnungen muss der Arbeitgeber zusammen mit dem Lohnkonto seines Arbeitnehmers aufbewahren.

2. Fallen beim Privatanschluss des Arbeitnehmers erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, darf der Arbeitgeber aus Vereinfachungsgründen pauschal bis zu 20% des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 € im Monat, steuerfrei erstatten. Aufzeichnungen sind nicht erforderlich.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitnehmer führt von seinem privaten Telefonanschluss betriebliche Gespräche. Er zahlt für seinen Anschluss eine monatliche Flatrate von 30 €. Der Arbeitgeber darf ihm pro Monat 30 € × 20 % = 6,00 € lohnsteuerfrei erstatten.

Alternative: Telefoniert der Arbeitnehmer häufig aus beruflichen Gründen von zu Hause aus, kann der Arbeitgeber den Telefonanschluss in der Wohnung seines Arbeitnehmers als seinen betrieblichen Telefonanschluss installieren bzw. auf seinen Namen ummelden. Die Telefongesellschaft rechnet dann unmittelbar mit dem Unternehmer ab, der die Kosten zu 100% als Betriebsausgaben abzieht. Die private Nutzung durch den Arbeitnehmer ist unabhängig von der Höhe gem. § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei.

Betriebliches Mobiltelefon
Die beste und auch einfachste Lösung ist, wenn der Unternehmer seinem Arbeitnehmer ein betriebliches Mobiltelefon zur Nutzung überlässt. Eine eventuelle private Nutzung schränkt weder den Betriebsausgabenabzug ein, noch muss der Arbeitnehmer diesen Vorteil als Sachbezug versteuern.

Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitern noch bis zum 31.12.24 eine Inflationsausgleichsprämie gewähren, die bis zur Höhe von 3.000 € steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt. Es handelt sich dabei um einen steuerlichen Freibetrag. Voraussetzung für die Steuer- und Beitragsfreiheit ist, dass die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Soweit die Inflationsausgleichsprämie bisher nicht ausgeschöpft worden ist, kann dies noch bis zum 31.12.2024 nachgeholt werden.

Entscheidend ist, dass der Betrag dem Arbeitnehmer bis zum 31.12.2024 zugeflossen ist. Das heißt, der Arbeitnehmer muss spätestens am 31.12.2024 über das Geld verfügen können. Es kommt für den Zufluss auf den Buchungstag an, also auf den Zeitpunkt der Gutschrift beim Arbeitnehmer und nicht auf den Wertstellungstag bei der Bank (BFH-Urteil vom 17.8.23, V R 12/22). 

Wichtig: Die Inflationsausgleichsprämie sollte frühzeitig überwiesen werden und nicht erst am Silvestertag. Die so genannte Zehn-Tage-Regelung, wonach wiederkehrende Ausgaben noch dem Vorjahr zugeordnet werden können, greift aufgrund des Einmal-Charakters der Inflationsausgleichsprämie nicht (§ 11 Abs. 2 EStG). Es reicht somit nicht aus, wenn die Prämie mit dem Dezember-Gehalt 2024 erst Anfang Januar 2025 ausbezahlt wird.

Für die Sozialversicherung wird der Wert bestimmter Sachbezüge (Verpflegung und Unterkunft) jährlich festgelegt. Die Anpassung erfolgt dabei in Anlehnung an die Verbraucherpreise. Vergünstigte oder unentgeltliche Mahlzeiten, die Beschäftigten zur Verfügung gestellt werden, sind mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) als Arbeitsentgelt zu bewerten.

Die monatlichen und kalendertäglichen Werte für freie Unterkunft und/oder Verpflegung ändern sich ab dem 1.1.2025. Der Monatswert im Jahr 2025 für die Verpflegung steigt von 313 € auf 333 €. Der monatliche Wert für ein kostenfreies Frühstück erhöht sich von 60 € auf 65 €. Der monatliche Wert für ein kostenfreies Mittag- oder Abendessen beträgt jeweils 124 € (2024: 114 €). Die neuen Sachbezugswerte für Verpflegung sind ab dem 1.1.2025 auch bei der Abrechnung von Reisekosten anzuwenden.

Es entfallen

• auf ein Frühstück 2,30 € (2024: 2,17 €) und
• auf ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 4,40 € (2024: 4,13 €).

Der Tagesgesamtwert für Verpflegung liegt demnach bei 11,10 €.

Der Monatswert für Unterkunft und Miete erhöht sich ab dem 1.1.2025 auf 282 € im Monat. Daraus ergibt sich ein Wert von 9,40 € pro Tag.

Die Sachbezugswerte gelten ab dem ersten Abrechnungsmonat des neuen Jahres. Die Sachbezüge sind in Höhe der neu festgesetzten Werte sowohl steuerpflichtig als auch beitragspflichtig in der Sozialversicherung.

Die Bescheinigung einer Arbeitsunfähigkeit erfolgt in der Regel digital. Arbeitgeber rufen dabei AU-Daten bei den Krankenkassen ab. Zum 1. Januar 2025 gibt es Neuerungen bei der eAU.

Diese Weiterentwicklungen werden ab 2025 beim eAU-Verfahren wirksam:

• Rückmeldung bei tatsächlicher Krankenhausentlassung
• Vorsorge- und Rehazeiten werden in das eAU-Verfahren integriert.
• Die Art und Dauer der Abwesenheit bei Arbeitsunfähigkeit wird noch detaillierter übermittelt.
• Besondere Fallgestaltungen, wie die teilstationäre Behandlung oder weitergeleitete Informationen einer anderen Krankenkasse, werden dargestellt. Das verringert Rückmeldungen über fehlende AU-Nachweise.
• Wenn Unstimmigkeiten zwischen ärztlicher Praxis und Krankenkasse geklärt sind, erhält der Arbeitgeber mittels eines neues Rückmeldegrunds eine Information dazu.
• Liegen andere Nachweise für die Arbeitsunfähigkeit bei der Krankenkasse vor, die nicht über das eAU-Verfahren übermittelt werden können, erhält der Arbeitgeber dazu Informationen.

Fährt ein Arbeitnehmer von seiner Wohnung zur Betriebsstätte seines Arbeitgebers und von dort mit einem Beförderungsmittel des Arbeitgebers zusammen mit anderen Arbeitnehmern zur Einsatzstelle, kommt es darauf an, ob der Arbeitnehmer an der Betriebsstätte seines Arbeitgebers seine erste Tätigkeitsstätte hat.

Es sind folgende Varianten denkbar:

• Der Arbeitgeber bestimmt seine Betriebstätte als erste Tätigkeitsstätte seines Arbeitnehmers. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, die Betriebsstätte seines Arbeitgebers aufzusuchen und wird von dort zusammen mit anderen Arbeitnehmern zur Baustelle transportiert. Durch die Anordnung des Arbeitgebers wird die Betriebsstätte zur ersten Tätigkeitsstätte, sodass die Fahrten des Arbeitnehmers zur Betriebsstätte mit der Entfernungspauschale anzusetzen sind.
• Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, sich arbeitstäglich an einem bestimmten Treffpunkt einzufinden, der (weil es sich nicht um eine ortsfeste Einrichtung handelt) den Begriff einer ersten Tätigkeitsstätte nicht erfüllt. Bei der Fahrt von der Wohnung zum Treffpunkt handelt es sich deshalb um Fahrten im Zusammenhang mit einer auswärtigen Tätigkeit, für die aber nur die Entfernungspauschale beansprucht werden kann.

Für Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung darf die Entfernungspauschale nicht angesetzt werden. Das gilt sowohl bei unentgeltlicher als auch bei verbilligter Sammelbeförderung. Im Fall der verbilligten Sammelbeförderung sind die Aufwendungen des Arbeitnehmers jedoch in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abzugsfähig. Entsprechendes gilt für eine Sammelbeförderung bei einer Einsatzwechseltätigkeit, und zwar unabhängig davon, wie weit die jeweilige Einsatzstelle von der Wohnung des Arbeitnehmers entfernt ist.

Ein elektronisches Fahrtenbuchprogramm muss manipulationssicher sein. Dies bedeutet nicht, dass das Programm vor jeglichem Hackerangriff gesichert ist. Aber es muss sichergestellt sein, dass die Fahrtenbücher in einer in sich geschlossenen Form erstellt werden sowie nachträgliche Veränderungen an den erfassten Daten technisch ausgeschlossen sind oder zumindest als solche offengelegt und erkennbar sind. Darüber hinaus müssen Fahrtenbücher mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.

Praxis-Beispiel:
Die Klägerin ist Arbeitgeberin und überlässt ihren Arbeitnehmern firmeneigene Kraftfahrzeuge, die diese auch für Privatfahrten verwenden dürfen. Die Mitarbeiter mit Firmenfahrzeug sind für die Betreuung von Baustellen zuständig. Die Baustellen befinden sich an unterschiedlichen Orten. Die Klägerin beabsichtigt, bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils für Privatfahrten anstelle der 1%-Methode die Fahrtenbuchmethode zu nutzen.

Die Klägerin übersandte einen beispielhaften Ausdruck eines Fahrtenbuchs eines der Mitarbeiter an das Finanzamt mit der Bitte um eine verbindliche Auskunft zu dessen Ordnungsmäßigkeit. Die Klägerin führte aus, dass die Fahrtenbücher durch die Arbeitnehmer jeweils manuell mit Hilfe eines Computerprogramms erstellt werden. Nach Rückkehr vom Einsatzort erfolge der Eintrag dieser Fahrt in der Datenbank. Hierzu stünden unterschiedliche Eingabegeräte zur Verfügung (ein Terminal im Büro, ein Laptop oder Tablett für unterwegs). Eingetragen werde in eine Protokolldatenbank das Datum, das Projekt, Start- und Zielort, Grund der Fahrt, Entfernung in km, Kilometerstand sowie die Zuordnung zu betrieblicher oder privater Fahrt. Jede Fahrt sei dabei ein Datensatz in der Datenbank. Sobald dieser Datensatz abgespeichert sei, sei eine Änderung nicht mehr möglich. Die Klägerin führte weiter aus, dass es sich somit nicht um eine einfache Excel Tabelle handle.

Die Datensätze könnten in chronologischer Reihenfolge auf dem Bildschirm angezeigt und auch ausgedruckt werden. Die Fahrzeuge seien den Mitarbeitern fest zugeordnet, jeder Mitarbeiter führe sein Fahrtenbuch persönlich. Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte seien in den Datensätzen gekennzeichnet und würden als separate Spalten von den dienstlichen Fahrten unterschieden. Das Finanzamt lehnte es ab, dieses elektronische Datenbanksystem auf Basis von Lotus Notes als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch anzuerkennen, weil eine zeitnahe Erfassung der Daten nicht gewährleistet sei.

Das Finanzgericht gab dem Finanzamt Recht. Ein elektronisches Fahrtenbuch ist zwar anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Das bedeutet aber nicht, dass hinsichtlich der Frage der Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs die Anforderungen an ein manuell geführtes Papierfahrtenbuch und an ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch identisch sein müssen. Denn ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch, das im PKW verbleibt, ist nur bedingt vergleichbar mit einem Fahrtenbuch, das anhand eines elektronischen Datenbanksystems erstellt wurde. Das gilt insbesondere hinsichtlich der Manipulationssicherheit. 

Manipulationen sind zwar auch bei handschriftlich geführten Fahrtenbüchern nicht völlig auszuschließen, sie erfordern aber einen erheblich höheren Aufwand und sind zudem eher als Fälschung erkennbar. Bei der Frage der Fälschungssicherheit, der Ordnungsmäßigkeit und der Überprüfbarkeit ist zwischen den gewählten Formen der Erstellung zu differenzieren. Ein elektronisches Navigationsgerät mit einem angeschlossenen elektronischen Fahrtenbuch, das den Kilometerstand, den Standort und die Uhrzeit – jeweils bei Beginn und Ende der Fahrt – unveränderbar aufzeichnet, ist anzuerkennen. Die hier gewählte Aufzeichnungsform entspreche weder der sicheren Dokumentation durch Papierfahrtenbücher, noch den Aufzeichnungen, die von den elektronischen Fahrtenbüchern automatisch unveränderbar gespeichert werden. 

Ein auf Basis von Lotus Notes selbst programmiertes Fahrtenbuch ist nicht anzuerkennen, da nachträgliche Veränderungen, auch aufgrund des offenen Quellcodes technisch nicht ausgeschlossen werden können. Zusätzlich sei durch ein Fahrtenbuchprogramm zu gewährleisten, dass mehrere Fahrten an einem Arbeitstag, Zwischenziele und Umwege jeweils einzeln und getrennt dokumentiert werden können. Das ist hier nicht der Fall.

Ein Mobilitätsbudget bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, im Rahmen eines vorher vereinbarten Budgets alternative Verkehrsmittel sowohl für dienstliche als auch für private Fahrten zu nutzen. Unternehmer stellen ihren Mitarbeiter also keinen festen Dienstwagen zur Verfügung, sondern ein flexibles Budget, das auch für umweltfreundliche Verkehrsmittel genutzt werden kann. Dazu zählen z. B. öffentliche Verkehrsmittel (Bus und Bahn), Carsharing oder (Elektro-)Fahrräder. Das Budget kann dabei sogar auf verschiedene Verkehrsmittel aufgeteilt werden.

Als Bemessungsgrundlage für die geplante Pauschalbesteuerung sind die Aufwendungen des Arbeitgebers (einschließlich Umsatzsteuer) zugrunde zu legen, die er für das Mobilitätsbudget der Arbeitnehmer zur Verfügung stellt. Da keine gesonderte Einordnung und Bewertung der Einzelleistungen erforderlich ist, handelt es sich um eine vereinfachte lohnsteuerliche Behandlung von Mobilitätsbudgets durch den Arbeitgeber.

Die pauschale Besteuerung mit 25% ist nur möglich, wenn der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter den Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Leistungen aus einem Mobilitätsbudget gewährt, soweit die Leistungen den Betrag von 2.400 € im Kalenderjahr nicht übersteigen. Mobilitätsbudget in diesem Sinne ist das den Arbeitnehmern zur Verfügung gestellte Angebot zur Nutzung von außerdienstlichen Mobilitätsleistungen unabhängig vom Verkehrsmittel in Form eines Sachbezugs oder Zuschusses. Dies gilt nicht für Luftfahrzeuge, private Kraftfahrzeuge sowie für Kraftfahrzeuge, die dem Arbeitnehmer dauerhaft überlassen werden einschließlich betrieblicher Kraftfahrzeuge. Eine Pauschalierung nach § 40 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 schließt die Pauschalierung der Lohnsteuer im Zusammenhang mit dem Mobilitätsbudget aus.

Die einzelnen Mobilitätsdienstleistungen können in einem Paket gebündelt werden und vom jeweiligen Mitarbeiter individuell im Rahmen seines Budgets genutzt werden. Für solche Lösungen gibt es externe Dienstleister, die diese zusätzlichen Benefits für Mitarbeiter verwalten. Hier kann teilweise auch das Guthaben über die Monate angesammelt und anschließend für längere Fahrten genutzt werden. 

Es gibt keine gesetzliche Regelung zum Mobilitätsbudget selbst, sodass das Budget im Arbeitsvertrag oder in einer betrieblichen Regelung ausgestaltet werden kann. Hat ein Mitarbeiter einen vertraglich zugesicherten Anspruch auf einen Dienstwagen mit Privatnutzung, kann dieser nur einvernehmlich durch ein Mobilitätsbudget ersetzt werden.

Praxis-Beispiel:
Dem Arbeitnehmer kann ein Mobilitätsbudget von 200 € im Monat zur Verfügung gestellt werden. Der Arbeitnehmer kann z. B. 100 € für Bahntickets verwenden und für 100 € ein Fahrzeug beim örtlichen Carsharing-Anbieter mieten.

