Die Bundesregierung plant, ab dem 1.7.2023 den Beitragssatz zur sozialen Pflegeversicherung von bisher 3,05% auf 3,4% zu erhöhen. Für Kinderlose, die das 23. Lebensjahr vollendet haben, soll der Beitragssatz von 3,4% auf 4,0% des Bruttoentgelts steigen. Damit setzt der Gesetzgeber auch den Beschluss des Bundesverfassungsgerichts zur Berücksichtigung des Erziehungsaufwands von Eltern mit mehreren Kindern um. Gleichzeitig nutzt der Gesetzgeber diese Gelegenheit auch zur Erhöhung des allgemeinen Beitragssatzes zur Pflegeversicherung. Der neue Beitragssatz von 3,4% (bisher 3,05%) gilt für Eltern mit einem Kind und ist gleichzeitig die Basis für die Berechnung der Beiträge für Kinderlose und für Eltern mit zwei und mehr Kindern.

An dem Prinzip, dass Kinderlose bei der Pflegeversicherung höhere Beiträge zahlen, ändert sich nichts. Allerdings ist es nicht mit dem Gleichbehandlungsgrundsatz vereinbar, dass der mit steigender Kinderanzahl anwachsende Erziehungsaufwand im Beitragsrecht der Pflegeversicherung nicht ausreichend berücksichtigt wird. Die Benachteiligung tritt bereits ab dem zweiten Kind ein. Für eine Neuregelung hatte das Bundesverfassungsgericht (Beschluss vom 7.4.2022, 1 BvL 3/18) dem Gesetzgeber eine Frist bis 31.7.2023 eingeräumt. Diese Neuregelung sieht wie folgt aus:

Gestaffelte Entlastung nach Anzahl der Kinder
Beschäftigte mit mehreren Kindern werden ab dem zweiten Kind (gestaffelt nach Kinderzahl) mit einem Abschlag entlastet. Ab dem sechsten Kind ist keine weitere Differenzierung vorgesehen. Berücksichtigt werden Kinder bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres. 

Der Zuschlag für Kinderlose wird von 0,35% auf 0,6% erhöht, sodass der Beitrag auf 4,0% ansteigt. Eltern mit mehr als einem Kind unterhalb der Altersgrenze werden gestaffelt, nach ihrer Kinderzahl, wie folgt mit einem Abschlag vom Beitragssatz entlastet:

• 0,25 Prozent bei zwei Kindern (Beitragssatz: 3,15%)
• 0,50 Prozent bei drei Kindern (Beitragssatz: 2,9%)
• 0,75 Prozent bei vier Kindern (Beitragssatz: 2,65%)
• 1,00 Prozent bei fünf und mehr Kindern (Beitragssatz: 2,4%)

Die Abschläge für Kinder gelten ab Beginn des Monats der Geburt (Nachweis innerhalb von drei Monaten). Später eingereichte Nachweise wirken ab Beginn des Folgemonats. Kinder, die das 25. Lebensjahr vollenden, werden mit Ablauf des Monats nicht mehr berücksichtigt.

Beitragsanteil der Arbeitgeber: 1,7%
Arbeitgeber und Beschäftigte tragen die Beiträge jeweils zur Hälfte. Dafür wird der Beitragssatz von 3,4% für Eltern mit einem Kind zugrunde gelegt. Während der Beitragssatz für Beschäftigte mit mehreren Kindern abnimmt und für Kinderlose steigt, beträgt der Beitragsanteil des Arbeitgebers gleichbleibend 1,7%.

Übergangsfrist
Nachweise für vor dem 1.7.2023 geborene Kinder, die bis zum 31.12.2023 erbracht werden, wirken vom 1.7.2023 an. Die Nachweise sind gegenüber der beitragsabführenden Stelle zu erbringen. Das ist z. B. der Arbeitgeber. Freiwillig versicherte Selbstzahler weisen die Kinderanzahl direkt gegenüber der Pflegekasse nach.

Die Vergütungen, die Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten, Umzugskosten oder Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung erhalten, sind steuerfrei, soweit sie als Werbungskosten abziehbar sind. Außerdem sind die Zuschüsse steuerfrei,

• die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr bzw.
• zur Nutzung des Personenfernverkehrs (ohne Luftverkehr)
• zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn leistet,
• soweit sie auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie zu einem Sammelpunkt oder einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet entfallen. 

Die Steuerbefreiung umfasst Arbeitgeberleistungen in Form von unentgeltlichen oder verbilligt überlassenen Fahrberechtigungen (Sachbezüge) und Zuschüssen (Barlohn) des Arbeitgebers zu den Fahrberechtigungen, die der Arbeitnehmer selbst erworben hat (§ 3 Nr. 15 EstG). Hierzu gehören Einzel- und Mehrfahrtenfahrscheine, Zeitkarten, z. B. das neu eingeführte 49 €-Ticket und Jahrestickets.

Die Steuerbefreiung (§ 3 Nr. 15 EStG) für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte gilt nur für Arbeitgeberleistungen, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Wichtig! Werden insgesamt höhere Zuschüsse gezahlt, als der Arbeitnehmer an Aufwendungen hat, ist der Differenzbetrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln.

Hinweis: Die steuerfreien Arbeitgeberleistungen mindern den Betrag, der als Entfernungspauschale abziehbar ist. Arbeitgeber sind daher verpflichtet, die gesamten nach § 3 Nr. 15 EStG steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse im Kalenderjahr zu bescheinigen.

Pauschalierungsmöglichkeit beim Jobticket: Der Arbeitgeber hat die Wahl, auf die Steuerfreiheit des Jobtickets zu verzichten, indem er die steuerfreien Aufwendungen pauschal mit 25% versteuert. Die pauschale Besteuerung mit 25% führt dazu, dass die beim Arbeitnehmer abziehbare Entfernungspauschale nicht gemindert wird. Die pauschale Besteuerung nutzt vor allem den Arbeitnehmern, die das unentgeltliche Jobticket nicht oder nur sehr eingeschränkt nutzen können oder wollen. Damit werden eventuelle steuerliche Nachteile vermieden. Wenn die Entfernungspauschale beim Arbeitnehmer nicht gekürzt werden muss, müssen die pauschal besteuerten Bezüge auch nicht in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung übermittelt werden. Eine individuelle Zuordnung zum einzelnen Arbeitnehmer ist ebenfalls nicht erforderlich.

Fazit: Die Möglichkeit der pauschalen Besteuerung mit 25% gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber Kosten für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte übernimmt, die nicht steuerfrei sind, z. B. weil der Arbeitgeber die Aufwendungen nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, sondern mittels Gehaltsumwandlung übernimmt. Auch in diesen Fällen findet keine Anrechnung auf die Entfernungspauschale statt. Es kann, insbesondere bei größeren Entfernungen vorteilhaft sein, wenn die Entfernungspauschale beim Arbeitnehmer nicht gekürzt wird.

Sachzuwendungen und Geschenke des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer, die im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung der Arbeitnehmer führen, sind lohnsteuerfreie Aufmerksamkeiten. Die Finanzverwaltung geht von einer nicht ins Gewicht fallenden und damit lohnsteuerfreien Bereicherung aus, wenn die Sachzuwendung nicht mehr als 60 € (brutto) beträgt. Hierzu gehören z. B. Blumen, Genussmittel, Bücher oder Tonträger, die dem Arbeitnehmer oder in seinem Haushalt lebenden Angehörigen aufgrund eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden, z. B. anlässlich eines Geburtstags, einer Hochzeit, der Geburt eines Kindes, einer Taufe, Kommunion oder Konfirmation.

Kein Arbeitslohn, also lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind außerdem
•    Bewirtungskosten, die bei einem Geschäftsessen auf den Arbeitnehmer entfallen
•    Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb kostenlos bzw. teilweise kostenlos überlässt
•    Speisen anlässlich oder während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, wenn der Betrag je Arbeitnehmer und Anlass 60 € brutto nicht übersteigt

Außerdem können Aufwendungen für 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr als Betriebsausgaben abgezogen werden und sind beim Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei frei, soweit die Kosten je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110 € (brutto einschließlich Umsatzsteuer) betragen.

Hinweis: Ist das Geschenk an den Arbeitnehmer keine Aufmerksamkeit, liegt in der Regel ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor. Anstelle des individuellen Steuersatzes kann die Sachzuwendung pauschal mit 30% versteuert werden, wenn die übrigen Voraussetzungen vorliegen.

Grundsätzlich gilt, dass Weihnachts- und Urlaubsgeld nicht in eine steuerfreie Inflationsausgleichsprämie umgewandelt werden kann. Die Zahlung von Weihnachtsgeld weist nicht den erforderlichen Inflationsbezug auf. Denn die Leistung muss zur Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Es ist aber steuerlich zulässig, die Zahlung einer Inflationsausgleichsprämie so mit der Zahlung von Weihnachtsgeld zu verbinden, dass zwei gesonderte Beträge (zum einen das Weihnachtsgeld und zum anderen die Inflationsausgleichsprämie) in derselben Gehaltsabrechnung aufgeführt werden. Leistungen des Arbeitgebers, die auf einer vertraglichen Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer oder auf einer anderen rechtlichen Verpflichtung beruhen, können nachträglich nicht in eine steuerfreie Inflationsausgleichsprämie umgewandelt oder umgewidmet werden. 

Sofern jedoch keine vertraglichen Vereinbarungen oder andere rechtliche Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Gewährung einer Sonderzahlung bestehen, kann er eine Inflationsausgleichsprämie steuerfrei auszahlen, weil dann die Voraussetzung einer Gewährung „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erfüllt ist. Außerdem müssen auch die übrigen Voraussetzungen für die Steuerbefreiung vorliegen. So ist z. B. wichtig, dass der Inflationsbezug erkennbar ist.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer beschäftigt 5 Arbeitnehmer. Mit der Lohnabrechnung für den Monat Dezember 2023 gewährt er seinen Mitarbeitern anstatt eines freiwilligen Weihnachtsgeldes eine steuer- und sozialversicherungsfreie Inflationsausgleichsprämie von jeweils 1.500 €. Da weder vertragliche Vereinbarungen noch andere rechtliche Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Gewährung einer Sonderzahlung bestehen, kann er unter Einhaltung der weiteren Voraussetzungen eine Inflationsausgleichsprämie steuerfrei auszahlen. Diese Zahlungen sind in der Buchführung auf das Konto „freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ zu erfassen.