Begünstigt ist die Nutzung an sich, nicht dagegen die Erstattung von Einzelkosten (z. B. Treibstoffkosten in Form von Tankkarten, Reparaturleistungen). Begünstigt sind Sachbezüge (z. B. bestimmte zweckgebundene Gutscheine einschließlich entsprechender Gutscheinkarten, digitaler Gutscheine, Gutscheincodes oder Gutscheinapplikationen/-Apps oder entsprechende Geldkarten einschließlich Wertguthabenkarten in Form von Prepaid-Karten) und auch Zuschüsse (Geldleistungen wie z. B. nachträgliche Kostenerstattungen), die einem Arbeitnehmer zur Nutzung von Mobilitätsleistungen und somit zur individuellen Fortbewegung im außerdienstlichen Bereich (insbesondere private Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten) gewährt werden. 

Nicht steuerbare oder steuerfreie Arbeitgeberleistungen nach anderen Vorschriften des EStG, z. B. die Sachbezugsfreigrenze von 50 €, die Gewährung eines Job-Tickets oder auch die steuerfreie Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, sind nicht in die Bemessungsgrundlage für die Anwendung der Pauschalierungsvorschrift einzubeziehen. Von der neuen Pauschalbesteuerung werden nur solche Leistungen erfasst, die beim Arbeitnehmer dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen. 

Hinweis: Die Pauschalbesteuerung nach dieser Regelung schließt die pauschale Besteuerung mit 30% nach § 37b EStG aus. Hier sind die beiden Regelungen jeweils nur alternativ anwendbar – also entweder 25% bis 2.400 € im Jahr (gilt ab 2025) oder 30% von bis zu 10.000 € (gilt bereits jetzt).

Gewährt der Unternehmer seinem Arbeitnehmer ein zinsloses oder zinsverbilligtes Darlehen, dann ist dieser Vorteil lohnsteuerfrei, wenn das Darlehen im jeweiligen Lohnzahlungszeitraum (Monat) nicht mehr als 2.600 € beträgt. Übersteigt das Arbeitgeberdarlehen den Betrag von 2.600 €, wendet der Unternehmer seinem Arbeitnehmer einen Zinsvorteil zu, wenn der vereinbarte Zinssatz niedriger ist als der marktübliche Zinssatz. Sobald das Darlehen durch Tilgungen unter den Betrag von 2.600 € sinkt, handelt es sich wiederum um Zinsersparnisse, die lohnsteuerfrei sind.

Als marktüblicher Zinssatz können die bei Vertragsabschluss von der Deutschen Bundesbank zuletzt veröffentlichten Effektivzinssätze herangezogen werden. Diese Zinssätze sind auf der Webseite der Deutschen Bundesbank („geldwerter Vorteil für Arbeitgeberdarlehen“) zu finden. Bei dem hiernach ermittelten Effektivzinssatz kann ein Abschlag von 4% vorgenommen werden. Liegt der tatsächlich vereinbarte Zinssatz unter diesem Maßstabszinssatz, liegt ein Zinsvorteil vor, der als geldwerter Vorteil zu versteuern ist.

Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitnehmer erhält ein Arbeitgeberdarlehen in Höhe von 16.000 € zu einem Effektivzinssatz von 2% jährlich (Laufzeit 5 Jahre mit monatlicher Tilgung und monatlicher Fälligkeit der Zinsen). Der bei Vertragsabschluss von der Deutschen Bundesbank für Konsumentenkredite mit anfänglicher Zinsbindung von über 1 Jahr bis 5 Jahre veröffentlichte Effektivzinssatz beträgt 4,92 %.

Nach Abzug eines Abschlags von 4% ergibt sich ein Maßstabszinssatz von 4,72 %. Die Zinsverbilligung beträgt somit (4,72 % - 2 % =) 2,72 %. Danach ergibt sich im Monat ein geldwerter Vorteil von 36,27 € (2,72 % von 16.000 € x 1/12). Dieser Vorteil ist - da die 50 €-Freigrenze nicht überschritten wird - lohnsteuerfrei. Der geldwerte Vorteil ist jeweils bei Tilgung des Arbeitgeberdarlehens für die Restschuld neu zu ermitteln.

Sicherheiten
Höhere Darlehnsbeträge werden in der Regel nur gewährt, wenn entsprechende Sicherheiten für den Ausfall des Darlehens gestellt werden können. Im Falle eines typischen Baudarlehens ist die Sicherheit die Grundschuldbestellung der Bank als Gläubiger. Die Finanzverwaltung geht bei einer fehlenden Sicherheitenstellung von einem geldwerten Vorteil aus, wenn der Zinssatz eines vergleichbaren Darlehens eine Sicherheitenbestellung voraussetzt. Durch die fehlende Sicherheitenbestellung entfallen bei einem Baudarlehen zum Beispiel Gebühren für das Grundbuchamt (Eintragung der Grundschuld für die Bank) oder Aufwendungen für den Notar. Diese normalerweise anfallenden Gebühren und Aufwendungen sind in die Bewertung des geldwerten Vorteils einzubeziehen.

Einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer fließen Einnahmen aus Tantiemeforderungen gegen seine Kapitalgesellschaft bereits bei Fälligkeit zu. Fällig wird der Tantiemeanspruch mit der Feststellung des Jahresabschlusses, sofern die Vertragsparteien keine andere Fälligkeit im Anstellungsvertrag vereinbart haben. Tantiemeforderungen, die in den festgestellten Jahresabschlüssen nicht ausgewiesen sind, fließen dem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer nicht zu, auch wenn eine entsprechende Verbindlichkeit nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung in den (festgestellten) Jahresabschlüssen hätte gebildet werden müssen.

Praxis-Beispiel:
Der Kläger ist alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer der GmbH. Nach dem Geschäftsführervertrag erhält der Kläger für seine Tätigkeit ein festes monatliches Bruttogehalt. Des Weiteren ist ihm eine Tantieme in Höhe von 20% des Jahresgewinns zugesagt, die einen Monat nach Feststellung des Jahresabschlusses durch die Gesellschafterversammlung zu zahlen ist. Die Höhe der Tantieme ist auf maximal 30% der Festvergütung begrenzt. Die vereinbarten Tantiemen wurden dem Kläger in den Jahren 2015 bis 2017 weder ausgezahlt noch hatte die GmbH in den Jahresabschlüssen entsprechende Passivposten gebildet.

In seinen Einkommensteuererklärungen gab der Kläger Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit ohne Tantiemen an. Im Anschluss an eine Lohnsteuer-Außenprüfung ging das Finanzamt davon aus, dass auch die nicht ausgezahlten Tantiemen (jeweils in der vereinbarten Höhe von 20% des Gewinns des Vorjahres) vom Kläger als Arbeitslohn zu versteuern seien, und erhöhte die Einkommensteuerfestsetzungen entsprechend. Laut Auffassung des Finanzamts gelten die Tantiemen zum Zeitpunkt der Bilanzerstellung als zugeflossen. Ob sie tatsächlich ausgezahlt worden sind, sei unerheblich, da es der Gesellschafter-Geschäftsführer selbst in der Hand habe, sich die Tantiemen auszahlen zu lassen.

Das Finanzgericht gab dem Kläger Recht, weil vereinbarte, aber nicht ausgezahlte Tantiemen auch einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer nicht zufließen, wenn bei der Gesellschaft keine entsprechende Verbindlichkeit passiviert worden ist und sich die Tantiemen deshalb nicht mindernd auf das Einkommen der Gesellschaft ausgewirkt haben.

Die Feststellungen des Finanzgerichts reichen lt. BFH nicht aus, um entscheiden zu können, ob dem Kläger die Forderungen auf Tantiemeansprüche zugeflossen sind, weil er durch einen Verzicht auf seine Tantiemeansprüche eine verdeckte Einlage in die GmbH erbracht haben könnte. Das Finanzgericht versäumt festzustellen, warum die Tantiemen nicht ausgezahlt bzw. entsprechende Forderungen des Klägers nicht als Verbindlichkeiten passiviert worden sind. 

Tantiemen gehören zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Besteuerung setzt allerdings voraus, dass sie dem Arbeitnehmer als sonstiger Bezug zugeflossen sind. Der Zufluss tritt mit der Erlangung der wirtschaftlichen Verfügungsmacht ein. Der BFH geht in ständiger Rechtsprechung davon aus, dass bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern ein Zufluss von Einnahmen auch ohne Zahlung oder Gutschrift vorliegen kann. Danach fließt dem alleinigen oder beherrschenden Gesellschafter eine eindeutige und unbestrittene Forderung gegen seine Kapitalgesellschaft bereits mit deren Fälligkeit zu.

Die GmbH hatte die Tantiemeforderungen des Klägers in ihren Jahresabschlüssen nicht als Verbindlichkeit ausgewiesen. Da die Gesellschafterversammlung der GmbH die Jahresabschlüsse festgestellt hatte, waren die Tantiemeansprüche nicht fällig. Ob diese nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung hätten passiviert werden müssen, ist – entgegen der Auffassung des BMF - unerheblich, weil ein Pflichtenverstoß nicht die Fälligkeit einer Tantiemeforderung begründen kann. Daher ist ohne Bedeutung, ob es sich bei der fehlenden Passivierung um einen Buchungsfehler gehandelt hat, oder ob eine Bilanzierung aus anderen Gründen von vornherein nicht in Betracht kam, etwa weil die Tantiemezusage vor der Entstehung der vereinbarten Tantiemeansprüche einvernehmlich aufgehoben worden ist.

Die Feststellungen des Finanzgerichts reichen allerdings nicht aus, um abschließend entscheiden zu können, ob dem Kläger die Forderungswerte der Tantiemeansprüche zugeflossen sind. Das wäre der Fall, wenn er durch einen Verzicht auf seine Tantiemeansprüche eine verdeckte Einlage in die GmbH erbracht hätte.

Zuschlägen für Bereitschaftsdienste, die außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit erbracht und gesondert vergütet werden, sind steuerfrei. Die Steuerfreiheit richtet sich nach dem Arbeitslohn für die regelmäßige Arbeitszeit und nicht nach dem Dienstentgelt, das für den Bereitschaftsdienst gezahlt wird. Es ist nicht erforderlich, dass der Arbeitnehmer für die Tätigkeit, für die er Zuschläge erhält, neben den Erschwerniszuschlägen einen Anspruch auf Grundlohn hat.

Praxis-Beispiel:
Die Klägerin betreibt eine Förderschule mit angeschlossenem Internat für Kinder und Jugendliche mit Beeinträchtigungen. Die in Wohngruppen lebenden Kinder und Jugendlichen werden von den Mitarbeitern auch in der Nacht betreut. Nach den arbeitsvertraglichen Regelungen wurde die Zeit der Bereitschaft nur zu 25% als Arbeitszeit entgolten. Daneben erhielten die Mitarbeiter für den Bereitschaftsdienst in den Nachtstunden je tatsächlich geleisteter Stunde einen Zeitzuschlag in Höhe von 15% des Tabellenentgelts. Das Entgelt für den Bereitschaftsdienst versteuerte die Klägerin regulär als Arbeitslohn. Den Zeitzuschlag für die Zeit von 0:00 Uhr bis 6:00 Uhr zahlte sie steuerfrei aus.
Nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung gelangte das Finanzamt zu der Auffassung, dass die gezahlten Zuschläge über den Höchstgrenzen gelegen und insoweit zu Unrecht steuerfrei ausgezahlt worden seien. Als Bemessungsgrundlage für die Steuerfreiheit der Zuschläge sei nicht das Tabellenentgelt, sondern lediglich das Entgelt für den Bereitschaftsdienst anzusetzen. Das Finanzgericht gab der hiergegen gerichteten Klage statt.

Der BFH entschied ebenso wie das Finanzgericht. Danach ist Grundlohn der laufende Arbeitslohn, der dem Arbeitnehmer für die maßgebende regelmäßige Arbeitszeit zusteht. Er ist in einen Stundenlohn umzurechnen und mit höchstens 50 € anzusetzen (§ 3b Abs. 2 Satz 1 EStG). Grundlohn (= laufender Arbeitslohn) steht dem Arbeitnehmer zu, wenn dieser für die maßgebende regelmäßige Arbeitszeit aufgrund arbeitsvertraglicher Vereinbarung geschuldet wird. Ob und in welchem Umfang der Grundlohn dem Arbeitnehmer tatsächlich zufließt, ist für die Bemessung der Steuerfreiheit der Zuschläge ohne Bedeutung. 

Die wöchentliche regelmäßige Arbeitszeit des Betreuungspersonals betrug im Streitzeitraum (Januar 2014 bis Dezember 2017) bei Vollzeitbeschäftigung durchschnittlich 39 Stunden. Die regelmäßigen monatlichen Dienstbezüge setzten sich aus der monatlichen Regelvergütung, dem sogenannten Tabellenentgelt, der Kinderzulage und den sonstigen Zulagen zusammen. Die Zeit der nächtlichen Beaufsichtigung wurde gemäß den arbeitsvertraglichen Regelungen als Bereitschaftsdienst behandelt.

Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrrad zur privaten Nutzung, wendet er ihm einen geldwerten Vorteil zu. Dieser geldwerte Vorteil ist wie folgt zu erfassen:

• Die kostenlose Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug ist, ist steuerfrei, wenn der Arbeitgeber dieses zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt.
• Erfolgt die Überlassung nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn und wird das betriebliche Fahrrad erstmals nach dem 31.12.2018 und vor dem 1.1.2031 zur privaten Nutzung überlassen, wird der monatliche Durchschnittswert der privaten Nutzung für die Kalenderjahre ab 1.1.2020 mit 1% des auf volle 100 € abgerundeten Viertels des Listenpreises angesetzt.

Listenpreis ist hier die Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Fahrrads, einschließlich der Umsatzsteuer. Handelt es sich um ein gebrauchtes Fahrrad, kommt es nicht auf den Zeitpunkt an, zu dem der Arbeitgeber dieses Fahrrad angeschafft, hergestellt oder geleast hat. Mit dem pauschalen 1%-Wert sind alle Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung erfasst.

• Die Freigrenze von 50 € (vor dem 1.1.2022: 44 €) für Sachbezüge ist nicht anzuwenden.
• Ist der Arbeitgeber eine Fahrradverleihfirma, kann bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils der Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 € berücksichtigt werden, wenn die Lohnsteuer nicht pauschal erhoben wird (§ 40 EStG).
• Die vorstehenden Regelungen gelten auch für Elektrofahrräder, wenn sie verkehrsrechtlich als Fahrräder einzuordnen sind (wenn also keine Kennzeichen- und Versicherungspflicht besteht). Ist das Elektrorad als Kfz einzustufen, weil der Motor auch Geschwindigkeiten über 25 km/h unterstützt, gelten dieselben Regelungen, die auch für andere Kfz gelten.

Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmen-Pkw, legt er in der Regel den Fahrzeugtyp, die Ausstattung und die Bedingungen für die Nutzung fest. Die private Nutzung kann pauschal oder nach den tatsächlichen Kosten ermittelt werden. Nutzungsentgelte, die der Arbeitnehmer trägt, mindern den geldwerten Vorteil, der als Arbeitslohn zu versteuern ist. Übernimmt der Arbeitnehmer einen Teil der laufenden Kosten, z. B. die Benzinkosten, mindern diese Zahlungen ebenfalls den geldwerten Vorteil. Da der Arbeitgeber die Kosten nicht erstattet, entsteht bei ihm kein Aufwand. Nutzungsentgelte und andere Zuzahlungen, die der Arbeitnehmer leistet, werden lohnsteuerlich auf den privaten Nutzungswert angerechnet.