Nach § 3 Nr. 11c EStG können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern

• zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
• in der Zeit vom 26.10.2022 bis zum 31.12.2024
• Leistungen in Form von Zuschüssen und Sachbezügen

zur Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise bis zu einem Betrag von 3.000 € steuerfrei zukommen lassen.

Es genügt, wenn der Arbeitgeber bei der Gewährung der Leistung festhält, dass die Leistung im Zusammenhang mit der Preissteigerung steht. Die Auszahlung der Inflationsprämie ist für Unternehmen freiwillig. Arbeitnehmer haben keinen gesetzlichen Anspruch auf die Prämie in Höhe von 3.000 €. Der Arbeitgeber entscheidet, ob und in welcher Höhe er die Prämie an die Beschäftigten zahlt. Der Arbeitgeber hat auch die Möglichkeit, den Betrag von 3.000 € oder einen geringeren Betrag in Teilbeträgen an den Arbeitnehmer auszuzahlen. Die Zahlung der Inflationsprämie ist beim Arbeitgeber als Betriebsausgabe abziehbar.

Überstunden ohne Anspruch auf Vergütung: Der Arbeitgeber kann eine Sonderzahlung an einen Arbeitnehmer als steuerfreie Inflationsausgleichsprämie leisten, auch wenn der Arbeitnehmer im Gegenzug auf einen Freizeitausgleich von Überstunden verzichtet bzw. wenn die Zahl der Überstunden gekürzt wird, auf die kein Auszahlungsanspruch besteht. Die Voraussetzung einer Gewährung „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ ist in diesen Fällen erfüllt.

Mehrere Arbeitsverhältnisse: Die Steuerbefreiung kann bis zu dem Betrag von 3.000 € in der Regel für jedes Arbeitsverhältnis, also auch für aufeinander folgende oder nebeneinander bestehende Dienstverhältnisse, gesondert in Anspruch genommen werden. Dies gilt auch bei mehreren Arbeitsverhältnissen mit unterschiedlichen Arbeitgebern verbundener Unternehmen im Sinne des § 15 Aktiengesetz. Der Arbeitgeber braucht somit nicht zu prüfen, ob der Arbeitnehmer eine Prämie bereits aus einem anderen Arbeitsverhältnis mit einem anderen Arbeitgeber erhalten hat.

Bei mehreren aufeinander folgenden Arbeitsverhältnissen in dem Begünstigungszeitraum zu demselben Arbeitgeber gilt die Steuerbefreiung jedoch nur bis zu dem Betrag von insgesamt 3.000 €. Bei einer zivilrechtlichen Gesamtrechtsnachfolge und bei Betriebsübergängen (z. B. bei Einbringung eines Einzelunternehmens in eine Kapitalgesellschaft) ist nicht von einem weiteren Dienstverhältnis auszugehen. Hier tritt zivilrechtlich der neue Betriebsinhaber lediglich in die Rechte und Pflichten aus den im Zeitpunkt des Übergangs bestehenden Arbeitsverhältnissen ein. In diesen Fällen kann der steuerfreie Höchstbetrag nicht mehrfach in Anspruch genommen werden.

Minijobs: Die Steuerbefreiung kann neben der Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung für Minijobs angewendet werden.

Die Sofortmeldung ersetzt nicht die Anmeldung eines Arbeitnehmers. Sie ist mit dem Meldegrund 20 abzugeben und unabhängig von der regulär nach der DEÜV abzugebenden Anmeldung zusätzlich zu erstatten. Sofortmeldungen sind direkt an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) nur elektronisch möglich. Ist die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers zum Zeitpunkt der Abgabe der Sofortmeldung nicht bekannt, sind zusätzlich

• die für die Vergabe einer Versicherungsnummer erforderlichen Daten (Tag und Ort der Geburt, Anschrift) und
• ggf. die Europäische Versicherungsnummer

mit der Sofortmeldung zu übermitteln. Die ermittelte oder neu vergebene Versicherungsnummer wird dem Arbeitgeber direkt von der DSRV im elektronischen Datenaustausch zurückgemeldet.

Die Abgabe der Sofortmeldung ist für folgende Wirtschaftsbereiche vorgesehen:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe

Die Sofortmeldung ist in den betroffenen Wirtschaftsbereichen vor oder spätestens mit Beschäftigungsbeginn mit folgenden Inhalten abzugeben:

• Familien- und Vornamen
• Versicherungsnummer
• Betriebsnummer des Arbeitgebers
• Tag der Beschäftigungsaufnahme

Die Meldepflicht gilt für alle Beschäftigten des Unternehmens der genannten Wirtschaftszweige. Auf die Art der Beschäftigung kommt es nicht an.

Frist und Form der Abgabe der Sofortmeldung
Die Sofortmeldung kann bereits vor Aufnahme der Beschäftigung abgegeben werden. Sie ist spätestens bei Beschäftigungsaufnahme zu erstatten. Die Sofortmeldung kann ausschließlich auf elektronischem Weg über

• eine elektronische Ausfüllhilfe (z. B. sv-net) durch die einstellende Person vor Ort oder
• die EDV des Arbeitgebers (zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm)

abgegeben werden. Die Meldung kann nicht im Laufe des Tages nachgeholt werden.
Sofern während einer Prüfung vor Ort keine Angabe zur Beschäftigung in der Betriebsprüfungsdatei der Rentenversicherung vom Prüfer gefunden wird, gilt die Tätigkeit als Schwarzarbeit. Daraus resultieren strafrechtlichen Konsequenzen.

Durch die Sofortmeldung ist die Mitführungspflicht des Sozialversicherungsausweises für Arbeitnehmer in den bisher mitführungspflichtigen Branchen entfallen. Die Ausweispflicht ist jedoch nicht in vollem Umfang entfallen. Arbeitnehmer müssen sich jetzt durch Personaldokumente (z. B. Personalausweis) ausweisen. Auch anderweitige behördliche Lichtbildausweise (z. B. Dienstausweis eines Beamten, Führerschein) reichen zur Personenidentifizierung aus. Führt der Arbeitnehmer die vorgeschriebenen Ausweispapiere nicht mit, darf er im Falle einer Kontrolle bis zur Klärung des Sachverhalts nicht beschäftigt werden. In einem solchen Fall hat der Beschäftigte für die Zeit des Nichteinsatzes keinen Anspruch auf Entgelt. Der Beschäftigte hat die Unmöglichkeit der Arbeitsleistung zu vertreten.

Bis zum 31.12.2023 können Beihilfen und Unterstützungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer steuerfrei sein (R 3.11 LStR). Diese Regelung ist auf Beihilfen und Unterstützungen, die geschädigte Arbeitnehmer erhalten, mit folgender Maßgabe anzuwenden:

• die Voraussetzungen, die in R 3.11 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 bis 3 LStR genannt sind, brauchen nicht vorzuliegen,
• die Unterstützungen sind bis zu einem Betrag von 600 € je Kalenderjahr steuerfrei. Der 600 € übersteigende Betrag gehört nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn unter Berücksichtigung der Einkommens- und Familienverhältnisse des Arbeitnehmers ein besonderer Notfall vorliegt. Im Allgemeinen kann bei vom Erdbeben betroffenen Arbeitnehmern von einem besonderen Notfall ausgegangen werden.
• Die vorstehende Regelung ist ebenfalls auf Unterstützungen anzuwenden, die in Form von ansonsten steuerpflichtigen Zinsvorteilen oder in Form von Zinszuschüssen gewährt werden,
• Zinszuschüsse und Zinsvorteile bei Darlehen, die zur Beseitigung von Schäden aufgenommen worden sind, sind ebenfalls steuerfrei, und zwar während der gesamten Laufzeit des Darlehens. Voraussetzung hierfür ist, dass das Darlehen die Schadenshöhe nicht übersteigt. 

Die steuerfreien Leistungen sind im Lohnkonto aufzuzeichnen; dabei ist auch zu dokumentieren, dass der Arbeitnehmer, der die Leistung empfangen hat, durch das Erdbeben zu Schaden gekommen ist. Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber Unterlagen zur Glaubhaftmachung der Schadenshöhe sowie der wegen des Schadens erhaltenen bzw. zu erwartenden Entschädigungen oder Zuwendungen zur Verfügung zu stellen. Die vorgenannten Grundsätze gelten bei Leistungen zur Unterstützung der Angehörigen des Arbeitnehmers entsprechend.

Arbeitslohnspende: Verzichten Arbeitnehmer auf die Auszahlung von Teilen des Arbeitslohns oder auf Teile eines angesammelten Wertguthabens 

• zugunsten einer steuerfreien Beihilfe und Unterstützung des Arbeitgebers an vom Erdbeben betroffene Arbeitnehmer des Unternehmens oder Arbeitnehmer von Geschäftspartnern oder
• zugunsten einer Zahlung des Arbeitgebers auf das Spendenkonto einer Einrichtung, die zum Empfang von Spenden berechtigt ist, 

bleiben diese Lohnteile bei der Feststellung des steuerpflichtigen Arbeitslohns außer Ansatz, wenn der Arbeitgeber die Verwendungsauflage erfüllt und dies dokumentiert. Unter den Begriff des Unternehmens fallen auch mit dem Arbeitgeber verbundene Unternehmen. Als Verzicht gilt auch die teilweise Lohnverwendung eines Beamten, Richters, Soldaten oder Tarifbeschäftigten auf den gesetzlich oder tarifvertraglich zustehenden Arbeitslohn, wenn der Arbeitgeber die Verwendungsauflage erfüllt und dies dokumentiert. Der außer Ansatz bleibende Arbeitslohn ist im Lohnkonto aufzuzeichnen. Auf die Aufzeichnung kann verzichtet werden, wenn stattdessen der Arbeitnehmer seinen Verzicht schriftlich erteilt hat und diese Erklärung zum Lohnkonto genommen worden ist. Der außer Ansatz bleibende Arbeitslohn ist nicht in der Lohnsteuerbescheinigung anzugeben. Die steuerfrei belassenen Lohnteile dürfen in der Einkommensteuerveranlagung nicht als Spende berücksichtigt werden.