Bei Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten des Firmen-Pkw hat der Unternehmer ein Wahlrecht. Er kann die Zuschüsse als Betriebseinnahmen ansetzen oder erfolgsneutral verbuchen, indem er als Arbeitgeber die Anschaffungskosten nur mit dem Betrag ansetzt, den er selbst gezahlt hat. Das bedeutet, die Anschaffungskosten müssen um den Zuschuss gekürzt werden.

Aber! Der Arbeitgeber kann mit dem Arbeitnehmer als Nutzer eines Firmen-Pkw vereinbaren, dass er als Arbeitgeber im Innenverhältnis die Anschaffungskosten lediglich bis zu einer festgelegten Obergrenze oder bis zu einer bestimmten Ausstattung des Fahrzeugs übernimmt. Den Teil der Anschaffungskosten, der diesen Wert bzw. diese Grenze überschreitet, muss der Arbeitnehmer im Innenverhältnis tragen. Bestellt nun der Arbeitgeber auf Wunsch seines Arbeitnehmers ein höherwertigeres Fahrzeug im eigenen Namen, dann ist der Arbeitgeber der Leistungsempfänger der späteren Lieferung. Das bedeutet, er kann die gesamte Vorsteuer geltend machen. Wenn jedoch der Arbeitnehmer selbst im eigenen Namen die Sonderausstattungen für das Fahrzeug erwirbt und insoweit als Leistungsempfänger anzusehen ist, scheidet der Vorsteuerabzug des Unternehmers (Arbeitgebers) insoweit aus.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber stellt seinem Arbeitnehmer einen Firmen-Pkw zur Verfügung, den dieser auch privat nutzen darf. Der Arbeitnehmer darf sich einen PKW aussuchen, wobei er die Grenze von 45.000 € netto ohne Umsatzsteuer nicht überschreiten darf. Der Arbeitnehmer möchte eine bessere Ausstattungsvariante, die um 3.000 € teurer ist. Er erklärt sich daher bereit, diesen Betrag von 3.000 € selbst zu übernehmen. Der Unternehmer kauft im Oktober einen VW-Passat für 57.125 € (48.000 € + 9.125 € Umsatzsteuer). Die Rechnung lautet auf den Namen des Unternehmers, sodass er die Umsatzsteuer von 9,.125 € als Vorsteuer abziehen kann. Der Arbeitnehmer zahlt den Betrag in von 3.000 € an den Arbeitgeber.

Wichtig! Die gesamte Abwicklung sollte über den Arbeitgeber erfolgen. Der Händler stellt dem Arbeitgeber die gesamten Kosten in Rechnung, sodass er auch den vollen Vorsteuerabzug hat. Denn die Umsatzsteuer, die dem Arbeitnehmer in Rechnung gestellt wird, kann der Arbeitgeber nicht als Vorsteuer abziehen. Außerdem mindert nur die Zuzahlung den lohnsteuerpflichtigen Sachbezug, die der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber leistet.

Der Arbeitgeber kann den privaten Nutzungswert mit monatlich 1% des inländischen Bruttolistenpreises zuzüglich Sonderausstattung im Zeitpunkt der Erstzulassung ansetzen. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden zusätzlich 0,03% vom inländischen Bruttolistenpreis je Entfernungskilometer angesetzt. Wird die private Nutzung mithilfe der 1%-Methode ermittelt, müssen auch die Mehrkosten bzw. die Sonderausstattungen einbezogen werden, die der Arbeitnehmer selbst zahlt. Dafür können bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils die Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten des Firmen-Pkw abgezogen werden. Diese Zuzahlungen werden im Anschaffungsjahr und den folgenden Jahren auf den geldwerten Vorteil angerechnet.

Hinweis: Zeitraumbezogene (Einmal-)Zahlungen, die der Arbeitnehmer für die private Nutzung eines betrieblichen Kfz leistet, können bei der Berechnung des geldwerten Vorteils gleichmäßig auf den Zeitraum verteilt werden, für den sie geleistet werden. Dies gilt auch bei zeitraumbezogenen Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten eines betrieblichen Kfz, das ihm auch zur Privatnutzung überlassenen wird.

Kostenerstattungen eines kirchlichen Arbeitgebers an seine Beschäftigten für die Erteilung erweiterter Führungszeugnisse, zu deren Einholung der Arbeitgeber zum Zwecke der Prävention gegen sexualisierte Gewalt kirchenrechtlich verpflichtet ist, führen nicht zu Arbeitslohn.

Praxis-Beispiel:
Die Diözese und die ihr zugeordneten Kirchengemeinden, Dienststellen und sonstige Einrichtungen beschäftigen als freie Träger Arbeitnehmer im sozialen Bereich, insbesondere Geistliche, Lehrer, Erzieher und Sozialarbeiter. Die Verordnung zur Prävention gegen sexualisierte Gewalt an Minderjährigen und schutz- oder hilfebedürftigen Erwachsenen für die Diözese enthielt die Bestimmung, dass im regelmäßigen Abstand von 5 Jahren ein erweitertes Führungszeugnis vorzulegen sei. Die Kosten übernahm der kirchliche Arbeitgeber und behandelte sie als lohnsteuerfreie Kostenübernahme. Das Finanzamt führte eine Lohnsteuer-Außenprüfungen durch und vertrat die Auffassung, dass die erstatteten Aufwendungen für die Erteilung von erweiterten Führungszeugnissen als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen seien. Das Finanzamt setzte die Lohnsteuer pauschal mit 25% fest.

Der BFH hat entschieden, dass von den Kostenerstattungen zu Recht keine Lohnsteuer einbehalten wurde. Denn die Erstattung der Aufwendungen für die Einholung der erweiterten Führungszeugnisse hat bei den betroffenen Arbeitnehmern nicht zum Zufluss von Arbeitslohn geführt. Vorteile, die der Arbeitgeber im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse gewährt, besitzen keinen Arbeitslohncharakter. Das ist der Fall, wenn sich aus den Begleitumständen wie Anlass, Art und Höhe des Vorteils der jeweils verfolgte betriebliche Zweck ergibt. Steht die betriebliche Zielsetzung ganz im Vordergrund, ist das damit einhergehende eigene Interesse des Arbeitnehmers, den betreffenden Vorteil zu erlangen, zu vernachlässigen.

Vorteile, die sich bei objektiver Würdigung aller Umstände nicht als Entlohnung, sondern lediglich als notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen erweisen, sind nicht als Arbeitslohn anzusehen. Die Einholung der erweiterten Führungszeugnisse durch die Arbeitnehmer erfolgte hiernach, weil die kirchlichen Rechtsträger, nicht aber die Arbeitnehmer (kirchenrechtlich) dazu verpflichtet waren. Es handelt sich nicht um eine Zuwendung an die Arbeitnehmer, wenn der Arbeitgeber ausschließlich eine eigene, insbesondere nicht gegenüber den Arbeitnehmern bestehende Verpflichtung erfüllt.

Eine Betriebsveranstaltung kann auch dann vorliegen, wenn sie nicht allen Angehörigen eines Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Praxis-Beispiel:
Die Klägerin veranstaltete in eigenen Räumlichkeiten eine Weihnachtsfeier, zu der nur die Vorstandsmitglieder eingeladen waren. Die Kosten betrugen insgesamt 8.034 €. Darüber hinaus richtete die Klägerin im selben Jahr eine Weihnachtsfeier für Mitarbeiter des oberen Führungskreises bzw. Konzernführungskreis an einem anderen Standort aus. Dabei handelte es sich um Mitarbeiter, die eine bestimmte Karrierestufe erreicht hatten, aber keinen eigenständigen Betriebsteil bildeten. Für diese Veranstaltung wendete die Klägerin insgesamt 168.439 € auf. Die ihren Vorstandsmitgliedern und dem Führungskreis mit den jeweiligen Weihnachtsfeiern zugewandten Vorteile unterwarf die Klägerin nicht dem Lohnsteuerabzug. Nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung vertrat das Finanzamt die Auffassung, die Klägerin habe die Lohnversteuerung zu Unrecht unterlassen. Die beantragte Lohnsteuerpauschalierung mit einem Pauschsteuersatz von 25% gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG lehnte das Finanzamt ab.

Der BFH hat entschieden, dass es sich bei den Weihnachtsfeiern des Vorstands und der Führungskräfte um Betriebsveranstaltungen handelte, die pauschal versteuert werden können. Dass die Veranstaltungen nicht allen Betriebsangehörigen offenstanden, steht dem nicht entgegen. Die Lohnsteuernachforderung beim Arbeitgeber kommt in Betracht, wenn die Lohnsteuer vorschriftswidrig nicht angemeldet worden ist und es sich um eine eigene Steuerschuld des Arbeitgebers handelt. Eine eigene Steuerschuld des Arbeitgebers liegt unter anderem vor, wenn die Voraussetzungen für eine Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 40 EStG gegeben sind. 

Bis zu der gesetzlichen Neuregelung zum 1.1.2015 hat der BFH in ständiger Rechtsprechung unter den Begriff der Betriebsveranstaltung nur Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter erfasst, bei denen die Teilnahme grundsätzlich allen Betriebsangehörigen offenstand. Das bisherige Begriffsverständnis des „Offenstehens“ hat in der gesetzlichen Definition der Betriebsveranstaltung keinen Niederschlag gefunden. Diese Voraussetzung findet sich nunmehr in § 19 Abs. 1 EStG wieder und steht damit nur noch in Verbindung mit der Gewährung des Freibetrags in Höhe von 110 €.

Eine Betriebsveranstaltung setzt ab 2015 mithin nur noch eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter voraus. Eine Veranstaltung, an der ausschließlich Beschäftigte des Betriebs und deren Begleitpersonen teilnehmen können, ist eine solche Betriebsveranstaltung, auch wenn diese Veranstaltung nicht allen Angehörigen eines Betriebs offensteht.

Fazit: Ab dem Veranlagungszeitraum 2015 kann eine Betriebsveranstaltung auch dann vorliegen, wenn sie nicht allen Angehörigen eines Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Werkstudenten: Für Studierende, die neben ihrem Studium einen Job ausüben, besteht in ihrer Beschäftigung Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung (Werkstudentenprivileg). Voraussetzung ist, dass das Studium im Vordergrund steht. Werkstudenten sind allerdings rentenversicherungspflichtig und können sich von dieser Versicherungspflicht auch nicht befreien lassen. 

Praktikanten: Für die versicherungsrechtliche Beurteilung von Praktika ist es wichtig, ob es sich um ein freiwilliges Praktikum handelt oder ob der Ausbildungsweg das Praktikum vorschreibt. Außerdem werden Praktika, die vor oder nach dem Studium absolviert werden, anders beurteilt als Praktika, die während des Studiums (Zwischenpraktika) ausgeübt werden. Auch die Tatsache, ob während des Praktikums Arbeitsentgelt gezahlt wird, spielt bei der versicherungs- und beitragsrechtlichen Beurteilung von Vor- oder Nachpraktika eine Rolle.

Schülerjobs: Jugendliche, die eine Schule besuchen, sind in einer Beschäftigung grundsätzlich sozialversicherungspflichtig. Wird eine allgemeinbildende Schule besucht, besteht lediglich in der Arbeitslosenversicherung Versicherungsfreiheit. Handelt es sich um einen Minijob, gelten die Regeln einer geringfügigen Beschäftigung. Bei der versicherungsrechtlichen Beurteilung von Jugendlichen, die die Schule beendet haben, ist die Frage nach Berufsmäßigkeit ihrer Beschäftigung von Bedeutung.

Entgeltunterlagen für Praktika und Jobs während Schule oder Studium: Um die Entgeltabrechnung zu erleichtern und zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung alle Unterlagen vorlegen zu können, fügen Arbeitgeber folgende Nachweise den Entgeltunterlagen von Studenten, Schülern und Praktikanten bei:

• Studienbescheinigung oder Schulnachweis
• Kopien von Arbeitsverträgen oder Arbeitsnachweisen, wenn der Student weitere Beschäftigungen ausübt oder innerhalb der letzten zwölf Monate ausgeübt hat
• Gegebenenfalls schriftliche Erklärung des Studenten, dass keine weiteren Beschäftigungen ausgeübt werden
• Im Fall einer befristeten Beschäftigung den Beginn und das Ende der Beschäftigung im Unternehmen (Arbeitsvertrag)
• Im Fall einer Beschäftigung von mehr als 20 Wochenstunden in den Semesterferien: Nachweis der Hochschule über Semesterferienzeiten
• Bei Praktikanten: Nachweis darüber, dass es sich um ein vorgeschriebenes Praktikum handelt

Die Entgeltunterlagen sind seit dem 1.1.2022 grundsätzlich elektronisch zu führen.

Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Beiträge für eine private Unfallversicherung, die sowohl das betriebliche als auch das private Risiko abdeckt, können im Verhältnis 50:50 aufgeteilt werden. Übernimmt der Arbeitgeber diese Beiträge, gehören sie insgesamt zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Der betriebliche Anteil von 50% ist als steuerpflichtiger Werbungskostenersatz anzusehen.

Der Arbeitgeber kann allerdings Beiträge, die das Unfallrisiko auf Geschäftsreisen abdecken, als Reisenebenkosten lohnsteuerfrei übernehmen. Der Anteil muss geschätzt werden. Laut BMF darf der Arbeitgeber vom 50%igen Teil der Unfallversicherung, der als steuerpflichtiger Werbungskostenersatz anzusehen ist, 40% als Reisenebenkosten lohnsteuerfrei erstatten (das sind 20% vom Gesamtbetrag).

Praxis-Beispiel:
Der Inhaber einer Vermittlungsfirma hat für alle Außendienstmitarbeiter eine Unfallversicherung abgeschlossen, die das berufliche und private Risiko abdeckt. Er zahlt pro Arbeitnehmer einen Betrag von 180 € pro Jahr. 20% = 36 € sind lohnsteuerfrei. Den Restbetrag von (180 € - 36 € =) 144 € muss er als Arbeitslohn versteuern. Der Arbeitnehmer kann (180 x 50 % - 36 € =) 54 € in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Sozialversicherung: Die steuerfreien Teile der Unfallversicherung sind sozialversicherungsfrei. Der Restbetrag ist sozialversicherungspflichtig. Der 50%ige Anteil einer privaten Unfallversicherung, der das private Risiko abdeckt, kann bei den Sonderausgaben berücksichtigt werden.

Gruppenunfallversicherung: Versichert der Arbeitgeber mehrere Arbeitnehmer gemeinsam in einem Unfallversicherungsvertrag, kann er die Lohnsteuer mit einem pauschalen Steuersatz von 20% der Beiträge erheben (§ 40b Abs. 3 EStG). Der Teilbetrag, der sich bei einer Aufteilung der gesamten Beiträge nach Abzug der Versicherungssteuer durch die Zahl der begünstigten Arbeitnehmer ergibt, ist ab 2024 nicht mehr auf 100 € im Kalenderjahr begrenzt. Der pauschale Steuersatz von 20% kann also unabhängig von der Höhe der Beiträge angewendet werden.

Die Umlageverfahren bei Krankheit (U1) und bei Mutterschaft (U2) verringern das finanzielle Risiko für Arbeitgeber, wenn Beschäftigte krank werden oder in Mutterschutz gehen. 

Umlagepflicht für GmbH-Geschäftsführer
Am Umlageverfahren U1 nehmen grundsätzlich alle Unternehmen teil, die regelmäßig nicht mehr als 30 Beschäftigte haben. Ob ein Arbeitgeber zum Umlageverfahren U1 berechtigt ist, prüft er selbst auf Basis der Beschäftigtenzahl des Vorjahres. Teilzeitbeschäftigte werden entsprechend ihrer wöchentlichen Arbeitszeit anteilig gerechnet.

Für GmbH-Geschäftsführer (auch Gesellschafter-Geschäftsführer und Fremdgeschäftsführer) besteht keine Pflicht zur Zahlung der Umlage U1. Sie gehören nicht zur Gruppe der Arbeitnehmer im arbeitsrechtlichen Sinne des Entgeltfortzahlungsgesetzes. Somit haben sie keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Zudem zählen sie bei der Prüfung, ob ein Unternehmen mehr als 30 Beschäftigte hat, nicht mit.

Am Umlageverfahren U2 nehmen grundsätzlich alle Unternehmen teil, unabhängig von der Beschäftigtenzahl. Für U1 und der U2 gelten somit unterschiedliche Regeln. Beim Mutterschutz (Umlage U2) erhält das Unternehmen Erstattungen aus der Umlagekasse 2 auch für eine GmbH-Geschäftsführerin vor und nach einer Geburt. Das Mutterschutzgesetz bezieht sich hier auf den Beschäftigtenbegriff im Sozialversicherungsrecht. Das gilt auch für eine Fremdgeschäftsführerin oder Minderheits-Gesellschafterin beziehungsweise Minderheits-Geschäftsführerin aufgrund der persönlichen Abhängigkeit in ihrer Beschäftigung. 

Der Bundesrat hatte am 15.12.2023 das Wachstumschancengesetz abgelehnt und den Vermittlungsausschuss angerufen. Der Vermittlungsausschuss hat am 21.2.2024 darüber beraten und den Gesetzentwurf mit zahlreichen Änderungen zur Abstimmung an den Bundestag weitergeleitet. Der Bundestag hat dem geänderten Entwurf des Wachstumschancengesetzes (BT-Drucksache 20/10410) zugestimmt. 

Aber! Damit das deutlich reduzierte Wachstumschancengesetz in Kraft treten kann, muss der Bundesrat am 22.3.2023 zustimmen, was jedoch fraglich ist. Außerdem wird nicht über den ursprünglichen Entwurf abgestimmt, sondern über den geänderten Entwurf des Wachstumschancengesetzes in der Fassung der BT-Drucksache 20/10410. 

Konsequenz: Die Regelungen, die im geänderten Entwurf nicht mehr enthalten sind, fallen endgültig weg und können somit nicht verabschiedet werden. Das bedeutet, dass u.a. die vorgesehene Erhöhung der abzugsfähigen inländischen Verpflegungspauschalen, die ab 2024 von 28 € auf 32 € angehoben werden sollten, nicht stattfindet. Diese Erhöhung ist nämlich im geänderten Entwurf des Wachstumschancengesetzes nicht mehr enthalten. 

Übrig geblieben ist bei den Reisekosten nur die Erhöhung der Pauschale für die Übernachtung in einem Kraftfahrzeug (LKW) während einer auswärtigen Tätigkeit des Arbeitnehmers von bisher 8 € auf 9 €. Voraussetzung ist hierbei, dass der Arbeitnehmer für die auswärtige Tätigkeit eine Verpflegungspauschale beanspruchen kann.

Für kurzfristige Beherbergungsleistungen, z. B. in Hotels, gilt der ermäßigte Steuersatz von 7%. Da die Absenkung des ermäßigten Steuersatzes für Speisen nicht verlängert worden ist, gilt ab dem 1.1.2024 für das Frühstück und andere Mahlzeiten insgesamt der Regelsteuersatz von 19%. 

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer hat seinen Prokuristen zu einem Fortbildungsseminar in Köln angemeldet. Der Prokurist verlässt am 5.2.2024 morgens um 7.00 Uhr seine Wohnung und kehrt dorthin am 6.2.2024 um 17.00 Uhr zurück. Es sind folgende Aufwendungen angefallen:

• Kosten der Bahnfahrt von 49,00 € inklusive 7% Umsatzsteuer = 3,21 € (netto 45,79 €)
• Übernachtungskosten 107,00 € brutto inklusive 7% Umsatzsteuer = 7,00 € (netto 100 €)
• Frühstück 10 € netto zzgl. 1,90 € Umsatzsteuer (19%)

Ab 2024 betragen die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand bei einer Abwesenheit zwischen 14 und 24 Stunden voraussichtlich 16 € x 2 Tage = 32 €.

Folge: Der Unternehmer kann die Aufwendungen einschließlich des separat ausgewiesenen Frühstückspreises steuerfrei übernehmen. Er kann zusätzlich auch Verpflegungspauschalen, gekürzt um den pauschalen Wert für das Frühstück, steuerfrei erstatten. Die Berechnung sieht wie folgt aus:

Die Übernachtungen mit Frühstück dürfen somit nicht pauschal in einer Summe abgerechnet werden, weil das Frühstück dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegt. Stellt der Hotelbetrieb eine Rechnung aus, unterliegen die Übernachtungen mit 7% und seit dem 1.1.2024 die Verpflegung einschließlich Getränke mit 19% der Umsatzsteuer.

Aus Vereinfachungsgründen wird es (auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs des Leistungsempfängers) nicht beanstandet, wenn in einem Pauschalangebot enthaltene nicht begünstigte Leistungen in der Rechnung zu einem Sammelposten (z. B. "Business-Package", "Servicepauschale") zusammengefasst und der darauf entfallende Entgeltanteil in einem Betrag ausgewiesen werden. Hierzu gehören z. B. die Abgabe eines Frühstücks, die Nutzung von Kommunikationsnetzen, das Reinigung und das Bügeln von Kleidung, der Schuhputzservice, die Überlassung von Fitnessgeräten und die Überlassung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen. Es wird ebenfalls nicht beanstandet, wenn der auf diese Leistungen entfallende Entgeltanteil mit 15% des Pauschalpreises angesetzt wird. Die Vereinfachungsregelung gilt nicht für Leistungen, für die ein gesondertes Entgelt vereinbart worden ist. 

Hinweis: Zu der Frage, ob der vor der Corona-Pandemie geltende Entgeltanteil von 20% des Pauschalpreises seit dem 1.1.2024 wieder anzusetzen ist, hat sich die Finanzverwaltung bisher nicht geäußert. Die Absenkung von 20% auf 15% des Pauschalpreises erfolgte zum 1.7.2020 wegen der Einführung des ermäßigten Steuersatzes für Speisen in der Gastronomie. 

Fazit: Solange Abschnitt 12.16 Abs. 12 UStAE nicht geändert wird, gilt, dass das Business-Package bzw. die Servicepauschale mit 15% des Pauschalpreises zu berechnen ist. Eine rückwirkende Änderung auf 20% dürfte allein aus Vertrauensschutzgründen nicht möglich sein.

Der Arbeitgeber zahlt für seinen Minijobber 30% pauschale Abgaben (15% Rentenversicherung, 13% Krankenversicherung und 2% pauschale Lohnsteuer). Minijobber sind versicherungspflichtig in der gesetzlichen Rentenversicherung. Die geringe Differenz von 3,6% zum allgemeinen Beitragssatz von 18,6% trägt der Arbeitnehmer. Bei diesem Differenzbetrag handelt es sich somit um einen Beitragsanteil des Minijobbers, den er als Sonderausgaben abziehen kann.

Bei einem pauschalversteuerten Minijob ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, eine Lohnsteuerbescheinigung auszustellen. Der rentenversicherte Minijobber hat also keine Lohnsteuerbescheinigung, mit der er seine geleisteten Beiträge gegenüber dem Finanzamt nachweisen kann. Da auch die Rentenversicherung selbst keine Bescheinigung übermittelt, stellt sich die Frage, wie ein Minijobber seine Zahlungen an die Rentenversichrungen nachweisen kann.

Da der Arbeitgeber regelmäßig für seine Arbeitnehmer eine monatliche Lohnabrechnung erstellt, erhält auch ein Minijobber eine monatliche Lohnabrechnung, in der jeweils die einbehaltenen Arbeitnehmeranteile zur gesetzlichen Rentenversicherung aufgeführt sind. Diese monatlichen Lohnabrechnungen sollten aufbewahrt werden, um sie bei Bedarf dem Finanzamt als Nachweis vorlegen zu können.

Hinweis für Minijobs im Privathaushalt: Die Abrechnung mit der Minijob-Zentrale erfolgt direkt über das Haushaltscheckverfahren, bei dem ein Beitragsnachweis für das Finanzamt erstellt wird.

Die Vergütungen, die Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten, Umzugskosten oder Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung erhalten, sind steuerfrei, soweit sie als Werbungskosten abziehbar sind. Außerdem sind die Zuschüsse steuerfrei,

• die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr bzw.
• zur Nutzung des Personenfernverkehrs (ohne Luftverkehr)
• zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn leistet,
• soweit sie auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie zu einem Sammelpunkt oder einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet entfallen. 

Die Steuerbefreiung umfasst Arbeitgeberleistungen in Form von unentgeltlichen oder verbilligt überlassenen Fahrberechtigungen (Sachbezüge) und Zuschüssen (Barlohn) des Arbeitgebers zu den Fahrberechtigungen, die der Arbeitnehmer selbst erworben hat (§ 3 Nr. 15 EStG). Hierzu gehören Einzel- und Mehrfahrtenfahrscheine, Zeitkarten, z. B. auch das 49 €-Ticket und Jahrestickets.

Die Steuerbefreiung (§ 3 Nr. 15 EStG) für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte gilt nur für Arbeitgeberleistungen, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Wichtig! Werden insgesamt höhere Zuschüsse gezahlt, als der Arbeitnehmer an Aufwendungen hat, ist der Differenzbetrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln. 

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber stellt seinem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn das Deutschland-Ticket zur Verfügung und erhält aufgrund seiner Zuzahlung von mindestens 25% des Kaufpreises vom Verkehrsunternehmen auf den Preis einen Nachlass von 5%.

Der monatlich steuerfreie geldwerte Vorteil ist im Lohnkonto des jeweiligen Arbeitnehmers aufzuzeichnen und mindert beim Arbeitnehmer die Entfernungspauschale, soweit er nicht steuerfrei ist. Der nach § 3 Nr. 15 steuerfreie Jahresbetrag ist in Zeile 17 der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung des jeweiligen Arbeitnehmers anzugeben. Die Sachbezugsfreigrenze und der Rabatt-Freibetrag sind nicht zu berücksichtigen.

Die Minderung der Entfernungspauschale unterbleibt, wenn der Arbeitgeber seine Aufwendungen für das Deutschland-Ticket (im Beispiel: 46,55 €) zulässigerweise mit 25% pauschal besteuert. Die pauschal besteuerten Bezüge sind im Lohnkonto des jeweiligen Arbeitnehmers aufzuzeichnen. Ein Ausweis in der Lohnsteuerbescheinigung ist nicht vorzunehmen. Der Arbeitgeber hat die Wahl, auf die Steuerfreiheit des Jobtickets zu verzichten, indem er die steuerfreien Aufwendungen pauschal mit 25% versteuert. Die pauschale Besteuerung mit 25% führt dazu, dass die beim Arbeitnehmer abzieh-bare Entfernungspauschale nicht gemindert wird.

Grundsätzlich gilt, dass Rentner, die eine Vollrente beziehen, unbegrenzt hinzuverdienen können.

Aber! Die Beschäftigung von Rentnern ist sozialversicherungspflichtig, wobei es in den unterschiedlichen Zweigen der Sozialversicherung voneinander abweichende Regelungen gibt.

Rentenversicherung: Arbeitnehmer sind ab dem Erreichen der Regelaltersgrenze versicherungsfrei in der Rentenversicherung. Diese Versicherungsfreiheit gilt jedoch nicht für den Arbeitgeber. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seinen Anteil zu Rentenversicherung zu zahlen. Im Rahmen der Regelungen zur Flexirente hat der Arbeitnehmer allerdings die Möglichkeit auf seine Rentenversicherungsfreiheit zu verzichten. Diesen Verzicht muss er gegenüber dem Arbeitgeber schriftlich erklären. Der Verzicht kann sinnvoll sein, weil sich dann der Arbeitgeberanteil, der ansonsten ohne Auswirkung bleiben würde, zusammen mit dem eigenen Anteil rentenerhöhend auswirkt.

Arbeitslosenversicherung: Der Rentner ist beitragsfrei. Der Arbeitgeber ist weiterhin verpflichtet, die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung zu zahlen.

Kranken- und Pflegeversicherung: Bei einer Beschäftigung, die über eine geringfügige Beschäftigung (einen Minijob) hinausgeht, sind sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer kranken- und pflegeversicherungspflichtig. Der Hinzuverdienst führt dazu, dass sich die Beitragssätze entsprechend erhöhen. Der Arbeitgeberanteil wird jedoch nur vom Hinzuverdienst berechnet. Da Rentner, die eine Vollrente beziehen, keinen Anspruch auf Krankengeld haben, ist nur der ermäßigte Beitragssatz von 14% zu zahlen.

Unfallversicherung: Rentner, die als Arbeitnehmer beschäftigt sind bzw. weiterbeschäftigt werden, sind vom Arbeitgeber in der gesetzlichen Unfallversicherung zu versichern. Die Versicherungspflicht besteht also weiterhin. 

Hinweis: Es gelten zum Teil abweichende Regelungen, wenn der Rentner keine Vollzeitrente, sondern z. B. eine Erwerbsminderungsrente bezieht.

Nach Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt zur Ermittlung der steuerlichen Identifikationsnummer für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen Folgendes: 

Mit dem Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften wurde die Abschaffung der elektronischen Transfer-Identifikations-Nummer (eTIN) mit dem Ende des Veranlagungszeitraums 2022 beschlossen. Für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen ist daher ab dem Veranlagungszeitraum 2023 zwingend die Angabe einer steuerlichen Identifikationsnummer notwendig. 

Hat der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer für das Jahr 2022 eine Lohnsteuerbescheinigung übermittelt und versichert der Arbeitgeber, dass das Dienstverhältnis nach Ablauf des Jahres 2022 fortbestanden und der Arbeitnehmer trotz Aufforderung pflichtwidrig seine Identifikationsnummer bisher nicht mitgeteilt hat, teilt das zuständige Finanzamt die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers auf formlose schriftliche Anfrage des Arbeitgebers mit.

Wichtig! Die Anfrage hat 

• den Namen,
• das Geburtsdatum,
• die Anschrift

des Arbeitnehmers zu enthalten. Von einer Pflichtwidrigkeit ist auch auszugehen, wenn der Arbeitnehmer der Aufforderung ohne Begründung nicht nachkommt. Eine Mitteilung erfolgt bei Vorliegen der oben genannten Voraussetzungen auch dann, wenn die Identifikationsnummer dem Arbeitnehmer erstmals zuzuteilen ist. Einer Bevollmächtigung oder Zustimmung des Arbeitnehmers bedarf es insoweit nicht. 

Unabhängig davon kann der Arbeitgeber generell die Zuteilung bzw. die Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer des Arbeitnehmers beim zuständigen Finanzamt beantragen, wenn ihn der Arbeitnehmer hierzu nach § 80 Absatz 1 AO bevollmächtigt hat. Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer schuldhaft nicht vor und kann der Arbeitgeber diese nicht erhalten, hat er regelmäßig die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln. Dies gilt insbesondere für 

• Betriebsrentner und Versorgungsempfänger, die im Ausland ansässig sind und denen die Unterlagen zur Erteilung einer steuerlichen Identifikationsnummer zugeschickt wurden, diese jedoch bisher noch nicht beantragt haben,
• Arbeitnehmer - insbesondere auch aus dem Ausland -, die nur für kurze Zeit vom Arbeitgeber beschäftigt werden und die dem Arbeitgeber ihre steuerliche Identifikationsnummer bisher nicht mitgeteilt haben,
• Zahlungen an Sterbegeldempfänger sowie
• Arbeitnehmer, die sich weigern, dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer mitzuteilen.