Schenkungsteuer: Handelt es sich bei den Zuwendungen um Schenkungen, können bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen die Steuerbefreiungen nach § 13 ErbStG gewährt werden. Hierunter fallen u.a. Zuwendungen an die im ErbStG genannten Religionsgesellschaften, jüdische Kultusgemeinden, Körperschaften, Personenvereinigungen und Vermögensmassen. Ebenfalls fallen hierunter Zuwendungen, die ausschließlich kirchlichen, gemeinnützigen oder mildtätigen Zwecken gewidmet sind, sofern deren Verwendung zu diesem Zweck gesichert ist. Unter diesen Voraussetzungen sind auch direkt an die hilfsbedürftigen Personen gerichtete Zuwendungen zur Hilfe im Zusammenhang mit dem Erdbeben von der Schenkungsteuer befreit.

Das Finanzgericht hat entschieden, dass es sich bei den Beiträgen zu einer Gruppenkrankenversicherung, die der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer abschließt, um Sachlohn handelt. Die von der Klägerin entrichteten Versicherungsprämien von monatlich zwischen 8,27 € und 36,08 € je Arbeitnehmer überschreiten nicht die Freigrenze von 44 € (ab 2022: 50 €), sodass steuerfreier Arbeitslohn vorliegt.

Praxis-Beispiel:
Eine GmbH hat für ihre Arbeitnehmer einen Gruppenversicherungsvertrag abgeschlossen, mit der Zusatzleistungen zur Krankenversicherung (Vorsorge, Reise, Zahnbehandlung, Zahnersatz). versichert werden. Die GmbH ist Versicherungsnehmerin und die Hauptversicherten sind die Arbeitnehmer der GmbH. Die GmbH meldet der Versicherung die versicherten Personen, die aus dem versicherbaren Personenkreis ausscheiden. Die GmbH informiert den betroffenen Hauptversicherten über die Beendigung von der Teilnahme an diesem Vertrag. Die Hauptversicherten haben einen unmittelbaren Anspruch an die Versicherung. Die Zustimmung der GmbH ist für die Geltendmachung eines Anspruchs nicht erforderlich. Die GmbH ist zur Zahlung der Beiträge verpflichtet. Nach den Versicherungsbedingungen müssen die Beiträge für die Versicherung als laufende Monatsbeiträge gezahlt werden. Sie sind als Monatsbeiträge kalkuliert. Der monatlich zu zahlende Beitrag ergibt sich aus dem jeweils gültigen Versicherungsschein. Wenn die GmbH mehrere Monatsbeiträge im Voraus zahlt, erhält sie einen Nachlass, bei jährlicher Vorauszahlung sind dies 4%. Die GmbH zahlte die Monatsraten im Voraus für ein Jahr. Die GmbH kann den Tarif zum Ende eines jeden Versicherungsjahrs mit einer Frist von einem Monat kündigen. Die Kündigung kann auf einzelne versicherte Personen beschränkt werden, z. B. bei der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

Bei der Prüfung, ob die 44 €-Grenze (ab 2022: 50 €-Grenze) überschritten wird, ist nicht auf die Zahlung zwischen Arbeitgeber und Versicherer abzustellen. Die GmbH erfüllt ihr Leistungsversprechen gegenüber den Mitarbeitern fortlaufend im regulären Lohnzahlungszeitraum durch Einräumung der monatlichen Nutzungsmöglichkeit der Versicherung. Allein durch die Zahlung der Beiträge haben die Mitarbeiter keinen unentziehbaren Rechtsanspruch auf Versicherungsschutz für die Dauer eines Jahres erworben. Vielmehr hatte die GmbH ihren Mitarbeitern den Versicherungsschutz monatlich durch Übersendung einer geänderten Liste der versicherten Personen an die Krankenversicherung entziehen können. Wenn Mitarbeiter im Laufe des Jahres aus dem Unternehmen und damit aus der Gruppenversicherung ausscheiden, würden die entsprechenden Beiträge an die Klägerin zurückerstattet werden.

Die Arbeitnehmer erlangen die wirtschaftliche Verfügungsmacht mit der monatlichen Gewährung des Versicherungsschutzes. Die Arbeitnehmer hatten im Zeitpunkt der jährlichen Beitragszahlung durch die GmbH noch keinen unentziehbaren Rechtsanspruch auf Versicherungsschutz für das Versicherungsjahr. Der Rechtsanspruch war abhängig vom Fortbestand des jeweiligen Dienstverhältnisses. Das heißt, dass im vorliegenden Fall die GmbH als Arbeitgeberin ihre Verfügungsmacht noch nicht vollständig verloren hatte. Im Falle einer Beendigung des jeweiligen Dienstverhältnisses entfiel der Versicherungsschutz.

Fazit: Es ist zutreffend, dass die jeweiligen Sachbezugswerte monatlich zwischen 8,27 € und 36,08 € je Arbeitnehmer liegen. Die Freigrenze in Höhe von 44 € (ab 2022: 50 €) wurde demzufolge nicht überschritten. Das heißt, dass in Höhe der Versicherungsprämien steuerfreier Arbeitslohn vorliegt.

Für die steuerliche Berücksichtigung von Kinderbetreuungskosten gibt es zwei unterschiedliche Varianten. Es ist zwischen den Kinderbetreuungskosten zu unterscheiden, die der Arbeitgeber steuerfrei übernehmen kann oder die der Steuerpflichtige als Sonderausgaben abziehen kann. 

Der Arbeitgeber kann nur die Kosten für die Unterbringung und Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder übernehmen. Ob ein Kind schulpflichtig ist, richtet sich nach dem jeweiligen landesrechtlichen Schulgesetz. Die Schulpflicht ist aus Vereinfachungsgründen nicht zu prüfen bei Kindern, die 

• das sechste Lebensjahr noch nicht vollendet haben oder
• im laufenden Kalenderjahr das sechste Lebensjahr nach dem 30.06. vollendet haben, es sei denn, sie sind vorzeitig eingeschult worden, oder
• im laufenden Kalenderjahr das sechste Lebensjahr vor dem 1.7. vollendet haben, in den Monaten Januar bis Juli dieses Jahres.

Den nicht schulpflichtigen Kindern stehen schulpflichtige Kinder gleich, solange sie mangels Schulreife vom Schulbesuch zurückgestellt oder noch nicht eingeschult sind.

Zu den begünstigten Aufwendungen, die der Arbeitgeber gemäß § 3 Nr. 33 EStG lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten kann, gehören die Kosten, 

• der Unterbringung,
• für die Betreuung in Kindergärten, Kindertagesstätten usw.
• für Tages- und Wochenmütter sowie Ganztagspflegestellen,
• der Verpflegung während der Unterbringung (anders als beim Sonderausgabenabzug).

Voraussetzung ist, dass diese Zahlungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Die Steuerfreiheit gilt auch, wenn der Elternteil die Aufwendungen trägt, der nicht beim Arbeitgeber beschäftigt ist. Nicht begünstigt sind Leistungen, die nicht unmittelbar der Betreuung eines Kindes dienen, z. B. die Beförderung zwischen Wohnung und Kindergarten.

Wichtig: Die Zahlungen sind nur dann lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, wenn die Betreuung nicht im eigenen Haushalt der Eltern stattfindet. Nach § 3 Nr. 33 EStG ist nur die Unterbringung und Betreuung in Kindergärten und vergleichbaren Einrichtungen begünstigt, was die Betreuung im eigenen Haushalt ausschließt.

Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die Telefonkosten für einen Mobilfunkvertrag, der vom Arbeitnehmer abgeschlossen wurde, steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 45 EStG), wenn er Eigentümer des Mobiltelefons ist. Der Arbeitgeber ist Eigentümer, wenn er das Telefon von seinem Arbeitnehmer erworben hat und ihm das Mobiltelefon unmittelbar danach wieder zur privaten Nutzung überlässt. Dabei spielt es keine Rolle, wenn der Arbeitgeber das Mobiltelefon zu einem niedrigen - auch unter dem Marktwert liegenden Preis - vom Arbeitnehmer erwirbt.

Praxis-Beispiel:
Die Klägerin schloss ab März 2015 mit mehreren Arbeitnehmern Kaufverträge über deren gebrauchte Mobiltelefone ab. Sie erwarb diese Mobiltelefone, die zuvor von den Arbeitnehmern privat angeschafft worden waren, zu Kaufpreisen zwischen 1 € und 6 €. Zeitgleich mit den Kaufverträgen schloss die Klägerin mit diesen Arbeitnehmern jeweils eine "Ergänzende Vereinbarung zum Arbeitsvertrag Handykosten" ab.
Nach dieser Vereinbarung stellte die Klägerin den Arbeitnehmern ein Mobiltelefon zur Verfügung und übernahm die hierfür entstehenden monatlichen Kosten des Mobilfunkvertrags (Grundgebühr, Verbindungsentgelte oder auch Flatrate) bis zu einer in der Vereinbarung jeweils festgelegten Höhe. Die Arbeitnehmer hatten die Kosten des Mobilfunkvertrags durch Vorlage von Rechnungskopien nachzuweisen. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses waren die Arbeitnehmer verpflichtet, das Mobiltelefon an die Klägerin herauszugeben. Der Überlassungsvertrag war an das bestehende Arbeitsverhältnis gebunden und endete automatisch mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Die Klägerin behandelte die Kosten der Mobilfunkverträge, die sie ihren Arbeitnehmern erstattete, als steuerfreien Arbeitslohn gem. § 3 Nr. 45 EStG. Das Finanzamt ging von steuerpflichtigem Arbeitslohn aus, weil die rechtliche Gestaltung unangemessen sei.

Bei der unentgeltlichen Überlassung betrieblicher Mobiltelefone an Arbeitnehmer auch für private Zwecke handelt es sich ebenso wie bei der Übernahme der Grundgebühren und Verbindungsentgelte, die auf private Gespräche entfallen, um steuerbare (geldwerte) Vorteile. Grund: Der Arbeitnehmer wird dadurch objektiv bereichert. Es besteht kein ganz überwiegendes eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers daran, seinen Arbeitnehmern betriebliche Mobiltelefone auch zur privaten Nutzung zu überlassen und für die Privatgespräche der Arbeitnehmer aufzukommen.