Nur in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer nicht zu vertreten hat oder der Arbeitgeber aufgrund von technischen Störungen die steuerliche Identifikationsnummer nicht abrufen kann, kann der Arbeitgeber für die Lohnsteuerberechnung die voraussichtliche Steuerklasse längstens für drei Kalendermonate zu Grunde zu legen.

Die Mindestlohnkommission hat einen Vorschlag vorgelegt, wie sich die Höhe des Mindestlohns ab dem 1.1.2024 entwickeln soll. Die Bundesregierung ist diesem Vorschlag gefolgt und hat die Mindestlohnhöhe durch die „Vierte Verordnung zur Anpassung des Mindestlohns“ vom 29.11.2023 wie folgt angepasst:

• ab 1.1.2024: 12,41 € brutto je Zeitstunde
• ab 1.1.2025: 12,82 € brutto je Zeitstunde

Die Minijob-Grenze ist seit 2022 dynamisch, weil sie an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt ist. Das bedeutet, dass die Verdienstgrenze sich immer erhöht, wenn der Mindestlohn steigt. Mit der Anhebung des gesetzlichen Mindestlohns auf 12,41 € pro Stunde wird die Minijob-Grenze zum 1.1.2024 entsprechend auf 538 € im Monat erhöht. Im Jahr 2025 erhöht sich der Mindestlohn auf 12,82 €. Die Minijob-Grenze beträgt dann 556 € (Gesetz zur Erhöhung des Schutzes durch den gesetzlichen Mindestlohn und zu Änderungen im Bereich der geringfügigen Beschäftigung). Konsequenz ist, dass sich entsprechende Auswirkungen auf den Midi-Job ergeben.

Im Jahr 2024 liegt ein Minijob also vor, wenn der regelmäßige Arbeitslohn im Monat nicht mehr als 538 € beträgt. Die Dauer der täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit spielt grundsätzlich keine Rolle. Zu berücksichtigen ist jedoch, dass der Mindestlohn nicht unterschritten werden darf, der im Jahr 2024 pro Stunde 12,41 € beträgt. 

Folgende Abgaben fallen an, die der Arbeitgeber zusätzlich zu tragen hat:

Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung sind nach wie vor individuell an den zuständigen Unfallversicherungsträger zu leisten. Der Minijobber ist grundsätzlich rentenversicherungspflichtig, sodass er die verbleibenden 3,6% bis zum vollen Beitragssatz selbst übernehmen muss. Der Minijobber kann sich jedoch von der Versicherungspflicht befreien lassen (Opt-out). Bei einer Befreiung von der Versicherungspflicht zahlt der Arbeitgeber nur den Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung. Minijobber, die nicht anderweitig der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung unterliegen, verlieren dadurch die Ansprüche auf einen Großteil der Leistungen der gesetzlichen Rentenversicherung.

Hinweis: Für Beschäftigungen mit einem Verdienst von 450,01 € bis 520 € im Monat galten bis zum 31.12.2023 besondere Übergangsregelungen. Diese Regelungen entfallen zum 1.1.2024.

Aufmerksamkeiten sind Sachzuwendungen/Geschenke des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer, die überwiegend betrieblich veranlasst sind und im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden. Sie dürfen beim Arbeitnehmer nur zu einer unwesentlichen Bereicherung führen. Eine nur unwesentliche und damit lohnsteuerfreie Bereicherung nimmt die Finanzverwaltung bei Sachzuwendungen bis 60 € an, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer z. B. aufgrund eines persönlichen Ereignisses zukommen lässt (z. B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Taufe, Kommunion, Konfirmation). Der Unternehmer kann den Vorsteuerabzug aus den Aufwendungen geltend machen, auch wenn es sich um nicht umsatzsteuerbare Umsätze handelt. Es muss sich um Sachzuwendungen des Arbeitgebers handeln. Geldzuwendungen sind nicht begünstigt. Aufmerksamkeiten sind daher z. B. Blumen, Bücher, eine CD bzw. DVD (Tonträger), Genussmittel.

Der Wert der Sachzuwendung darf nur gering sein. Konkretisiert wird dies durch die Lohnsteuerrichtlinien. Hier hat die Finanzverwaltung eine Nichtbeanstandungsgrenze von 60 € festgelegt. Das heißt, der Wert des Geschenks an den Arbeitnehmer darf maximal bei 60 € liegen (Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer). Hierbei handelt es sich um eine steuerliche Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Das heißt, wenn das Geschenk mehr als 60 € (z. B. 61 €) gekostet hat, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig und nicht nur der Differenzbetrag von 1 €. 

Als steuerfreie Aufmerksamkeiten gelten auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern unentgeltlich oder verbilligt zum Verzehr im Betrieb zur Verfügung stellt, wie z. B. Obst, Tee, Kaffee, Mineralwasser, Pausen-Snack (hierbei kommt es letztlich nicht auf die Einhaltung der 60-€-Grenze an).

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber stellt seinen Arbeitnehmern Getränke zur Verfügung, indem er seinen Mitarbeitern Mineralwasser und andere Getränke kostenlos zur Verfügung stellt. Jeder Mitarbeiter kann sich frei bedienen. Wer von ihnen von dem Angebot Gebrauch macht und wie intensiv jeder Mitarbeiter dieses Angebot nutzt, braucht nicht festgehalten zu werden, weil die Getränkeüberlassung zum Verzehr im Betrieb generell steuerfrei ist.

Von einer steuerfreien Aufmerksamkeit ist auch auszugehen, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeitern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z. B. während einer betrieblichen Besprechung oder Sitzung, kostenlos oder verbilligt Speisen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse zur Verfügung stellt. Ein "ganz überwiegendes Arbeitgeberinteresse" liegt vor, wenn durch die Verköstigung der Arbeitsablauf günstig beeinflusst wird. Aber! Auch bei einem außergewöhnlichem Arbeitseinsatz ist die 60 €-Grenze zu beachten.

Unternehmer können betrieblich veranlasste Sachzuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden, und Sachgeschenke pauschal mit 30% versteuern (§ 37b EStG). Bemessungsgrundlage der pauschalen Einkommensteuer sind die Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer. Wichtig! Die Pauschalierung der Einkommensteuer nach § 37b EStG setzt die Steuerpflicht der Sachzuwendungen voraus.

Konsequenz ist, dass unabhängig vom Betriebsausgabenabzug geklärt werden muss, ob das Geschenk beim Empfänger zu einkommensteuerbaren bzw. einkommensteuerpflichtigen Einnahmen führt. Ist das nicht der Fall, scheidet eine pauschale Besteuerung der Sachzuwendungen und Sachgeschenke aus. § 37b EStG begründet keinen Steuertatbestand. Vielmehr handelt es sich um eine besondere Form der Steuererhebung. Es ist daher wie folgt zu unterscheiden:

• Geschenke an Personen, die nicht in Deutschland steuerpflichtig sind, dürfen nicht pauschal versteuert werden.
• Ist der Empfänger des Geschenks ein Unternehmer, der das Geschenk wegen der geschäftlichen Verbindung zum Schenker erhält, führt das Geschenk beim Unternehmer zu steuerpflichtigen Betriebseinnahmen.
• Ist der eigene Arbeitnehmer der Empfänger des Geschenks, kann der Wert durch den Arbeitgeber pauschal versteuert werden, sodass beim Arbeitnehmer kein zusätzlicher Arbeitslohn zu erfassen ist. Hinweis: Aufmerksamkeiten sind und bleiben steuerfrei und werden daher nicht pauschal versteuert.
• Ist der Empfänger Arbeitnehmer in einem anderen Unternehmen, kann das Geschenk nicht als Geschenk an das Unternehmen umgedeutet werden, weil es personengebunden ist. Das Geschenk ist nicht als Arbeitslohn zu erfassen, es sei denn, die Sachzuwendung ist ausnahmsweise als Arbeitslohnzahlung durch einen Dritten (= Schenker) zu behandeln. Ein Zufluss im Rahmen einer anderen Einkunftsart scheidet aus. 

Zuwendungen Dritter als Arbeitslohn: Der Lohnsteuer unterliegt auch der Arbeitslohn, der im Rahmen des Dienstverhältnisses von einem Dritten gewährt wird, wenn der Arbeitgeber weiß oder erkennen kann, dass derartige Vergütungen erbracht werden. Bei der Zuwendung muss es sich also um ein Entgelt "für" eine Leistung handeln, die der Arbeitnehmer im Rahmen des Dienstverhältnisses für seinen Arbeitgeber erbringt, erbracht hat oder erbringen soll. Voraussetzung ist also, dass sie sich für den Arbeitnehmer als „Frucht seiner Arbeit“ für den Arbeitgeber darstellt und im Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis steht.

Fazit: Zuwendungen Dritter stellen nur dann Arbeitslohn dar, wenn sie Entlohnungscharakter haben. Der Entlohnungscharakter kann regelmäßig nicht unterstellt werden. Das gilt insbesondere dann, wenn es sich um Sachzuwendungen von geringem Wert handelt, die üblicherweise als Aufmerksamkeiten einzustufen sind (Wertgrenze brutto 60 €).

Mahlzeiten, die unentgeltlich oder verbilligt an Arbeitnehmer abgegeben werden, sind mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) als Arbeitsentgelt zu bewerten. Dies gilt auch für Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt werden, wenn der Preis der Mahlzeit 60 € nicht übersteigt. Der Wert für Mahlzeiten, die ab Kalenderjahr 2024 gewährt werden, beträgt

• für ein Mittag- oder Abendessen 4,13 € und
• für ein Frühstück 2,17 €. 

Bei Vollverpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen) sind die Mahlzeiten mit dem Wert von 10,43 € anzusetzen.

Mahlzeiten, die im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer abgegeben werden, gehören nicht zum Arbeitslohn. Dies gilt für

• Mahlzeiten im Rahmen von Betriebsveranstaltungen,
• sogenannte Arbeitsessen sowie 
• die Beteiligung von Arbeitnehmern an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung.

Die private Computernutzung durch Arbeitnehmer ist steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Peripheriegeräte, z. B. Drucker und Scanner, die Software und Telekommunikationseinrichtungen (Tablet, Handy, Internet usw.) sind eingeschlossen. Unter die Steuerfreiheit fallen sowohl die Kosten für die Nutzung des Gegenstands als auch die Gebühren, die dem Unternehmer von Dritten für die laufende Nutzung in Rechnung gestellt werden. Steuerfrei sind deshalb auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten).

Ob der Unternehmer die Computer gekauft, gemietet oder geleast hat, spielt keine Rolle. Es kommt nicht darauf an, in welchem Umfang der Arbeitnehmer das Gerät für private Zwecke nutzt. Es spielt ebenfalls keine Rolle, ob der Arbeitnehmer das Gerät in seinem Auto, in seiner Wohnung oder im Betrieb des Arbeitgebers nutzt. Die private Nutzung durch Arbeitnehmer, also auch durch den Arbeitnehmer-Ehegatten, ist immer lohnsteuerfrei. Das gilt auch dann, wenn der Unternehmer seinem Arbeitnehmer einen PC (Notebook) zur uneingeschränkten Nutzung überlässt, z. B. zur Nutzung in der privaten Wohnung, wenn die private Nutzung überwiegt.

Der Arbeitgeber kann mit seinen Arbeitnehmern vereinbaren, dass ein Teil des steuerpflichtigen Arbeitslohns durch die kostenlose private Nutzung von Computer, Internet, usw. ersetzt wird. Die Steuerfreiheit der privaten Computernutzung hängt nicht davon ab, ob sie zusätzlich zum normalen Arbeitslohn erfolgt oder anstelle des normalen Arbeitslohns.

Sozialversicherung: Es ist das Arbeitsentgelt aus einer Beschäftigung zu berücksichtigen. Dieses umfasst grundsätzlich alle Einnahmen aus der Beschäftigung. Ausnahmen regelt die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) für steuerfreie Bezüge, die zusätzlich zu Löhnen und Gehältern gezahlt werden. Bei einer Gehaltsumwandlung sind die Bezüge sozialversicherungspflichtig. Sozialversicherungsbeiträge fallen dann nicht an, wenn die steuerfreie private Nutzung zusätzlich zum normalen Arbeitslohn gewährt wird.

Schenkt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Computer, handelt es sich um einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Erfolgt die Schenkung zusätzlich zum normalen Arbeitslohn, kann der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil „Computer, ggf. mit Peripheriegeräten“ pauschal mit 25% versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG). Diese pauschal besteuerten Beträge gehören nach § 1 der Sozialversicherungsentgeltverordnung nicht zum abgabepflichtigen Arbeitsentgelt, sodass hierfür keine Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen sind.

Begünstigt ist die Übereignung von Hardware einschließlich technischem Zubehör und Software als Erstausstattung oder als Ergänzung, Aktualisierung und Austausch vorhandener Bestandteile. Die Pauschalierung ist auch möglich, wenn der Arbeitgeber ausschließlich technisches Zubehör oder Software übereignet. Aber! Telekommunikationsgeräte, die nicht Zubehör eines Datenverarbeitungsgerätes sind oder nicht für die Internetnutzung verwendet werden können, sind von der Pauschalierung ausgeschlossen.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber schenkt seinem Arbeitnehmer einen Computer, den er selbst für 1.190 € einschließlich Umsatzsteuer eingekauft hat. Er ermittelt die pauschale Lohnsteuer von 25% nach dem Laden-preis (also vom Bruttobetrag). Die pauschale Lohnsteuer beträgt somit 1.190 € x 25% = 297,50 €. 

Hinweis: Für den Unternehmer und seinen Arbeitnehmer ist es besser, den Computer nicht zu verschenken, sondern dem Arbeitnehmer zur Nutzung zu überlassen. Dann fällt weder Lohnsteuer noch Sozialversicherung an.

Zahlungen in Höhe von 50.000 € bzw. rund 1,3 Mio. € sind regelmäßig keine steuerfreien Trinkgelder. 

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmen, das an einer GmbH beteiligt ist, zahlte den beiden Prokuristen der GmbH Beträge von 50.000 € bzw. rund 1,3 Mio. € und bezeichnete die Zahlungen als "Trinkgelder". Die Prokuristen machten im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärungen geltend, dass die Zahlungen als Trinkgelder steuerfrei seien. Die Beträge seien ihnen im Zusammenhang mit Beteiligungsveräußerungen von einem Dritten freiwillig und ohne einen Rechtsanspruch zusätzlich zu dem von der GmbH als Arbeitgeberin gezahlten Arbeitslohn gewährt worden.

Das Finanzamt behandelte die Beträge als steuerpflichtigen Arbeitslohn. Freiwillige Sonderzahlungen konzernverbundener Unternehmen seien keine steuerfreien Trinkgelder. Auch wenn die für das Streitjahr geltende Fassung des EStG keine betragsmäßige Begrenzung enthalte, sei die Höhe der Zahlungen zu berücksichtigen. Der Begriff „Trinkgeld“ werde durch den Empfänger geprägt. Trinkgelder werden traditionell insbesondere Kellnern, Boten, Friseuren, Fußpflegern, Gepäckträgern und Taxifahrern gewährt. Es handelt sich somit regelmäßig um Arbeitnehmer in Berufen, die eher niedrig entlohnt werden. Bei solchen Zusatzleistungen handelt es sich regelmäßig nur um geringe Beträge. Geldgeschenke von hohem Wert oder einer Höhe, die einem Arbeitsentgelt entsprächen, seien dagegen kein Trinkgeld.