Aber! Die (geldwerten) Vorteile, die die Klägerin ihren Arbeitnehmern zugewandt hat, sind gemäß § 3 Nr. 45 Satz 1 EStG steuerfrei. 

Die Klägerin war zivilrechtliche Eigentümerin der Geräte. Sie hat die Mobiltelefone von ihren Arbeitnehmern aufgrund zivilrechtlich wirksamer Kaufverträge zu Preisen zwischen 1 € und 6 € erworben und das Eigentum an den Geräten erlangt. Die Klägerin trug als zivilrechtliche Eigentümerin und auch nach dem "Mobiltelefon-Überlassungsvertrag" das Risiko insbesondere der Beschädigung und des Untergangs der Mobiltelefone. Die Arbeitnehmer hatten demgegenüber keine Möglichkeit, über die Geräte zu verfügen. Ihnen war nach den mit der Klägerin abgeschlossenen Verträge lediglich der Gebrauch der Geräte während des laufenden Arbeitsvertrags gestattet. Anhaltspunkte dafür, dass es sich hierbei um ein Scheingeschäft gehandelt haben könnte, liegen nicht vor (entgegen der Auffassung des Finanzamts).

Die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG, die von der Klägerin und ihren Arbeitnehmern erstrebt wurde, setzt gerade voraus, dass es sich bei den Mobiltelefonen um betriebliche Telekommunikationsgeräte der Klägerin handelt. Dazu musste die Klägerin zivilrechtliche Eigentümerin der Geräte werden. Das Finanzgericht hat keine Umstände festgestellt, die darauf hindeuten könnten, dass die von der Klägerin mit ihren Arbeitnehmern abgeschlossenen Kaufverträge nach dem übereinstimmenden Willen der Vertragschließenden keine Gültigkeit haben sollten. Vielmehr standen sie sich bei Abschluss der Kaufverträge als wirtschaftlich selbständige Marktteilnehmer gegenüber, bei denen regelmäßig davon ausgegangen werden kann, dass sie ihre jeweiligen (wirtschaftlichen) Interessen beim Abschluss gegenseitiger Verträge wahren. Somit sind die abgeschlossenen Kaufverträge über die Mobiltelefone auch unter dem Gesichtspunkt des Fremdvergleichs steuerliche anzuerkennen. Die Verkäufe der Mobiltelefone zu Kaufpreisen zwischen 1 € und 6 € stellen somit auch keinen Missbrauch von rechtlichen Gestaltungsmöglichkeiten dar.

Das vom Bundesministerium der Finanzen und den obersten Finanzbehörden der Länder abgestimmte "Merkblatt zur Steuerklassenwahl für das Jahr 2023 bei Ehegatten oder Lebenspartnern, die beide Arbeitnehmer sind" wurde nunmehr in einer aktualisierten Fassung veröffentlicht. Dabei wurden insbesondere die Änderungen durch das Jahressteuergesetz 2022 berücksichtigt. Das aktuelle Merkblatt erleichtert die Steuerklassenwahl und gibt weitere Hinweise (u.a. zum Faktorverfahren). Die Zahlenwerte in diesem Merkblatt wurden auf Basis des geänderten Programmablaufplans für die maschinelle Lohnsteuerberechnung 2023 vom 13.02.2023 ermittelt.

Grundsätzlich gilt, dass Ehegatten oder Lebenspartner für 2023 den Steuerklassen zugeteilt werden, die sie im Vorjahr (2022) hatten. Unabhängig davon können Ehegatten oder Lebenspartner wählen, ob sie für den Lohnsteuerabzug in die Steuerklasse IV eingeordnet werden möchten oder ob einer von ihnen (der Höherverdienende) nach Steuerklasse III und der andere nach Steuerklasse V besteuert werden möchte. Bei der Wahl der Steuerklassenkombination oder der Anwendung des Faktorverfahrens sollte daran gedacht werden, dass die Entscheidung die Höhe der Entgelt-/Lohnersatzleistungen, wie Arbeitslosengeld I, Kurzarbeitergeld, Unterhaltsgeld, Krankengeld, Versorgungskrankengeld, Verletztengeld, Übergangsgeld, Elterngeld und Mutterschaftsgeld oder die Höhe des Lohnanspruchs bei der Altersteilzeit beeinflussen kann. 

Ehegatten oder Lebenspartner, die beide unbeschränkt steuerpflichtig sind und nicht dauernd getrennt leben, können für den Lohnsteuerabzug wählen, ob

• sie beide in die Steuerklasse IV eingeordnet werden wollen oder
• einer von ihnen (der Höherverdienende) nach Steuerklasse III und der andere nach Steuerklasse V besteuert werden will. 

Die Steuerklassenkombination III/V ist so gestaltet, dass die Summe der Steuerabzugsbeträge beider Ehegatten oder Lebenspartner in etwa der zu erwartenden Jahressteuer entspricht, wenn der in Steuerklasse III eingestufte Ehegatte oder Lebenspartner ca. 60 Prozent und der in Steuerklasse V eingestufte ca. 40 Prozent des gemeinsamen Arbeitseinkommens erzielt. Bei abweichenden Verhältnissen des gemeinsamen Arbeitseinkommens kann es zu Steuernachzahlungen kommen. Aus diesem Grund besteht bei der Steuerklassenkombination III/V generell die Pflicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung. Zur Vermeidung von Steuernachzahlungen bleibt es den Ehegatten oder Lebenspartnern daher überlassen, sich trotzdem für die Steuerklassenkombination IV/IV zu entscheiden, wenn sie den höheren Steuerabzug bei dem Ehegatten oder Lebenspartner mit der Steuerklasse V vermeiden wollen. Dann entfällt jedoch für den anderen Ehegatten oder Lebenspartner die günstigere Steuerklasse III. 

Zudem besteht die Möglichkeit, die Steuerklassenkombination IV/IV mit Faktor zu wählen. Das Faktorverfahren soll dafür sorgen, dass die Belastung mit Lohnsteuer innerhalb einer Ehe oder einer eingetragenen Lebenspartnerschaft gerechter verteilt wird. Denn jeder zahlt den Lohnsteueranteil, den er am gemeinsamen Einkommen hat. Ein Faktor kann nur mit dem Antrag auf Steuerklassenwechsel beantragt werden und gilt für 2 Jahre.

Anträge zum Steuerklassenwechsel oder zur Anwendung des Faktorverfahrens sind an das Finanzamt zu richten, in dessen Bezirk die Ehegatten oder Lebenspartner im Zeitpunkt der Antragstellung ihren Wohnsitz haben. Ein Steuerklassenwechsel oder die Anwendung des Faktorverfahrens kann im Laufe des Jahres 2023 in der Regel nur einmal, und zwar bis spätestens zum 30.11.2023 beantragt werden. Der Steuerklassenwechsel oder die Anwendung des Faktorverfahrens kann über ELSTER oder beim Wohnsitzfinanzamt beantragt werden.

Tabellarische Übersicht: Um die Steuerklassenwahl zu erleichtern, haben das Bundesministerium der Finanzen und die obersten Finanzbehörden der Länder die bisherigen Tabellen überarbeitet. Aus den Tabellen können die Betroffenen nach der Höhe ihrer monatlichen Arbeitslöhne die Steuerklassenkombination feststellen, bei der sie die geringste Lohnsteuer entrichten müssen. Soweit beim Lohnsteuerabzug Freibeträge zu berücksichtigen sind, sind diese vor Anwendung der jeweils in Betracht kommenden Tabelle vom monatlichen Bruttoarbeitslohn abzuziehen.

Arbeitnehmer, die sich (ohne krank zu sein) auf Anordnung des Gesundheitsamtes als Krankheits- oder Ansteckungsverdächtige in Quarantäne begeben müssen oder einem Tätigkeitsverbot unterliegen, erhalten im Falle des Verdienstausfalls eine Entschädigung nach § 56 Absatz 1 des Infektionsschutzgesetzes (IfSG). Auch Arbeitnehmer, die aufgrund der vorübergehenden Schließung von Einrichtungen zur Betreuung von Kindern, Schulen oder Einrichtungen für Menschen mit Behinderungen ihre Kinder oder behinderte Menschen selbst beaufsichtigen, erhalten im Falle des Verdienstausfalls unter den Voraussetzungen des § 56 Abs. 1a IfSG eine Entschädigung. Die Verdienstausfallentschädigung ist für die Dauer des Arbeitsverhältnisses, längstens für sechs Wochen, zu zahlen.

Die Zahlung der Verdienstausfallentschädigung leistet der Arbeitgeber für die Entschädigungsbehörde. Die gezahlte Verdienstausfallentschädigung wird dem Arbeitgeber auf Antrag von der Entschädigungsbehörde erstattet. Die Verdienstausfallentschädigung ist für den Arbeitnehmer steuerfrei und unterliegt dem Progressionsvorbehalt. Sie ist vom Arbeitgeber im Lohnkonto aufzuzeichnen und auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bzw. der Besonderen Lohnsteuerbescheinigung zu bescheinigen. Ob und in welcher Höhe eine Verdienstausfallentschädigung vorliegt, wird durch die zuständige Entschädigungsbehörde bestimmt.

Oftmals kommt die Entschädigungsbehörde bei der Berechnung des Erstattungsbetrags zu einem anderen Ergebnis als der Arbeitgeber. Stellt der Arbeitgeber im Nachhinein fest, dass seine ursprüngliche Behandlung unzutreffend war, ist er verpflichtet, zu viel erhobene Lohnsteuer bei der nächsten Lohnzahlung zu erstatten bzw. noch nicht erhobene Lohnsteuer bei der nächsten Lohnzahlung einzubehalten. 

Hat der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung bereits übermittelt bzw. ausgestellt, scheidet eine Änderung des Lohnsteuerabzugs aus. Da die Lohnsteuerbescheinigung bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres zu übermitteln bzw. zu übersenden ist, ist die Änderung des Lohnsteuerabzugs spätestens ab dem 1. März des Folgejahres ausgeschlossen. Nach der Übermittlung bzw. Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung bekanntgewordene Abweichungen der Entschädigungsbehörde von der ursprünglichen Berechnung des Arbeitgebers rechtfertigen keine Änderung der Lohnsteuerbescheinigung. 

Die unzutreffende Behandlung muss korrigiert werden, es sei denn die Differenz zwischen der dem Arbeitnehmer gezahlten Verdienstausfallentschädigung und der dem Arbeitgeber bewilligten Erstattung übersteigt nicht 200 € pro Quarantänefall. Insoweit haftet der Arbeitgeber auch nicht für die nicht vorschriftsmäßig einbehaltene Lohnsteuer. Von einer Nachforderung der zu wenig erhobenen Lohnsteuer beim Arbeitnehmer wird abgesehen. In diesen Fällen unterbleibt auch eine Korrektur der unzutreffenden Steuerfreistellung im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers.

Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Beiträge für eine private Unfallversicherung, die sowohl das betriebliche als auch das private Risiko abdeckt, können im Verhältnis 50:50 aufgeteilt werden. Übernimmt der Arbeitgeber diese Beiträge, gehören sie insgesamt zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Der betriebliche Anteil von 50% ist als steuerpflichtiger Werbungskostenersatz anzusehen.

Der Arbeitgeber kann allerdings Beiträge, die das Unfallrisiko auf Geschäftsreisen abdecken, als Reisenebenkosten lohnsteuerfrei übernehmen. Der Anteil muss geschätzt werden. Laut BMF darf der Arbeitgeber vom 50%igen Teil der Unfallversicherung, der als steuerpflichtiger Werbungskostenersatz anzusehen ist, 40% als Reisenebenkosten lohnsteuerfrei erstatten (das sind 20% vom Gesamtbetrag).

Praxis-Beispiel:
Der Inhaber einer Vermittlungsfirma hat für alle Außendienstmitarbeiter eine Unfallversicherung abgeschlossen, die das berufliche und private Risiko abdeckt. Er zahlt pro Arbeitnehmer einen Betrag von 180 € pro Jahr. 20% = 36 € sind lohnsteuerfrei. Den Restbetrag von (180 € - 36 € =) 144 € muss er als Arbeitslohn versteuern. Der Arbeitnehmer kann (180 x 50 % - 36 € =) 54 € in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Sozialversicherung: Die steuerfreien Teile der Unfallversicherung sind sozialversicherungsfrei. Der Restbetrag ist sozialversicherungspflichtig. Der 50%ige Anteil einer privaten Unfallversicherung, der das private Risiko abdeckt, kann bei den Sonderausgaben berücksichtigt werden. 

Gruppenunfallversicherung: Versichert der Arbeitgeber mehrere Arbeitnehmer gemeinsam in einem Unfallversicherungsvertrag, kann er die Lohnsteuer mit einem pauschalen Steuersatz von 20% der Beiträge erheben (§ 40 Abs. 3 EStG). Der Teilbetrag, der sich bei einer Aufteilung der gesamten Beiträge nach Abzug der Versicherungssteuer durch die Zahl der begünstigten Arbeitnehmer ergibt, darf 100 € im Kalenderjahr nicht übersteigen.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber schließt für einen Teil seiner Arbeitnehmer eine Unfallversicherung ab, die pro Arbeitnehmer 120 € im Jahr beträgt. Es ist wie folgt zu rechnen:

Ergebnis: 100 € werden nicht überschritten, sodass die Pauschalierung möglich ist.

Unfallversicherung als Sachbezug: Es handelt sich um einen Sachbezug, wenn der Arbeitgeber einen Unfallversicherungsschutz gewährt, soweit bei Abschluss einer freiwilligen Unfallversicherung durch den Arbeitgeber der Arbeitnehmer den Versicherungsanspruch unmittelbar gegenüber dem Versicherungsunternehmen geltend machen kann und die Beiträge nicht pauschal besteuert werden. Auf diesen Sachbezug kann dann die monatliche Freigrenze von 50 € angewendet werden.

Bei einer kurzfristigen Beschäftigung hat der Unternehmer die Wahl. Er darf die Lohnsteuer nach den individuellen Besteuerungsmerkmalen seines Arbeitnehmers abrechnen oder pauschal mit 25 %. Die pauschale Besteuerung mit 2% oder 20% gilt nur für Minijobs, nicht aber für kurzfristig Beschäftigte. Um die Lohnsteuer pauschal mit 25% ermitteln zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Gelegentliche Beschäftigung des Arbeitnehmers
Steuerlich ist nur eine Tätigkeit, die ein Arbeitnehmer gelegentlich ausübt, eine kurzfristige Tätigkeit. Das heißt, die Tätigkeit darf sich wiederholen, aber nicht regelmäßig wiederkehren bzw. nicht bereits von vornherein vereinbart sein. Steuerlich kommt es somit nicht darauf an, wie oft der Unternehmer eine Aushilfskraft im Laufe eines Jahres tatsächlich beschäftigt.

Maximale Dauer: 18 zusammenhängende Arbeitstage
Die kurzfristige Beschäftigung darf sich nicht über mehr als 18 zusammenhängende Arbeitstage erstrecken. Arbeitsfreie Sonn- und Feiertage, Samstage und unbezahlte Krankheits- und Urlaubstage werden bei der Berechnung nicht einbezogen.

Verdienstgrenze pro Arbeitstag 150 € ab 1.1.2023 (vorher 120 €)
Die Vergütung pro Arbeitstag darf im Durchschnitt nicht höher als 150 € sein. Der Betrag wurde mit Wirkung vom 1.1.2023 von 120 € auf 150 € angehoben. Es handelt sich also um einen Durchschnittsbetrag, der aus dem Gesamtlohn und der Zahl der tatsächlichen Arbeitstage zu ermitteln ist. Vorsicht! Die pauschale Besteuerung ist gefährdet, wenn der Durchschnittswert durch Sonderzahlungen, wie z. B. durch Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, überschritten wird.

Steuerfreie Vergütungen werden nicht einbezogen
Steuerfreie Vergütungen, wie z. B. Reisekosten, Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge, werden bei der Ermittlung der 150-€-Grenze nicht einbezogen.

Verdienstgrenze maximal 19 € pro Stunde (vorher 15 €)
Der Stundenlohn muss mindestens 12,00 € betragen (Mindestlohn) und darf nicht höher als 19 € sein und zwar auch dann, wenn die Beschäftigung zu einem unvorhergesehenen Zeitpunkt erforderlich wird. Maßgebend sind die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Steuerfreie Vergütungen werden auch bei der 19-€-Grenze nicht einbezogen. Beim Stundenlohn ist auf eine Zeitstunde mit 60 Minuten abzustellen. Zahlt der Unternehmer den Arbeitslohn für eine kürzere Zeit, z. B. für 45 Minuten, muss er den Stundenlohn umrechnen.

Der geldwerte Vorteil durch Mahlzeiten, die der Arbeitgeber kostenlos oder verbilligt an seine Arbeitnehmer abgibt, ist mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert als Arbeitsentgelt (= lohnsteuerpflichtiger Sachbezug) zu erfassen. Die Sachbezugswerte ab dem Kalenderjahr 2023 betragen

1. für ein Mittag- oder Abendessen 3,80 €, 
2. für ein Frühstück 2,00 € und
3. bei Vollverpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen) 9,60 €.

Ausnahme: Bei kostenlosen Mahlzeiten anlässlich von auswärtigen Tätigkeiten ist kein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat.

Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers, der keine eigene Kantine oder vergleichbare Einrichtung betreibt,

• aus Zuschüssen in Form von Essensmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks),
• die vom Arbeitgeber verteilt und von einer Gaststätte oder einer vergleichbaren Einrichtung (= Annahmestelle) bei der Abgabe einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden,

ist die Mahlzeit mit dem jeweils maßgebenden Sachbezugswert anzusetzen. Der Ansatz mit dem Sachbezugswert setzt voraus, dass

• der Arbeitnehmer tatsächlich eine Mahlzeit erhält. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind,
• für jede Mahlzeit nur eine Essensmarke täglich in Zahlung genommen wird und
• der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit (2023: 3,80 €) um nicht mehr als 3,10 € übersteigt.

Diese Regelung gilt auch, wenn zwischen dem Arbeitgeber und der Annahmestelle keine unmittelbaren vertraglichen Beziehungen bestehen, weil ein drittes Unternehmen zwischengeschaltet ist, das die Essensmarke ausgibt.

Es muss sichergestellt werden, dass der Arbeitnehmer, der krank ist, sich in Urlaub oder auf einer Dienstreise befindet oder eine Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit ausübt, an Tagen seiner Abwesenheit keine Essensmarke erhält. Die Tage der Abwesenheit müssen aufgezeichnet werden. Der Arbeitgeber muss die Essensmarke für die Tage der Abwesenheit vom Arbeitnehmer zurückfordern. Er kann allerdings auch auf die Rückforderung der Essensmarke verzichten, wenn er die im Folgemonat auszugebenden Essensmarke um die Zahl der Abwesenheitstage des Vormonats kürzt. Es ist nicht erforderlich, die Abwesenheitstage von Arbeitnehmern festzustellen, die pro Monat nicht mehr als 15 Essensmarken erhalten und im Kalenderjahr an nicht mehr als 3 Arbeitstagen je Kalendermonat Dienstreisen ausführen.

Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitgeber gibt seinem Arbeitnehmer je Arbeitstag eine Essensmarke im Wert von 6,50 €. Der Arbeitnehmer hat keine Zuzahlung zu leisten. Der Wert der Essensmarke liegt deutlich über dem Sachbezugswert. Der Arbeitgeber muss wie folgt rechnen:

Grund: Der Verrechnungswert der Essensmarke übersteigt den Sachbezugswert von 3,80 € um weniger als 3,10 €. In diesen Fällen ist der Sachbezugswert und nicht der Verrechnungswert der Essensmarke anzusetzen.