Die hiergegen gerichteten Klagen hatten keinen Erfolg. Das Finanzgericht folgte der Ansicht des Finanzamts. Die Zahlungen sind schon aufgrund ihrer Höhe, aber auch mit Blick auf die Gesamtumstände keine steuerfreien Trinkgelder. Auch wenn der Gesetzgeber im Jahr 2002 die damals geltende Freibetragsgrenze in Höhe von 1.224 € abgeschafft hat, hat er nicht beabsichtigt, dass der Begriff des Trinkgelds keine betragsmäßige Begrenzung mehr hat. 

Die Zahlungen in Höhe von 50.000 € bzw. von rund 1,3 Mio. € übersteigen jedenfalls deutlich den Rahmen dessen, was nach dem allgemeinen Begriffsverständnis als Trinkgeld verstanden werden kann.

Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen, muss er den geldwerten Vorteil der privaten Nutzung als Arbeitslohn versteuern. Vom Arbeitnehmer gezahlte Entgelte für einen Parkplatz, den der Arbeitgeber angemietet hat, mindern den geldwerten Vorteil aus der Nutzungsüberlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeuges.

Praxis-Beispiel:
Den Arbeitnehmern der Klägerin steht ein Firmenwagen auch zur privaten Nutzung zur Verfügung. Dies geschieht auf der Grundlage der Firmenwagenregelung, wonach der Arbeitgeber keine Kosten für das Anmieten von Garagen und Einstellplätzen übernimmt. Da im Umfeld der Büroräume der Klägerin öffentliche Parkplätze nur in geringer Anzahl zur Verfügung stehen, bietet die Klägerin ihren Arbeitnehmern unabhängig davon, ob sie einen Firmenwagen nutzen, die Möglichkeit an, einen Parkplatz anzumieten. Hierfür fällt ein monatliches Entgelt in Höhe von 30 € an. Das Entgelt für den Parkplatz berücksichtigt die Klägerin als Nettoabzug in den Lohnabrechnungen der betroffenen Arbeitnehmer. Die Klägerin ermittelte den geldwerten Vorteil aus der Firmenwagenüberlassung nach der 1%-Regelung bzw. der 0,03%-Regelung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Sofern Mitarbeiter mit Firmenwagen auch einen Parkplatz von der Klägerin anmieten, wird das monatliche Nutzungsentgelt von 30 € bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils abgezogen. 

Das Finanzamt vertrat die Auffassung, dass die Nutzungsentgelte von 30 € für einen Stellplatz an der Tätigkeitsstätte den pauschalen Nutzungswert nach der 1%-Methode nicht mindern dürfen, da sie nicht zu den Gesamtkosten des Fahrzeugs gehören. Das Finanzamt hat in einem Haftungsbescheid die gekürzten Beträge nachversteuert.

Das Finanzgericht sah die Kürzung des geldwerten Vorteils als gerechtfertigt an. Die arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Grundlage vereinbarte vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Kraftfahrzeugkosten durch den Arbeitnehmer mindert den geldwerten Vorteil aus der Kfz-Überlassung. Das gilt auch, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen der privaten Nutzung einzelne (individuelle) Kosten des betrieblichen Kfz trägt. Soweit der Arbeitnehmer einzelne nutzungsabhängige Kfz-Kosten übernimmt, fehlt es an einem lohnsteuerbaren Vorteil. Die 1%-Regelung geht davon aus, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Vorteil als Arbeitslohn dadurch zuwendet, dass er ihm ein Kfz zur Privatnutzung zur Verfügung stellt und alle mit dem Kfz verbundenen Kosten trägt. Der Arbeitnehmer ist insoweit nicht bereichert, als er Kosten aufwendet, die durch die private Nutzung des ihm überlassenen betrieblichen Kfz veranlasst sind. Soweit der Arbeitnehmer einzelne Kosten des betrieblichen Kfz selbst trägt, fehlt es an einer vorteilsbegründenden und damit lohnsteuerbaren Einnahme.

Nach Auffassung des Finanzgerichts setzt der Betrieb eines Firmenwagens eine Parkmöglichkeit voraus. Das Parken des Fahrzeugs ist notwendig, um ein Kfz überhaupt nutzen zu können. Weil ein Kfz genutzt wird, um Personen von einem Ort zu einem anderen Ort zu befördern, ist das Abstellen an diesen Orten notwendiger Bestandteil der Nutzung.

Hinweis: Das Finanzgericht hat die Revision wegen grundsätzlicher Bedeutung zugelassen. Es ist in der Rechtsprechung bislang nicht geklärt, ob und unter welchen Voraussetzungen Kosten für die Anmietung eines Parkplatzes an der ersten Tätigkeitsstätte durch den Arbeitnehmer den geldwerten aus der Überlassung eines Firmenwagens mindern (Aktenzeichen beim BFH: VI R 7/23).

Seit dem 1.1.2019 gib es das sogenannte „steuerfreie Jobticket“ (§ 3 Nr. 15 EStG). Danach sind Zuschüsse des Arbeitgebers, die er seinen Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zukommen lässt, steuerfrei, wenn es sich um

• Aufwendungen des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte handelt, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr (ohne Luftverkehr) durchgeführt werden (1. Alternative); das gilt auch, wenn der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitstätte hat, aber nach dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie entsprechenden Absprachen und Weisungen zur Aufnahme seiner beruflichen Tätigkeit dauerhaft denselben Ort oder dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet typischerweise arbeitstäglich aufzusuchen hat, oder um
• Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr handelt.

Die übernommenen Aufwendungen mindern allerdings die Entfernungspauschale, die der Arbeitnehmer ansonsten in seiner Steuererklärung geltend machen könnte.

Nicht begünstigt ist der Personenfernverkehr (Fernzüge der Deutschen Bahn - ICE, IC, EC -, Fernbusse auf festgelegten Linien oder Routen und mit festgelegten Haltepunkten, vergleichbare Hochgeschwindigkeitszüge und schnellfahrende Fernzüge anderer Anbieter (z. B. TGV, Thalys).

Nicht in den Anwendungsbereich fallen

• Verkehrsmittel für konkrete Anlässe z. B. speziell gemietete bzw. gecharterte Busse oder Bahnen,
• Taxen im Gelegenheitsverkehr, die nicht auf konzessionierten Linien oder Routen fahren,
• Luftverkehr.

Fazit: Wird das 49 €-Ticket auch für die Nutzung bestimmter Fernzüge freigegeben, liegt weiterhin eine Fahrt im öffentlichen Personennahverkehr vor. Hierunter fällt insbesondere die Freigabe des Deutschlandtickets für bestimmte IC/ICE-Verbindungen.

Die monatlichen und kalendertäglichen Werte für freie Unterkunft und/oder Verpflegung ändern sich ab dem 1.1.2024. Der Monatswert im Jahr 2024 für die Verpflegung steigt von 288 € auf 313€. Der monatliche Wert für ein kostenfreies Frühstück erhöht sich von 60 € auf 65 €. Der monatliche Wert für ein kostenfreies Mittag- oder Abendessen beträgt jeweils 124 € (2023: 114 €). Die neuen Sachbezugswerte für Verpflegung sind ab dem 1.1.2024 auch bei der Abrechnung von Reisekosten anzuwenden.

Es entfallen 

• auf ein Frühstück 2,17 € (2023: 2,00 €) und
• auf ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 4,13 € (2022: 3,80 €).

Der Monatswert für Unterkunft und Miete erhöht sich ab dem 1.1.2024 auf 278 € im Monat. Bei der Unterbringung von 2 Beschäftigten reduziert sich der Betrag auf 166,80 €, bei 3 Beschäftigten auf 139,00 € und bei mehr als 3 Beschäftigten auf 111,20 €.

Erfolgt die Aufnahme in den Arbeitgeberhaushalt oder in eine Gemeinschaftsunterkunft, reduziert sich der Wert auf 236,30 € im Monat, bei 2 Beschäftigten auf 125,10 €, bei 3 Beschäftigten auf 97,30 € und bei mehr als 3 Beschäftigten auf 69,50 €. Für Jugendliche und Auszubildende gelten geringere Monatswerte für die Unterkunft.

Der Wert der Unterkunft kann auch mit dem ortsüblichen Mietpreis bewertet werden, wenn der Tabellenwert nach Lage des Einzelfalls unzutreffend wäre.

Ob Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge beitragspflichtig zur Sozialversicherung sind, hängt maßgeblich vom Grundlohn ab. Die Regeln im Steuerrecht weichen jedoch teilweise vom Beitragsrecht ab.

Arbeitgeber können ihren Beschäftigten einen Zuschlag zum Lohn oder Gehalt zahlen, weil sie ihre Leistung zu Zeiten erbringen, an denen die Mehrheit der Beschäftigten arbeitsfrei hat. Der Anspruch der Beschäftigten auf Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge ergibt sich aus dem Gesetz (Nachtarbeit), einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder dem Arbeitsvertrag.

Steuerrecht: Zuschläge, die ein Betrieb für tatsächlich geleistete Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit neben dem Lohn oder Gehalt (= Grundlohn) zahlt, sind steuerfrei, soweit sie die gesetzlich festgeschriebenen Prozentsätze des Grundlohns nicht übersteigen. Als Grundlohn ist dabei maximal ein Betrag von 50 € pro Stunde anzusetzen. Die Obergrenze gilt auch bei Beschäftigten mit einem höheren Grundlohn.

Beitragsrecht: In der Sozialversicherung sind steuerfreie Zuschläge nur beitragsfrei, wenn sie sich aus einem Grundlohn von bis zu 25 € pro Stunde berechnen. Hier weicht das Beitragsrecht vom Steuerrecht ab. Verdient ein Beschäftigter mehr als 25 €, so können die Zuschläge für Sonntags- Feiertags- und Nachtarbeit zwar steuerfrei, aber nicht beitragsfrei sein.

Fazit: Für die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung müssen alle für die Steuerfreiheit geltenden Voraussetzungen erfüllt sein, z. B. Zahlung zusätzlich zum Grundlohn für tatsächlich geleistete Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, Höhe der Zuschlagssätze und die steuerlich maßgeblichen Arbeitszeiten.

Die Steuerfreiheit von Zuschlägen zur Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit ist nach dem maßgebenden Grundlohn zu bemessen. Der maßgebende Grundlohn ist der laufende Arbeitslohn, der dem Arbeitnehmer für seine regelmäßige Arbeitszeit im jeweiligen Lohnzahlungszeitraum arbeitsvertraglich zusteht. Ob und in welchem Umfang der Grundlohn dem Arbeitnehmer tatsächlich zufließt, spielt bei der Bemessung der Steuerfreiheit der Zuschläge keine Rolle.

Praxis-Beispiel:
Die Klägerin gewährte ihren Arbeitnehmern steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit. Bei der Berechnung des Grundlohns, der für die Bemessung der steuerfreien Zuschläge maßgeblich ist, bezog sie von ihr (aufgrund einer Gehaltsumwandlung) entrichtete Beiträge an eine zugunsten der Arbeitnehmer eingerichtete Unterstützungskasse ein. Weder die erteilte Leistungszusage der Klägerin auf Alters- und Hinterbliebenenversorgung noch der Leistungsplan der Unterstützungskasse vermittelten den versorgungsberechtigten Arbeitnehmern einen eigenen Leistungsanspruch gegenüber der Unterstützungskasse. Das Finanzamt vertrat die Auffassung, dass die Beiträge der Klägerin an die Unterstützungskasse nicht zum Grundlohn gehören. Grundlohn sei danach der laufende Arbeitslohn. Hierunter sei nicht das arbeitsvertraglich geschuldete, sondern das tatsächlich zugeflossene Arbeitsentgelt zu verstehen.

Der BFH gab der Revision statt. Unter den Voraussetzungen des § 3b Abs. 1 EStG sind Zuschläge steuerfrei, die für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit neben dem Grundlohn gezahlt werden. Der Arbeitslohn ist in einen Stundenlohn umzurechnen und mit höchstens 50 € anzusetzen. Das ergibt sich auch aus den Regelungen in R 3b LStR, wonach bei der Ermittlung des Grundlohns nicht auf den zugeflossenen, sondern auf den arbeitsvertraglich geschuldeten Arbeitslohn abzustellen ist. Danach ist zum Beispiel die Rechengröße "Basisgrundlohn" nach Auffassung der Finanzbehörden nach dem Grundlohn zu ermitteln, der für den jeweiligen Lohnzahlungszeitraum vereinbart wurde.

Fazit: Der für die Bemessung der Steuerfreiheit von Zuschlägen zur Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit maßgebende Grundlohn ist der laufende Arbeitslohn, der dem Arbeitnehmer für seine regelmäßige Arbeitszeit im jeweiligen Lohnzahlungszeitraum arbeitsvertraglich zusteht.

Die Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung sollen ab dem 1.1.2024 wie folgt erhöht werden:

Rentenversicherung: Die Beitragsbemessungsgrenze wird im Monat auf 7.550 € (West) und 90.600 € im Jahr steigen und auf 7.450 € (Ost) im Monat und 89.400 im Jahr steigen. 

Krankenversicherung: Die Beitragsbemessungsgrenze steigt auf 5.775 € im Monat. 

Die Bezugsgröße West in der Kranken- und Pflegeversicherung wird 2024 voraussichtlich 3.535 € monatlich (42.420 € jährlich) betragen, und im Rechtskreis Ost 3.465 € monatlich (41.580 € jährlich).

Hinweis: Der Anstieg ist auf die positive Einkommensentwicklung zurückzuführen, die als Grundlage für die Anpassung der Rechengrößen dient.

Die Lohnsteuer kann gemäß § 40a Abs. 2 EStG nur dann pauschal mit 2% berechnet werden, wenn es sich sozialversicherungsrechtlich um eine geringfügige Beschäftigung handelt. Das heißt, dass die Pauschalierung der Lohnsteuer eine sozialversicherungsrechtliche Beschäftigung voraussetzt. 

Praxis-Beispiel:
Der alleinige Gesellschafter und Geschäftsführer vereinbarte mit seiner GmbH ein geringfügiges Beschäftigungsverhältnis. Die Lohnsteuer berechnete er nach § 40a Abs. 2 EStG pauschal mit 2%. Das Finanzamt unterwarf den Arbeitslohn der Lohnsteuer mit dem individuellen Steuersatz. 

Der BFH hat entschieden, dass eine pauschale Besteuerung nicht in Frage kommt. Voraussetzung für eine Pauschalversteuerung ist unter anderem das Vorliegen von Arbeitsentgelt aus geringfügigen Beschäftigungen im Sinne des § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV oder des § 8a SGB IV. Beide Vorschriften setzen das Bestehen einer sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung voraus. Ein Geschäftsführer, der zugleich alleiniger Gesellschafter seiner GmbH ist, erfüllt die Voraussetzungen grundsätzlich nicht. Das heißt, er kann aufgrund seiner GmbH-Beteiligung kein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis begründen. Folglich ist auch eine pauschale Besteuerung mit 2% nicht möglich.

Eine Betriebsveranstaltung (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Betriebsjubiläum usw.) liegt regelmäßig im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Ob die Zuwendungen als Arbeitslohn zu erfassen sind, hängt u.a. davon ab, ob der Freibetrag von 110 € pro Arbeitnehmer überschritten wird. Der Freibetrag von 110 € soll nach dem Entwurf des Wachstumschancengesetzes für Betriebsveranstaltungen ab dem 1.1.2024 auf 150 € pro Arbeitnehmer erhöht werden.

Bei der Ermittlung der Aufwendungen sind alle Kosten einzubeziehen, die dem Unternehmer für die Veranstaltung berechnet werden. Maßgebend ist der Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer. Es müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer einbezogen werden, unabhängig davon,

• ob sie dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können oder
• ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung bezahlt.
• Allgemeinkosten sind nicht einzubeziehen.