Midijobber sind Arbeitnehmer mit einem regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelt von 520,01 € bis 2.000 € (bis 31.12.2022: 1.600 €). Die Einstufung als Midijobber ist abhängig vom durchschnittlichen monatlichen Arbeitsentgelt. Maßgebend ist zunächst die Situation zu Beginn der Beschäftigung. Außerdem ist jede dauerhafte Änderung der Verhältnisse zu berücksichtigen. Die Beiträge für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sind mithilfe von Formeln zu ermitteln, sodass es empfehlenswert sein kann, entsprechende Midijob-Rechner zu verwenden.

Ebenfalls zum 1.1.2023 ändert sich der Faktor F, der sich an der Höhe des Gesamtsozialversicherungsbeitrag orientiert. Der Faktor F ändert sich, weil sich der durchschnittliche Zusatzbeitrag in die Krankenversicherung und der Beitragssatz in der Arbeitslosenversicherung erhöhen. Der Faktor F ergibt sich, wenn der Wert 28 durch den Gesamtsozialversicherungsbeitrag geteilt wird. In 2023 gelten die folgenden Sätze: Krankenversicherung (allgemeiner Beitragssatz): 14,6%; Krankenversicherung (durchschn. Zusatzbeitragssatz): 1,6%; Rentenversicherung: 18,6%, Arbeitslosenversicherung 2,6%; Pflegeversicherung 2,05%: insgesamt = 40,45% 
Der Faktor F beträgt somit (28: 40,45 = 0,6922)

Die Berechnung der Beiträge und die Verteilung auf Arbeitnehmer und Arbeitgeber erfolgt für jeden Versicherungszweig gesondert in drei Schritten:

1. Berechnung des Gesamtbeitrags auf Basis des reduzierten beitragspflichtigen Entgelts, das über die Formel 1,1081459459 x AE – 216,2918918918 ermittelt wird.
2. Berechnung des Beitragsanteils des Arbeitnehmers auf Basis des reduzierten beitragspflichtigen Entgelts, das über die Formel 1,3513513513 x AE – 702,7027027027 ermittelt wird.
3. Berechnung des Arbeitgeberanteils, indem der Beitragsanteil des Arbeitnehmers vom Gesamtbeitrag abgezogen wird.

Pflegeversicherung-Zuschlag: Der Beitragszuschlag bei Kinderlosigkeit (0,35%) berechnet sich von der reduzierten beitragspflichtigen Einnahme (siehe Schritt 1); dieser Beitragsanteil wird anschließend gesondert dem Beitragsanteil zugerechnet, den der Arbeitnehmer zu zahlen hat.

Beispiel Rentenversicherung: 
Das Arbeitsentgelt beträgt 800 €. Die Berechnung sieht dann wie folgt aus:

1. (1,1081459459 x 800 – 216,2918918918 =) 670,22 € x 9,3% = 62,33 € x 2 = 124,66 €
2. (1,3513513513 x 800 – 702,7027027027 =) 378,38 € x 9,3% = 35,19 €
3. 124,55 € - 35,19 € = 89,47 €

Ohne Übergangsbereich müsste der Arbeitnehmer bei einem Arbeitsentgelt von 800 € einen Beitragsanteil von 74,49 € zahlen. Durch die besondere Berechnung im Übergangsbereich zahlt der Arbeitnehmer im Übergangsbereich monatlich 39,21 € weniger und der Arbeitgeber 15,07 € mehr.

Grundsätzlich gilt, dass Ehegatten oder Lebenspartner für 2023 den Steuerklassen zugeteilt werden, die sie im Vorjahr (2022) hatten. Unabhängig davon können Ehegatten oder Lebenspartner wählen, ob sie für den Lohnsteuerabzug in die Steuerklasse IV eingeordnet werden möchten oder ob einer von ihnen (der Höherverdienende) nach Steuerklasse III und der andere nach Steuerklasse V besteuert werden möchte. Bei der Wahl der Steuerklassenkombination oder der Anwendung des Faktorverfahrens sollte daran gedacht werden, dass die Entscheidung die Höhe der Entgelt-/Lohnersatzleistungen, wie Arbeitslosengeld I, Kurzarbeitergeld, Unterhaltsgeld, Krankengeld, Versorgungskrankengeld, Verletztengeld, Übergangsgeld, Elterngeld und Mutterschaftsgeld oder die Höhe des Lohnanspruchs bei der Altersteilzeit beeinflussen kann. 

Ehegatten oder Lebenspartner, die beide unbeschränkt steuerpflichtig sind und nicht dauernd getrennt leben, können für den Lohnsteuerabzug wählen, ob

• sie beide in die Steuerklasse IV eingeordnet werden wollen oder
• einer von ihnen (der Höherverdienende) nach Steuerklasse III und der andere nach Steuerklasse V besteuert werden will. 

Die Steuerklassenkombination III/V ist so gestaltet, dass die Summe der Steuerabzugsbeträge beider Ehegatten oder Lebenspartner in etwa der zu erwartenden Jahressteuer entspricht, wenn der in Steuerklasse III eingestufte Ehegatte oder Lebenspartner ca. 60 Prozent und der in Steuerklasse V eingestufte ca. 40 Prozent des gemeinsamen Arbeitseinkommens erzielt. Bei abweichenden Verhältnissen des gemeinsamen Arbeitseinkommens kann es zu Steuernachzahlungen kommen. Aus diesem Grund besteht bei der Steuerklassenkombination III/V generell die Pflicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung. 

Zur Vermeidung von Steuernachzahlungen bleibt es den Ehegatten oder Lebenspartnern daher überlassen, sich trotzdem für die Steuerklassenkombination IV/IV zu entscheiden, wenn sie den höheren Steuerabzug bei dem Ehegatten oder Lebenspartner mit der Steuerklasse V vermeiden wollen; dann entfällt jedoch für den anderen Ehegatten oder Lebenspartner die günstigere Steuerklasse III. 

Zudem besteht die Möglichkeit, die Steuerklassenkombination IV/IV mit Faktor zu wählen. Das Faktorverfahren soll dafür sorgen, dass die Belastung mit Lohnsteuer innerhalb einer Ehe oder einer eingetragenen Lebenspartnerschaft gerechter verteilt wird. Denn jeder zahlt den Lohnsteueranteil, den er am gemeinsamen Einkommen hat. Ein Faktor kann nur mit dem Antrag auf Steuerklassenwechsel beantragt werden und gilt für 2 Jahre.

Anträge zum Steuerklassenwechsel oder zur Anwendung des Faktorverfahrens sind an das Finanzamt zu richten, in dessen Bezirk die Ehegatten oder Lebenspartner im Zeitpunkt der Antragstellung ihren Wohnsitz haben. Ein Steuerklassenwechsel oder die Anwendung des Faktorverfahrens kann im Laufe des Jahres 2023 in der Regel nur einmal, und zwar bis spätestens zum 30.11.2023 beantragt werden. Der Steuerklassenwechsel oder die Anwendung des Faktorverfahrens kann über ELSTER oder beim Wohnsitzfinanzamt beantragt werden.

Um verheirateten oder verpartnerten Arbeitnehmern die Steuerklassenwahl zu erleichtern, haben das Bundesministerium der Finanzen und die obersten Finanzbehörden der Länder Tabellen ausgearbeitet. (LINK zum BMF Merkblatt inkl. Tabellen) Aus den Tabellen können die Ehegatten oder Lebenspartner nach der Höhe ihrer monatlichen Arbeitslöhne die Steuerklassenkombination feststellen, bei der sie die geringste Lohnsteuer entrichten müssen. Soweit beim Lohnsteuerabzug Freibeträge zu berücksichtigen sind, sind diese vor Anwendung der jeweils in Betracht kommenden Tabelle vom monatlichen Bruttoarbeitslohn abzuziehen.

Das Bundesfinanzministerium hat die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen bekannt gemacht, die ab dem 1.1.2023 gelten. Es ändern sich nicht alle Pauschbeträge, sondern nur ein Teil. In diesem Zusammenhang ist Folgendes zu beachten:

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit) insbesondere Folgendes: 

• Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland ist jeweils ohne Tätigwerden der Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
• Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend. 
• Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.
• Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten ist die Kürzung der Verpflegungspauschale tagesbezogen vorzunehmen, d. h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit, unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

Praxis-Beispiel:
Ein Ingenieur kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen (Dänemark) weiter. Er erreicht Kopenhagen um 23.00 Uhr. Die Übernachtungen - jeweils mit Frühstück - wurden vom Arbeitgeber im Voraus gebucht und bezahlt.

Für den Diensttag als Rückreisetag von Straßburg gilt eine Pauschale von 36 € und als Anreisetag nach Kopenhagen eine Pauschale von 50 €. Für Dienstag ist daher nur die höhere Verpflegungspauschale von 50 € anzusetzen. Aufgrund der Gestellung des Frühstücks im Rahmen der Übernachtung in Straßburg ist die Verpflegungspauschale um 15,00 € (20 % der Verpflegungspauschale Kopenhagen für einen vollen Kalendertag: 75 €) auf 35,00 € zu kürzen.

Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend. Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich bei Arbeitgebererstattungen anwendbar. Für den Werbungskostenabzug können nur die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten angesetzt werden.

Bei Sachleistungen, die üblicherweise als Geschenke zugewendet werden und nicht zu einer wesentlichen Bereicherung des Arbeitnehmers führen, handelt es sich um Aufmerksamkeiten. Diese gehören nicht zum Arbeitslohn und unterliegen auch nicht der Umsatzsteuer. Zu den Aufmerksamkeiten gehören Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt. Hierzu gehören auch Sachzuwendungen bis zu 60 € (brutto) je Anlass an den Arbeitnehmer (also auch mehrfach), die der Arbeitgeber ihm bzw. seinen Angehörigen aus persönlichem Anlass überreicht, wie z. B. zum Geburtstag, zur Hochzeit oder bei einem Firmenjubiläum. Zu den üblichen Sachgeschenken gehören z. B. Genussmittel, Blumen, Bücher, CDs usw.

Bei Speisen, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, ist zu prüfen, ob es sich um Aufmerksamkeiten handelt. Es kommt darauf an, ob er diese Speisen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an seine Arbeitnehmer abgibt oder ob es sich um eine übliche Beköstigung ohne besonderen Anlass handelt. Unbelegte Backwaren (Brötchen, Croissants, Rosinenbrötchen usw.) mit einem Heißgetränk sind kein Frühstück im lohnsteuerrechtlichen Sinne (BFH-Urteil vom 3.7.2019, VI R 36/17). Das heißt, es handelt sich hierbei um nicht steuerbare Aufmerksamkeiten, die nicht als Arbeitslohn zu erfassen sind.

Überlässt der Arbeitgeber die Mahlzeiten anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, ist von einem überwiegenden betrieblichen Interesse auszugehen. Ein überwiegend betriebliches Interesse liegt vor, wenn der Arbeitsablauf durch die Einnahme von Mahlzeiten wenig beeinträchtigt wird. Der Wert der Mahlzeit je Arbeitnehmer und Anlass darf allerdings nicht mehr als 60 € betragen (R 19.6 Abs. 2 LStR). Mahlzeiten gehören z. B. nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn der Arbeitnehmer sie während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im Rahmen einer herkömmlichen Betriebsveranstaltung oder bei der Beteiligung von Arbeitnehmern an einer geschäftlichen Bewirtung erhält (R 8.1 Abs. 8 LStR).

Mahlzeiten, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer als übliche Beköstigung überlässt, sind als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. Als übliche Beköstigung einzustufen sind z. B. die Bewirtung auf einer Geschäftsreise oder das Frühstück, das der Arbeitgeber anlässlich einer Geschäftsreise seines Arbeitnehmers übernimmt, indem er ihm die Kosten für Übernachtung mit Frühstück erstattet. Handelt es sich um eine übliche Beköstigung, kann der Unternehmer aus Vereinfachungsgründen den Wert der Mahlzeit mit den amtlichen Sachbezugswerten ansetzen (Werte für 2023: Mittag- bzw. Abendessen 3,80 € und Frühstück 2,00 €).

Der Arbeitgeber kann den Wert der Mahlzeiten nur dann mit den amtlichen Sachbezugswerten ansetzen, wenn die Abgabe der Mahlzeit von ihm veranlasst ist. Davon ist auszugehen, wenn die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und die Rechnung auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt ist (R 8.1 Abs. 8 LStR). Es spielt dann keine Rolle, ob der Arbeitgeber die Mahlzeiten unmittelbar bezahlt oder ob er Arbeitnehmern die Kosten erstattet. Der Arbeitgeber kann den Sachbezugswert auch von der Verpflegungspauschale abziehen, die dem Arbeitnehmer anlässlich einer Geschäftsreise zusteht. In dieser Situation bezahlt der Arbeitnehmer sein Essen selbst, sodass er den Wert der Mahlzeit nicht als Arbeitslohn versteuern muss.

Hinweis: Bei der 60-€-Grenze handelt es sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Wird der Grenzwert auch nur geringfügig überschritten, muss der Arbeitgeber den gesamten Betrag der Lohnsteuer unterwerfen und nicht nur den übersteigenden Betrag.

Die monatlichen und kalendertäglichen Werte für freie Unterkunft und/oder Verpflegung ändern sich ab dem 1.1.2023. Der Monatswert im Jahr 2023 für die Verpflegung steigt von 270 € auf 288 €. Der monatliche Wert für ein kostenfreies Frühstück erhöht sich von 56 € auf 60 €. Der monatliche Wert für ein kostenfreies Mittag- oder Abendessen beträgt jeweils 114 € (2022: 107 €). Die neuen Sachbezugswerte für Verpflegung sind ab dem 1.1.2023 auch bei der Abrechnung von Reisekosten anzuwenden.

Es entfallen 
•    auf ein Frühstück 2,00 € (2022: 1,87 €) und
•    auf ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 3,80 € (2022: 3,57 €).

Der Monatswert für Unterkunft und Miete erhöht sich ab dem 1.1.2023 auf 265 € im Monat. Bei der Unterbringung von 2 Beschäftigten reduziert sich der Betrag auf 159,00 €, bei 3 Beschäftigten auf 132,50 € und bei mehr als 3 Beschäftigten auf 106,00 €. 

Erfolgt die Aufnahme in den Arbeitgeberhaushalt oder in eine Gemeinschaftsunterkunft, reduziert sich der Wert auf 225,25 € im Monat, bei 2 Beschäftigten auf 119,25 €, bei 3 Beschäftigten auf 92,75 € und bei mehr als 3 Beschäftigten auf 66,25 €. Für Jugendliche und Auszubildende gelten geringere Monatswerte für die Unterkunft.

Der Wert der Unterkunft kann auch mit dem ortsüblichen Mietpreis bewertet werden, wenn der Tabellenwert nach Lage des Einzelfalls unzutreffend wäre.

Weihnachtsfeiern können wieder stattfinden, auch wenn die Corona-Krise noch nicht ganz überstanden ist. Steht die Teilnahme an der Weihnachtsfeier allen Angehörigen des Betriebs offen, handelt es sich um Betriebsveranstaltungen, die grundsätzlich im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen.

Konsequenz ist, dass Zuwendungen und Geschenke lohnsteuerfrei sind, soweit sie zusammen mit den übrigen Kosten den Betrag von 110 € je teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen. Maßgebend ist immer der Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer.

Es müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer einbezogen werden. Zu den Aufwendungen, die einer Betriebsveranstaltung zuzuordnen sind, gehören z. B.

• Speisen, Getränke und Süßigkeiten,
• Fahrt- und Übernachtungskosten,
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Musik, Kegelbahn, künstlerische oder artistische Darbietungen,
• Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen (wenn es sich um einen Teil der geselligen Veranstaltung handelt), oder
• Geschenke ohne bleibenden Wert, z. B. ein Weihnachtspäckchen bei einer betrieblichen Weihnachtsfeier. Hinweis: Der Wert des Geschenks ist bei der Ermittlung des Höchstbetrags von 110 € einzubeziehen.

Es sind alle Aufwendungen zu addieren. Nur Allgemeinkosten sind nicht einzubeziehen. Die Gesamtsumme wird durch die Anzahl aller Teilnehmer geteilt. Liegt das Ergebnis pro Arbeitnehmer nicht über 110 € handelt es sich insgesamt um lohnsteuerfreie Zuwendungen. Es sind alle Aufwendungen bei der Ermittlung der 110-€-Höchstgrenze einzubeziehen, unabhängig davon, ob sie dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. 

Der Höchstbetrag von 110 € gilt pro Arbeitnehmer, auch wenn der Ehegatte und die Kinder des Arbeitnehmers an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen. Überschreiten die Kosten, die insgesamt auf den Arbeitnehmer, seinen Ehegatten, und seine Kinder entfallen, den Höchstbetrag von 110 €, muss der übersteigende Betrag als Arbeitslohn versteuert werden. Das heißt, 110 € werden als steuerfreie Zuwendung behandelt, der übersteigende Betrag jedoch nicht. Der übersteigende Betrag kann bei der individuellen Lohnabrechnung erfasst oder pauschal mit 25% versteuert werden.

Weihnachtsfeier als virtuelle Veranstaltung: Weihnachtsfeiern können zwar wieder als Präsenzveranstaltung stattfinden. Es handelt sich aber auch um Betriebsveranstaltungen, wenn der Unternehmer aus Vorsicht auf eine virtuelle Veranstaltung ausweicht. Konsequenz muss daher sein, dass dann auch eine virtuelle Veranstaltung als Weihnachtsfeier einzustufen ist, weil eine Weihnachtsfeier mit den Arbeitnehmern in dieser Form sinnvoll ist, um das Betriebsklima zu verbessern.

Da die virtuelle Weihnachtsfeier selbst regelmäßig nur geringe Kosten verursacht, werden den Arbeitnehmern insoweit keine materiellen Vorteile zugewendet. Zu den begünstigten Kosten anlässlich einer Weihnachtsfeier (also auch anlässlich einer virtuellen Weihnachtsfeier) gehören auch die Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung. Diese sind in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags einzubeziehen. Weihnachtsgeschenke des Arbeitgebers sind somit lohnsteuerfrei.

Konsequenz: Weihnachtsgeschenke des Arbeitgebers sind somit lohnsteuerfrei. Dies gilt auch dann, wenn die Geschenke nachträglich an Arbeitnehmer überreicht werden, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung (Weihnachtsfeier) teilnehmen konnten. Das gilt entsprechend auch im Rahmen einer virtuellen Weihnachtsfeier.

Ein Arbeitgeber kann mit seinem Arbeitnehmer neben dem Arbeitsvertrag weitere eigenständige Verträge abschließen. Konsequenz ist, dass nicht jede Zahlung, die ein Arbeitgeber an seine Arbeitnehmer leistet, Arbeitslohn darstellt. Aber! Hat der gesondert abgeschlossene Vertrag keine eigenständige wirtschaftliche Bedeutung, dann handelt es sich insoweit um eine weitere Arbeitslohnzahlung.

Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitgeber hatte mit einem Teil seiner Arbeitnehmer „Werbemietverträge“ geschlossen. Danach verpflichteten sich die Arbeitnehmer an ihren privaten PKW Kennzeichenhalter anzubringen, die mit Werbung des Arbeitgebers versehen sind. Dafür erhielten diese jährlich 255 €. Das „Werbeentgelt“ stufte der Arbeitgeber als sonstige Einkünfte ein, sodass er dafür keine Lohnsteuer einbehalten musste. Diese Handhabung war auch für die Arbeitnehmer von Vorteil, weil solche Einkünfte nicht einkommensteuerpflichtig sind, wenn sie im Kalenderjahr weniger als 256 € betragen haben. Im Gegensatz dazu ging das Finanzamt von einer Lohnzahlung aus und nahm den Arbeitgeber für die nicht einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer in Haftung.

Der BFH hat die Auffassung des Finanzamts bestätigt, weil die Werbemietverträge, die an die Laufzeit der Arbeitsverträge geknüpft waren, keine eigene wirtschaftliche Bedeutung hatten. Für die Bemessung des „Werbeentgelts“ von jährlich 255 € sei allein die Steuerfreigrenze für sonstige Einkünfte nach § 22 Nr. 3 EStG maßgebend gewesen. Es sei nicht ersichtlich, dass die Vereinbarung wegen des erzielbaren Werbeeffekts getroffen wurde, wie es im wirtschaftlichen Geschäftsverkehr normalerweise üblich ist.