Zu den Aufwendungen, die einer Betriebsveranstaltung zuzuordnen sind, gehören z. B.

• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
• Fahrt- und Übernachtungskosten, soweit sie nicht vom Arbeitnehmer individuell organisiert werden,
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Musik, Kegelbahn, künstlerische oder artistische Darbietungen,
• Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen – wenn es sich um einen Teil der geselligen Veranstaltung handelt,
• Geschenke ohne bleibenden Wert, z. B. ein Weihnachtspäckchen bei einer betrieblichen Weihnachtsfeier. Der Wert des Geschenks ist bei der Ermittlung des Höchstbetrags von 110 € bzw. 150 € (ab 2024) einzubeziehen. Einzubeziehen sind sowohl übliche als auch nicht übliche Zuwendungen. Sie gehören zu den maßgebenden Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung.

Hinweis: Geschenke dürfen nicht in die Gesamtkosten einer Feier einfließen, wenn sie pauschal besteuert worden sind (30%-ige Pauschalierung von Sachzuwendungen).

Urlaubsgeld und Erholungsbeihilfen sind unterschiedliche Zahlungen, die auch unterschiedlich erfasst werden. Bei der Zahlung von Urlaubsgeld fällt unabhängig von der Höhe Lohnsteuer und Sozialversicherung an. Im Gegensatz dazu kann die Erholungsbeihilfe in begrenzter Höhe mit 25% pauschal versteuert werden und bleibt damit beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Erholungsbeihilfen sind freiwillige Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Erholungskosten seines Arbeitnehmers. Sachleistungen sind ebenfalls möglich. Wie der betreffende Beschäftigte seinen Urlaub verbringt, spielt keine Rolle. Jeder Mitarbeiter kann eine Erholungsbeihilfe erhalten, die pro Jahr maximal 

• 156 € für den Arbeitnehmer,
• 104 € für den Ehe-/Lebenspartner und
• 52 € für jedes Kind betragen darf.

Jeder Arbeitnehmer kann die Erholungsbeihilfe vom Arbeitgeber erhalten, unabhängig davon, ob er Festangestellter, Teilzeitmitarbeiter, Werkstudent oder Minijobber ist.

Lohnsteuerpauschalierung: Erholungsbeihilfen, die steuerpflichtig sind, können pauschal mit 25% versteuert werden, wenn die Beihilfen die Freigrenzen im Kalenderjahr nicht übersteigen. Übersteigt die Erholungsbeihilfe die Grenzbeträge, ist eine Pauschalbesteuerung nicht möglich. In diesem Fall wird die Lohnsteuer ebenso wie beim normalen Arbeitslohn einbehalten, sodass die Erholungsbeihilfe dann auch in voller Höhe beitragspflichtig in der Sozialversicherung ist.

Nachweispflichten: Die Pauschalierung ist auch möglich, wenn der Arbeitnehmer keine Urlaubsreise durchführt, sondern seinen Urlaub zu Hause verbringt. Die zweckentsprechende Verwendung der Erholungsbeihilfe gilt als erfüllt, wenn ein zeitlicher Zusammenhang zwischen der Gewährung der Erholungsbeihilfe und dem Urlaub des Arbeitnehmers besteht.

Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden. Die Erholungsbeihilfen müssen für die Erholung dieser Personen bestimmt sein und verwendet werden. Davon kann in der Regel ausgegangen werden, wenn die Erholungsbeihilfe im zeitlichen Zusammenhang mit einem Urlaub des Arbeitnehmers gewährt wird.

Ein zeitlicher Zusammenhang zwischen der Zahlung der Beihilfe und der Erholungsmaßnahme des Arbeitnehmers kann im Allgemeinen dann angenommen werden, wenn die Erholungsmaßnahme (z. B. der Urlaub) innerhalb von drei Monaten vor oder nach der Auszahlung der Beihilfe beendet bzw. begonnen oder aber innerhalb dieses Zeitraumes eine Anzahlung auf eine bereits fest vereinbarte Erholungsmaßnahme (z. B. Buchung einer Erholungsreise) nachgewiesen wird. In den Fällen, in denen dieser zeitliche Zusammenhang gewahrt ist, kann von einer schriftlichen Bestätigung des Arbeitnehmers über die zweckgebundene Verwendung der Beihilfe abgesehen werden. Liegt kein zeitlicher Zusammenhang vor, ist zumindest einer schriftlichen Erklärung des Arbeitnehmers über die zweckentsprechende Verwendung der Beihilfe erforderlich.

Spricht der Anscheinsbeweis dafür, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer den betrieblichen Pkw privat genutzt hat, obwohl ein Verbot der Privatnutzung vereinbart war, liegt auf der Gesellschaftsebene eine verdeckte Gewinnausschüttung vor.

Praxis-Beispiel:
Eine GmbH beschäftigte Ihren Alleingesellschafter im Rahmen eines Geschäftsführer-Anstellungsvertrags. Neben einer monatlichen Vergütung wurde ihm zusätzlich zu seinem Gehalt ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt, den er zunächst auch für private Zwecke nutzen durfte. Später wurde ihm von der Klägerin eine private Nutzung nicht mehr gestattet. Bei einer steuerlichen Außenprüfung in 2018 griff das Finanzamt die Privatnutzung betrieblicher Fahrzeuge in den Jahren 2014 bis 2016 auf. Im Betriebsvermögen der GmbH befanden sich zwei Firmenfahrzeuge, darunter ein Audi A4 Avant, der einem Angestellten der GmbH überlassen wurde, und ein Porsche Cayenne, der vom Alleingesellschafter genutzt wurde. Der Betriebsprüfer vertrat die Auffassung, dass eine ausschließliche betriebliche Nutzung des Porsche Cayenne nicht zu akzeptieren sei, da das private Fahrzeug des Geschäftsführers nicht gleichwertig sei. Der betriebliche Porsche Cayenne sei deutlich hochwertiger als das Porsche Boxster Cabriolet, das ihm privat zur Verfügung stehe.

Trotz des Nutzungsverbots im Anstellungsvertrag ging das Finanzamt von einer verdeckten Gewinnausschüttung im Zusammenhang mit einer privaten Nutzung des betrieblichen Pkw Porsche Cayenne aus und setzte diese mit 1% des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung an.

Das Finanzgericht wies die Klage als unbegründet zurück. Die Annahme einer verdeckten Gewinnausschüttung wegen privater Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs Porsche Cayenne durch den alleinigen Gesellschafter-Geschäftsführer der Klägerin ist nicht zu beanstanden. Die Annahme einer verdeckten Gewinnausschüttung wegen einer privaten Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs Porsche Cayenne durch den alleinigen Gesellschafter-Geschäftsführer der Klägerin ist nicht zu beanstanden.

Nach der allgemeinen Lebenserfahrung nutzt ein Gesellschafter ein ihm zur Verfügung stehendes Betriebsfahrzeug auch für private Fahrten. Hierfür spricht zum einen, dass ein Pkw regelmäßig auch privat genutzt wird. Zum anderen widerspricht es der Lebenserfahrung, dass – wenn eine Fahrt teils betrieblichen, teils privaten Zwecken diene – das Fahrzeug gewechselt wird. Vielmehr wird gerade das Fahrzeug genutzt, das zur Verfügung steht. Steht das Fahrzeug, dessen private Nutzung im Anstellungsvertrag geregelt sei, (z. B. wegen einer Inspektion) nicht zur Verfügung, wird das andere Fahrzeug genutzt.

Hinweis: Das Finanzgericht hat die Revision zugelassen, um zu klären, ob das BFH-Urteil vom 21.3.2013 (VI R 42/12) auch bei einem vereinbarten Privatnutzungsverbot für Zwecke der Prüfung einer verdeckten Gewinnausschüttung gilt. Eine Revision wurde nicht eingelegt.

Nutzt ein Arbeitnehmer einen Firmenwagen auch für private Fahrten, muss er diesen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern. Dieser geldwerte Vorteil kann mithilfe der 1%-Regelung bewertet werden. Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten des Firmenwagens sind bei der Berechnung des privaten Nutzungsanteils anzurechnen. Das Niedersächsische Finanzgericht hatte entschieden, dass eine Zuzahlung, die in einer Summe erfolgt, auf den Zeitraum zu verteilen ist, der zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer arbeitsvertraglich vereinbart wurde.

Das Finanzamt legte die zu der Zeit vertretende Auffassung der Finanzverwaltung zugrunde und ermittelte die private Nutzung vom vollen Betrag und minderte dann den privaten Nutzungsanteil um den Betrag der Zuzahlung, maximal bis zum Betrag von 0 €. Dem Widersprach das Finanzgericht. Über die Revision gegen das Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts (Az. beim BFH: VI R 18/18) wurde bisher noch nicht entschieden. Es geht hier um die Frage, wie

• die in einer Summe geleistete Zuzahlung eines Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten eines Firmenwagens
• der dem Arbeitnehmer auch zur Privatnutzung überlassen wird,
• bei Anwendungen der 1%-Regelung anzurechnen ist,
• wenn vereinbart worden ist, dass die Zuzahlung gleichmäßig über die Nutzungsdauer verteilt werden soll.

Aber! Inzwischen hat die Finanzverwaltung ihre Formulierung in den Lohnsteuer-Richtlinien 2023 geändert. Danach können nunmehr Einmalzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten eines Firmenwagens, der auch zur privaten Nutzung überlassen wird, auf den Zeitraum, für den sie geleistet werden, gleichmäßig verteilt werden, wenn darüber eine arbeitsvertragliche Vereinbarung besteht. Die Minderung des geldwerten Vorteils ist dann entsprechend vorzunehmen.

Bestehen keine arbeitsvertraglichen Vereinbarungen, ist es nicht zu beanstanden, wenn die Zahlung des Arbeitnehmers im Zahlungsjahr sowie in den darauffolgenden Kalenderjahren auf den privaten Nutzungswert bis auf 0 € angerechnet werden. Bei Leasingsonderzahlungen ist entsprechend zu verfahren.

Hat der Arbeitgeber mit seinem Arbeitnehmer für die Überlassung eines Firmenwagens eine pauschale Nutzungsvergütung oder eine kilometerbezogene Vergütung vereinbart, wird die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage nicht gemindert. Andererseits sind die Zahlungen des Arbeitnehmers an seinen Arbeitgeber bei der Umsatzsteuer nicht als umsatzsteuerpflichtiges Entgelt zu behandeln. Ergebnis: Die umsatzsteuerliche Behandlung weicht von der lohnsteuerlichen Behandlung ab.

Allerdings wird es bei der Umsatzsteuer aus Vereinfachungsgründen nicht beanstandet, wenn für die umsatzsteuerrechtliche Bemessungsgrundlage anstelle der Ausgaben von den lohnsteuerrechtlichen Werten (1%-Methode) ausgegangen wird. Die lohnsteuerrechtlichen Werte nach der 1%-Methode sind als Bruttowerte anzusehen, aus denen die Umsatzsteuer herauszurechnen ist. Diese Berechnung findet auch dann statt, wenn der Arbeitnehmer Zuzahlungen leistet. Da Leistungen des Arbeitnehmers dann beim Arbeitgeber als umsatzsteuerfreies Entgelt zu behandeln sind, muss die Buchung entsprechend vorgenommen werden. Die Zahlungen des Arbeitnehmers sind daher als "umsatzsteuerfreie Einnahmen" zu buchen. Die Zahlungen, die umsatzsteuerfrei sind, erhöhen den Gewinn und müssen entsprechend gebucht werden. Dabei kann z. B. das Konto "Sonstige betriebliche Erträge" verwendet werden.

Die Situation sieht jedoch anders aus, wenn der Arbeitnehmer Teile der Kfz-Kosten übernimmt, wie z. B. die Benzinkosten. In diesem Fall wird kein Nutzungsentgelt gezahlt.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber hat seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen (Bruttolistenpreis 30.000 €) überlassen, den der Arbeitnehmer auch privat nutzen darf. Den geldwerten Vorteil aus der Überlassung des Firmenwagens bewertet der Unternehmer nach der 1%-Methode. Er hat mit seinem Arbeitnehmer vereinbart, dass dieser die Benzinkosten insgesamt aus der eigenen Tasche zahlt. Im laufenden Jahr sind insgesamt 2.400 € Benzinkosten angefallen. Die Berechnung sieht dann wie folgt aus:

Es gehört zu den Aufgaben der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV Bund) zu prüfen, ob eine abhängige Beschäftigung oder eine selbständige Tätigkeit vorliegt (= sogenanntes Statusfeststellungsverfahren).

Praxis-Beispiel:
Ein Journalist war als Chefredakteur zunächst mehrere Jahre bei einem Verlag angestellt. Nach einer Vertragsänderung war er nicht mehr als Chefredakteur tätig, sondern nur noch für die Erstellung von redaktionellen Beiträgen zuständig. Die DRV Bund stellte fest, dass es sich bei der Tätigkeit auch nach der Vertragsänderung um eine abhängige Beschäftigung handelt. Dagegen klagten der Journa-list und der Verlag.

Das Hessische Landessozialgericht stufte die Tätigkeit als nicht sozialversicherungspflichtig ein. Die redaktionelle Tätigkeit eines Journalisten ist sowohl im Rahmen einer abhängigen Beschäftigung als auch als Selbstständiger möglich. Es sei auch weit verbreitet, dass redaktionelle Beiträge durch freie Mitarbeiter erbracht würden. Bei der Feststellung des sozialversicherungsrechtlichen Status sei die grundrechtlich geschützte Pressefreiheit zu berücksichtigen. Dadurch könne ein grundsätzlicher Bedarf an Beschäftigung in freier Mitarbeit insbesondere bei redaktionell verantwortlichen Mitarbeitenden bestehen. Dazu gehörten Mitarbeitende, „die in nicht unwesentlichem Umfang am Inhalt des redaktionellen Teils der Zeitung gestaltend mitwirken“.

Mit der vertraglichen Änderung sei der Journalist nicht mehr als Chefredakteur tätig gewesen, sondern nur noch für die Erstellung redaktioneller Beiträge für ein sechsmal jährlich erscheinendes Magazin zuständig. Zudem arbeite er überwiegend außerhalb der Redaktionsräume des Verlags. Die Vergütung richte sich auch nicht nach einem festen Stundenlohn, sondern nach einer vereinbarten Pauschale. Reisekosten seien zudem nicht vergütet worden. 

Fazit: der Journalist war weitgehend weisungsfrei tätig und nur in dem Umfang in die Betriebsabläufe des Verlags eingegliedert, wie das für die Nutzung der von ihm gelieferten Beiträge für die Zeitschrift zwingend erforderlich war. Darauf ist bei Vertragsgestaltungen zu achten.

Die Bundesregierung plant, ab dem 1.7.2023 den Beitragssatz zur sozialen Pflegeversicherung von bisher 3,05% auf 3,4% zu erhöhen. Für Kinderlose, die das 23. Lebensjahr vollendet haben, soll der Beitragssatz von 3,4% auf 4,0% des Bruttoentgelts steigen. Damit setzt der Gesetzgeber auch den Beschluss des Bundesverfassungsgerichts zur Berücksichtigung des Erziehungsaufwands von Eltern mit mehreren Kindern um. Gleichzeitig nutzt der Gesetzgeber diese Gelegenheit auch zur Erhöhung des allgemeinen Beitragssatzes zur Pflegeversicherung. Der neue Beitragssatz von 3,4% (bisher 3,05%) gilt für Eltern mit einem Kind und ist gleichzeitig die Basis für die Berechnung der Beiträge für Kinderlose und für Eltern mit zwei und mehr Kindern.

An dem Prinzip, dass Kinderlose bei der Pflegeversicherung höhere Beiträge zahlen, ändert sich nichts. Allerdings ist es nicht mit dem Gleichbehandlungsgrundsatz vereinbar, dass der mit steigender Kinderanzahl anwachsende Erziehungsaufwand im Beitragsrecht der Pflegeversicherung nicht ausreichend berücksichtigt wird. Die Benachteiligung tritt bereits ab dem zweiten Kind ein. Für eine Neuregelung hatte das Bundesverfassungsgericht (Beschluss vom 7.4.2022, 1 BvL 3/18) dem Gesetzgeber eine Frist bis 31.7.2023 eingeräumt. Diese Neuregelung sieht wie folgt aus:

Gestaffelte Entlastung nach Anzahl der Kinder
Beschäftigte mit mehreren Kindern werden ab dem zweiten Kind (gestaffelt nach Kinderzahl) mit einem Abschlag entlastet. Ab dem sechsten Kind ist keine weitere Differenzierung vorgesehen. Berücksichtigt werden Kinder bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres. 

Der Zuschlag für Kinderlose wird von 0,35% auf 0,6% erhöht, sodass der Beitrag auf 4,0% ansteigt. Eltern mit mehr als einem Kind unterhalb der Altersgrenze werden gestaffelt, nach ihrer Kinderzahl, wie folgt mit einem Abschlag vom Beitragssatz entlastet:

• 0,25 Prozent bei zwei Kindern (Beitragssatz: 3,15%)
• 0,50 Prozent bei drei Kindern (Beitragssatz: 2,9%)
• 0,75 Prozent bei vier Kindern (Beitragssatz: 2,65%)
• 1,00 Prozent bei fünf und mehr Kindern (Beitragssatz: 2,4%)

Die Abschläge für Kinder gelten ab Beginn des Monats der Geburt (Nachweis innerhalb von drei Monaten). Später eingereichte Nachweise wirken ab Beginn des Folgemonats. Kinder, die das 25. Lebensjahr vollenden, werden mit Ablauf des Monats nicht mehr berücksichtigt.

Beitragsanteil der Arbeitgeber: 1,7%
Arbeitgeber und Beschäftigte tragen die Beiträge jeweils zur Hälfte. Dafür wird der Beitragssatz von 3,4% für Eltern mit einem Kind zugrunde gelegt. Während der Beitragssatz für Beschäftigte mit mehreren Kindern abnimmt und für Kinderlose steigt, beträgt der Beitragsanteil des Arbeitgebers gleichbleibend 1,7%.

Übergangsfrist
Nachweise für vor dem 1.7.2023 geborene Kinder, die bis zum 31.12.2023 erbracht werden, wirken vom 1.7.2023 an. Die Nachweise sind gegenüber der beitragsabführenden Stelle zu erbringen. Das ist z. B. der Arbeitgeber. Freiwillig versicherte Selbstzahler weisen die Kinderanzahl direkt gegenüber der Pflegekasse nach.

Die Vergütungen, die Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten, Umzugskosten oder Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung erhalten, sind steuerfrei, soweit sie als Werbungskosten abziehbar sind. Außerdem sind die Zuschüsse steuerfrei,

• die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr bzw.
• zur Nutzung des Personenfernverkehrs (ohne Luftverkehr)
• zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn leistet,
• soweit sie auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie zu einem Sammelpunkt oder einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet entfallen. 

Die Steuerbefreiung umfasst Arbeitgeberleistungen in Form von unentgeltlichen oder verbilligt überlassenen Fahrberechtigungen (Sachbezüge) und Zuschüssen (Barlohn) des Arbeitgebers zu den Fahrberechtigungen, die der Arbeitnehmer selbst erworben hat (§ 3 Nr. 15 EstG). Hierzu gehören Einzel- und Mehrfahrtenfahrscheine, Zeitkarten, z. B. das neu eingeführte 49 €-Ticket und Jahrestickets.

Die Steuerbefreiung (§ 3 Nr. 15 EStG) für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte gilt nur für Arbeitgeberleistungen, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Wichtig! Werden insgesamt höhere Zuschüsse gezahlt, als der Arbeitnehmer an Aufwendungen hat, ist der Differenzbetrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln.

Hinweis: Die steuerfreien Arbeitgeberleistungen mindern den Betrag, der als Entfernungspauschale abziehbar ist. Arbeitgeber sind daher verpflichtet, die gesamten nach § 3 Nr. 15 EStG steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse im Kalenderjahr zu bescheinigen.

Pauschalierungsmöglichkeit beim Jobticket: Der Arbeitgeber hat die Wahl, auf die Steuerfreiheit des Jobtickets zu verzichten, indem er die steuerfreien Aufwendungen pauschal mit 25% versteuert. Die pauschale Besteuerung mit 25% führt dazu, dass die beim Arbeitnehmer abziehbare Entfernungspauschale nicht gemindert wird. Die pauschale Besteuerung nutzt vor allem den Arbeitnehmern, die das unentgeltliche Jobticket nicht oder nur sehr eingeschränkt nutzen können oder wollen. Damit werden eventuelle steuerliche Nachteile vermieden. Wenn die Entfernungspauschale beim Arbeitnehmer nicht gekürzt werden muss, müssen die pauschal besteuerten Bezüge auch nicht in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung übermittelt werden. Eine individuelle Zuordnung zum einzelnen Arbeitnehmer ist ebenfalls nicht erforderlich.

Fazit: Die Möglichkeit der pauschalen Besteuerung mit 25% gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber Kosten für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte übernimmt, die nicht steuerfrei sind, z. B. weil der Arbeitgeber die Aufwendungen nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, sondern mittels Gehaltsumwandlung übernimmt. Auch in diesen Fällen findet keine Anrechnung auf die Entfernungspauschale statt. Es kann, insbesondere bei größeren Entfernungen vorteilhaft sein, wenn die Entfernungspauschale beim Arbeitnehmer nicht gekürzt wird.

Sachzuwendungen und Geschenke des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer, die im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung der Arbeitnehmer führen, sind lohnsteuerfreie Aufmerksamkeiten. Die Finanzverwaltung geht von einer nicht ins Gewicht fallenden und damit lohnsteuerfreien Bereicherung aus, wenn die Sachzuwendung nicht mehr als 60 € (brutto) beträgt. Hierzu gehören z. B. Blumen, Genussmittel, Bücher oder Tonträger, die dem Arbeitnehmer oder in seinem Haushalt lebenden Angehörigen aufgrund eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden, z. B. anlässlich eines Geburtstags, einer Hochzeit, der Geburt eines Kindes, einer Taufe, Kommunion oder Konfirmation.

Kein Arbeitslohn, also lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind außerdem
•    Bewirtungskosten, die bei einem Geschäftsessen auf den Arbeitnehmer entfallen
•    Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb kostenlos bzw. teilweise kostenlos überlässt
•    Speisen anlässlich oder während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, wenn der Betrag je Arbeitnehmer und Anlass 60 € brutto nicht übersteigt

Außerdem können Aufwendungen für 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr als Betriebsausgaben abgezogen werden und sind beim Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei frei, soweit die Kosten je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110 € (brutto einschließlich Umsatzsteuer) betragen.

Hinweis: Ist das Geschenk an den Arbeitnehmer keine Aufmerksamkeit, liegt in der Regel ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor. Anstelle des individuellen Steuersatzes kann die Sachzuwendung pauschal mit 30% versteuert werden, wenn die übrigen Voraussetzungen vorliegen.

Grundsätzlich gilt, dass Weihnachts- und Urlaubsgeld nicht in eine steuerfreie Inflationsausgleichsprämie umgewandelt werden kann. Die Zahlung von Weihnachtsgeld weist nicht den erforderlichen Inflationsbezug auf. Denn die Leistung muss zur Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Es ist aber steuerlich zulässig, die Zahlung einer Inflationsausgleichsprämie so mit der Zahlung von Weihnachtsgeld zu verbinden, dass zwei gesonderte Beträge (zum einen das Weihnachtsgeld und zum anderen die Inflationsausgleichsprämie) in derselben Gehaltsabrechnung aufgeführt werden. Leistungen des Arbeitgebers, die auf einer vertraglichen Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer oder auf einer anderen rechtlichen Verpflichtung beruhen, können nachträglich nicht in eine steuerfreie Inflationsausgleichsprämie umgewandelt oder umgewidmet werden. 

Sofern jedoch keine vertraglichen Vereinbarungen oder andere rechtliche Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Gewährung einer Sonderzahlung bestehen, kann er eine Inflationsausgleichsprämie steuerfrei auszahlen, weil dann die Voraussetzung einer Gewährung „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erfüllt ist. Außerdem müssen auch die übrigen Voraussetzungen für die Steuerbefreiung vorliegen. So ist z. B. wichtig, dass der Inflationsbezug erkennbar ist.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer beschäftigt 5 Arbeitnehmer. Mit der Lohnabrechnung für den Monat Dezember 2023 gewährt er seinen Mitarbeitern anstatt eines freiwilligen Weihnachtsgeldes eine steuer- und sozialversicherungsfreie Inflationsausgleichsprämie von jeweils 1.500 €. Da weder vertragliche Vereinbarungen noch andere rechtliche Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Gewährung einer Sonderzahlung bestehen, kann er unter Einhaltung der weiteren Voraussetzungen eine Inflationsausgleichsprämie steuerfrei auszahlen. Diese Zahlungen sind in der Buchführung auf das Konto „freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ zu erfassen.

Nach § 3 Nr. 11c EStG können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern

• zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
• in der Zeit vom 26.10.2022 bis zum 31.12.2024
• Leistungen in Form von Zuschüssen und Sachbezügen

zur Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise bis zu einem Betrag von 3.000 € steuerfrei zukommen lassen.

Es genügt, wenn der Arbeitgeber bei der Gewährung der Leistung festhält, dass die Leistung im Zusammenhang mit der Preissteigerung steht. Die Auszahlung der Inflationsprämie ist für Unternehmen freiwillig. Arbeitnehmer haben keinen gesetzlichen Anspruch auf die Prämie in Höhe von 3.000 €. Der Arbeitgeber entscheidet, ob und in welcher Höhe er die Prämie an die Beschäftigten zahlt. Der Arbeitgeber hat auch die Möglichkeit, den Betrag von 3.000 € oder einen geringeren Betrag in Teilbeträgen an den Arbeitnehmer auszuzahlen. Die Zahlung der Inflationsprämie ist beim Arbeitgeber als Betriebsausgabe abziehbar.

Überstunden ohne Anspruch auf Vergütung: Der Arbeitgeber kann eine Sonderzahlung an einen Arbeitnehmer als steuerfreie Inflationsausgleichsprämie leisten, auch wenn der Arbeitnehmer im Gegenzug auf einen Freizeitausgleich von Überstunden verzichtet bzw. wenn die Zahl der Überstunden gekürzt wird, auf die kein Auszahlungsanspruch besteht. Die Voraussetzung einer Gewährung „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ ist in diesen Fällen erfüllt.

Mehrere Arbeitsverhältnisse: Die Steuerbefreiung kann bis zu dem Betrag von 3.000 € in der Regel für jedes Arbeitsverhältnis, also auch für aufeinander folgende oder nebeneinander bestehende Dienstverhältnisse, gesondert in Anspruch genommen werden. Dies gilt auch bei mehreren Arbeitsverhältnissen mit unterschiedlichen Arbeitgebern verbundener Unternehmen im Sinne des § 15 Aktiengesetz. Der Arbeitgeber braucht somit nicht zu prüfen, ob der Arbeitnehmer eine Prämie bereits aus einem anderen Arbeitsverhältnis mit einem anderen Arbeitgeber erhalten hat.

Bei mehreren aufeinander folgenden Arbeitsverhältnissen in dem Begünstigungszeitraum zu demselben Arbeitgeber gilt die Steuerbefreiung jedoch nur bis zu dem Betrag von insgesamt 3.000 €. Bei einer zivilrechtlichen Gesamtrechtsnachfolge und bei Betriebsübergängen (z. B. bei Einbringung eines Einzelunternehmens in eine Kapitalgesellschaft) ist nicht von einem weiteren Dienstverhältnis auszugehen. Hier tritt zivilrechtlich der neue Betriebsinhaber lediglich in die Rechte und Pflichten aus den im Zeitpunkt des Übergangs bestehenden Arbeitsverhältnissen ein. In diesen Fällen kann der steuerfreie Höchstbetrag nicht mehrfach in Anspruch genommen werden.

Minijobs: Die Steuerbefreiung kann neben der Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung für Minijobs angewendet werden.

Die Sofortmeldung ersetzt nicht die Anmeldung eines Arbeitnehmers. Sie ist mit dem Meldegrund 20 abzugeben und unabhängig von der regulär nach der DEÜV abzugebenden Anmeldung zusätzlich zu erstatten. Sofortmeldungen sind direkt an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) nur elektronisch möglich. Ist die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers zum Zeitpunkt der Abgabe der Sofortmeldung nicht bekannt, sind zusätzlich

• die für die Vergabe einer Versicherungsnummer erforderlichen Daten (Tag und Ort der Geburt, Anschrift) und
• ggf. die Europäische Versicherungsnummer

mit der Sofortmeldung zu übermitteln. Die ermittelte oder neu vergebene Versicherungsnummer wird dem Arbeitgeber direkt von der DSRV im elektronischen Datenaustausch zurückgemeldet.

Die Abgabe der Sofortmeldung ist für folgende Wirtschaftsbereiche vorgesehen:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe

Die Sofortmeldung ist in den betroffenen Wirtschaftsbereichen vor oder spätestens mit Beschäftigungsbeginn mit folgenden Inhalten abzugeben:

• Familien- und Vornamen
• Versicherungsnummer
• Betriebsnummer des Arbeitgebers
• Tag der Beschäftigungsaufnahme

Die Meldepflicht gilt für alle Beschäftigten des Unternehmens der genannten Wirtschaftszweige. Auf die Art der Beschäftigung kommt es nicht an.

Frist und Form der Abgabe der Sofortmeldung
Die Sofortmeldung kann bereits vor Aufnahme der Beschäftigung abgegeben werden. Sie ist spätestens bei Beschäftigungsaufnahme zu erstatten. Die Sofortmeldung kann ausschließlich auf elektronischem Weg über

• eine elektronische Ausfüllhilfe (z. B. sv-net) durch die einstellende Person vor Ort oder
• die EDV des Arbeitgebers (zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm)

abgegeben werden. Die Meldung kann nicht im Laufe des Tages nachgeholt werden.
Sofern während einer Prüfung vor Ort keine Angabe zur Beschäftigung in der Betriebsprüfungsdatei der Rentenversicherung vom Prüfer gefunden wird, gilt die Tätigkeit als Schwarzarbeit. Daraus resultieren strafrechtlichen Konsequenzen.

Durch die Sofortmeldung ist die Mitführungspflicht des Sozialversicherungsausweises für Arbeitnehmer in den bisher mitführungspflichtigen Branchen entfallen. Die Ausweispflicht ist jedoch nicht in vollem Umfang entfallen. Arbeitnehmer müssen sich jetzt durch Personaldokumente (z. B. Personalausweis) ausweisen. Auch anderweitige behördliche Lichtbildausweise (z. B. Dienstausweis eines Beamten, Führerschein) reichen zur Personenidentifizierung aus. Führt der Arbeitnehmer die vorgeschriebenen Ausweispapiere nicht mit, darf er im Falle einer Kontrolle bis zur Klärung des Sachverhalts nicht beschäftigt werden. In einem solchen Fall hat der Beschäftigte für die Zeit des Nichteinsatzes keinen Anspruch auf Entgelt. Der Beschäftigte hat die Unmöglichkeit der Arbeitsleistung zu vertreten.