Das Pilotverfahren mit der elektronischen Arbeits­unfähigkeits­bescheinigung (eAU) endet. Ab Januar 2023 rufen Arbeitgeber die Arbeits­unfähigkeits­daten erkrankter Mitarbeitender grundsätzlich elektronisch bei deren Krankenkasse ab.

Ärzte übermitteln AU-Daten an Krankenkassen: Seit 2021 übermitteln nicht nur Arzt- und Zahnarztpraxen die Arbeits­unfähigkeits­zeiten, sondern auch die Krankenhäuser die Zeiten eines stationären Aufenthalts im Rahmen der eAU an die Krankenkassen. Auch bei geringfügig Beschäftigten kann der Arbeitgeber eine eAU-Abfrage bei deren Krankenkassen durchführen. Die Minijob-Zentrale ist dafür nicht zuständig. Also muss der Arbeitgeber selbst in Erfahrung bringen, bei welcher Krankenkasse die Minijobber versichert sind. Diese Information sollte er daher immer zu seinen Unterlagen nehmen.

Technische Voraussetzung für den Datenaustausch: Um am eAU-Verfahren teilzunehmen, brauchen Arbeitgeber oder ihre Steuerbüros ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Die Daten werden über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung nach vorheriger Anforderung für die einzelnen Beschäftigten zur Verfügung gestellt. Dieser Prozess kann automatisiert werden.

Je nach betrieblicher Regelung ist eine AU-Bescheinigung oft erst Pflicht, wenn Arbeitnehmende länger als drei Tage arbeitsunfähig erkranken. Darüber hinaus übermitteln die Ärzte die Daten gegebenenfalls erst am Abend des Tages der AU-Feststellung gesammelt an die Krankenkassen. Eine sofortige elektronische Abfrage durch den Arbeitgeber ist nicht sinnvoll. Bei verfrühten Anfragen wird ansonsten das Kennzeichen „4“ zurückgemeldet: „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“.

Organisatorische Voraussetzungen für den Datenaustausch: Es empfiehlt sich, die betriebsinternen Prozesse vor dem Start des elektronischen Verfahrens zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Wenn ein Abrechnungsdienstleister beauftragt ist, muss geklärt sein, wer für den Abruf der eAU-Daten zuständig ist. 

Voraussetzungen für die Abrufberechtigung: Ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung bei der Krankenkasse darf durch den Arbeitgeber nur erfolgen, wenn dieser zum Erhalt der Daten berechtigt ist. Eine Berechtigung liegt vor, sofern

• für die angefragten Zeiträume ein Beschäftigungsverhältnis bestand und
• die Beschäftigten dem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer vorab mitgeteilt haben.

Bei Mehrfachbeschäftigten kann jeder Arbeitgeber die eAU-Daten abrufen. Das Ende der Entgeltersatzleistung können Arbeitgeber im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL) mit dem Abgabegrund „42 = Anforderung Ende Entgeltersatzleistung“ beim Sozialversicherungsträger abfragen.

Das neue Verfahren gilt bisher nicht für:

• Zeiten von Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen
• Privat krankenversicherte Arbeitnehmer
• Minijobs in Privathaushalten
• Fälle, in denen die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt erfolgt, der oder die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt – zum Beispiel bei Privatpraxen oder einer Behandlung im Ausland.

Vorerkrankungsverfahren: Bei wiederholter Arbeitsunfähigkeit eines Beschäftigten stellt sich dem Arbeitgeber die Frage der Anrechenbarkeit von Vorerkrankungen auf die Entgeltfortzahlung. Da dieser über keine Diagnosen verfügt, prüft die Krankenkasse, ob auf Grundlage der Angaben zur Diagnose in den Arbeitsunfähigkeitsdaten die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wegen anrechenbarer Vorerkrankungszeiten für den Arbeitnehmenden ausläuft. Die anrechenbaren Vorerkrankungen übermittelt die Krankenkasse an den betroffenen Arbeitgeber im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL). Dies gilt jedoch nicht für geringfügig Beschäftigte und privat Krankenversicherte.

Bei der Überlassung eines Arbeitnehmers, die nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) erfolgt, ist der Verleiher lohnsteuerrechtlich als Arbeitgeber anzusehen. Für die Frage, ob der Arbeitnehmer einer betrieblichen Einrichtung dauerhaft zugeordnet ist, ist das Arbeitsverhältnis zwischen dem Arbeitgeber (Verleiher) und dem (Leih-) Arbeitnehmer maßgeblich. Eine dauerhafte Zuordnung liegt nicht vor, wenn der Arbeitnehmer wiederholt, aber befristetet beim Entleiher eingesetzt wird. 

Praxis-Beispiel:
Der Kläger ist mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag bei einem Personaldienstleister angestellt, der Arbeitnehmer im Rahmen von Zeitarbeit überlässt. Laut Arbeitsvertrag sollte der Kläger als überbetrieblicher Mitarbeiter bei Kunden eingesetzt werden, ohne dass dadurch ein Vertragsverhältnis zu dem jeweiligen Kunden begründet wird. Der Kläger machte seine Fahrten nach Dienstreisegrundsätzen in Höhe von 5.162,40 € als Werbungskosten geltend (239 Tage x 36 km x 0,30 € x 2). Das Finanzamt berücksichtigte im Einkommensteuerbescheid nur die Entfernungspauschale, die es um den steuerfreien Fahrtkostenersatz kürzte (= 2.120 €).

Beruflich veranlasste Fahrtkosten sind Erwerbsaufwendungen. Handelt es sich bei den Aufwendungen des Arbeitnehmers um Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, kann grundsätzlich nur die Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 0,30 € angesetzt werden. Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, dem der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll.

Das Finanzgericht ist zu Unrecht davon ausgegangen, dass der Betrieb des Entleihers die erste Tätigkeitsstätte des Klägers war. Für die Beurteilung ist das Arbeitsverhältnis zwischen dem Kläger und der Entleihfirma maßgeblich (sog. Leiharbeitsverhältnis). Der BFH gab dem Kläger Recht, weil für das Aufsuchen einer ersten Tätigkeitsstätte auf die arbeitsrechtliche Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers abzustellen ist. Dabei kommt es in Fällen der Arbeitnehmerüberlassung grundsätzlich nicht auf die Vereinbarungen zwischen dem Verleiher und dem Entleiher an. Das Arbeitsverhältnis des Klägers zu seinem Arbeitgeber (Personaldienstleister) war unbefristet. Die Überlassung des Klägers an den Entleiher erfolgte dennoch jeweils befristet. Der weitere Einsatz des Klägers bei dem Entleiher war somit davon abhängig, dass der Entleiher nach Ablauf der jeweiligen Frist mit dem Personaldienstleister eine weitere (wiederum befristete) Arbeitnehmerüberlassung vereinbarte. 

Fazit: Der Kläger stand in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis zum Verleiher. Damit war der Kläger bezogen auf die betriebliche Einrichtung beim Entleiher weder unbefristet noch für die Dauer seines Beschäftigungsverhältnisses zugeordnet. Somit kann der Kläger seine Fahrkosten nach den vorteilhaften Grundsätzen geltend machen, die für Dienstreisen gelten.

Bei Betriebsveranstaltungen, die allen Betriebsangehörigen offenstehen, sind Aufwendungen bis zu 110 € lohnsteuerfrei. Darüber hinaus gehende Beträge können mit 25% pauschal der Lohnsteuer unterworfen werden. Das Finanzgericht hat entschieden, dass auch die Lohnsteuerpauschalierung bei Betriebsveranstaltungen mit 25% nur dann anwendbar ist, wenn die Veranstaltung allen Betriebsangehörigen offensteht.

Praxis-Beispiel:
Das Finanzamt hat gegenüber der Klägerin einen Lohnsteuer-Nachforderungsbescheid und einen Lohnsteuer-Haftungsbescheid erlassen. Das Finanzamt behandelte die Aufwendungen für die Vorstandsweihnachtsfeier und die Weihnachtsfeier für den Konzernführungskreis als steuerpflichtigen Arbeitslohn. Es wendete nicht den pauschalen Steuersatz von 25% an, sondern einen durchschnittlichen Steuersatz von 81,81% bzw. 62% (§ 40 Abs. 1 Nr. 2 EStG).

Zwischen den Beteiligten ist unstreitig, dass die Klägerin den Teilnehmern steuerbaren Arbeitslohn zugewendet hat. Die Klägerin machte jedoch geltend, dass der pauschale Steuersatz von 25% anzuwenden sei, weil es keine gesetzliche Regelung gibt, die diese Pauschalierung ausschließt, wenn die Betriebsveranstaltung nicht allen Betriebsangehörigen offensteht.

Es ist eindeutig, dass von den Zuwendungen kein Freibetrag abzuziehen ist, weil die Vorstandsweihnachtsfeier und die Weihnachtsfeier für den Konzernführungskreis nicht allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offen stand, sondern nur Vorständen bzw. Führungskräften. Die Legaldefinition des Begriffs der Betriebsveranstaltung enthält nicht das Kriterium des Offenstehens der Veranstaltung für alle Angehörigen des Betriebs. Dieses Kriterium ist nur Bedingung für die Anwendung des Freibetrags.

Begriffe, die in verschiedenen Vorschriften desselben Gesetzes verwendet werden, sind grundsätzlich einheitlich auszulegen. Eine von einer Legaldefinition abweichende Auslegung kommt in Betracht, wenn der Zweck der Regelung, ihr Zusammenhang mit anderen Vorschriften und/oder die Entstehungsgeschichte eindeutig erkennen lassen, dass der Begriff anders als in der Legaldefinition zu verstehen sein soll. Das Finanzgericht Münster geht davon aus, dass eine solche von der Legaldefinition abweichende Auslegung des Begriffs der Betriebsveranstaltung hier geboten ist.

Das Finanzgericht hat die Revision zugelassen (Az. beim BFH: VI R 5/22). Somit hat der BFH über die Auslegung zu entscheiden. Wie der BFH den Zweck der Vorschrift begründet, ist zurzeit offen. Wichtig! In entsprechenden Fällen ist es sinnvoll, Einspruch einzulegen und zu beantragen, dass das Verfahren bis zur Entscheidung durch den BFH ausgesetzt wird.